Automaalit ja Odoo-toiminnanohjaus

Kansainvälistä automaalien verkkokauppaa

Teidän sitoutuminen ja osaaminen on tehnyt meihin kaikkiin lähtemättömän vaikutuksen. Teidän toimintanne tuottaa asiakkaillenne palvelulupauksenne mukaista kustannustehokasta ja käyttäjäystävällistä ERP-palvelua. Lisäksi haluan kiittää teitä aikataulussa pysymisessä. Kiitos

Markku Korkiakoski, omistaja, CTO

Automaalit.net ja ERP-järjestelmän tarpeet

Suomen Automaalit.net Oy ja sen verkkokauppa Automaalit.net, Billackering.eu sekä www.skandinaviskautolak.dk on kokenut ja luotettava automaalien ja maalaustarvikkeiden verkkokauppa. Suomen Automaalit.net Oy:n taustavoimat ovat myyneet automaaleja ja maalaustarvikkeita jo vuodesta 1982. Tällä hetkellä palvelu- ja toimitusverkosto kattaa koko Suomen. Automaalit.net verkkokauppa on avattu keväällä vuonna 2005. Asiakkaina ovat automaalauksen harrastajat, ammattimaalarit, sekä teollisuus. Automaalit sävyttää, keräilee ja pakkaa maalit ja maalaustarvikkeet Oulussa toimivasta terminaalista, josta tilaukset toimitetaan Suomeen, Ruotsiin ja Tanskaan.

Verkkokaupan taustalle haluttiin toiminnanohjausjärjestelmä, joka kykenee tukemaan kattavasti Suomen Automaalit Oy:n verkkokauppojen taustaprosesseja. Tavoitteena oli selkeyttää tuotteiden varastosaldojen seurantaa, tehostaa ostotoimintaa ja mahdollistaa jatkossa myös ajantasaisen raportoinnin ja varaston arvon seurannan. Erityispiirteenä on myös Oulun varastolla tapahtuva myymälätoiminta, jota varten tarvittiin myös kassapääte. Erityinen haaste oli tuotevarianttien hallinta, jonka tarkoituksena on yksinkertaistaa tuotteiden perustietojen ylläpitoa. Toisaalta tämä vaatii sekä ERP-järjestelmältä että verkkokaupalta siihen soveltuvat prosessit. Lisäksi ratkaisun piti tukea eri maiden omia verkkokauppoja (Suomi, Ruotsi, Tanska) ja eri kieliversioiden ja valuuttahintojen ylläpitämistä tuotteille keskitetystä Odoo ERP-järjestelmästä.

Ratkaisu perustuu Sprintitin toimittamaan Odoo ERP-järjestelmään ja sen integroimiseen olemassaolevaan automaalit.net ja billackering.eu verkkokauppoihin, jotka on toimittanut verkkokauppoihin erikoistunut Vilkas Group Oy. Lisäksi kolmas verkkokauppa on jo integroitu valmiiksi Odooseen ja tulee käyttöön hieman myöhemmin.

Odoon hyödyt

Automaalit on saanut käyttöönsä keskitetyn tuotetiedon hallinnan järjestelmän, joka mahdollistaa useamman verkkokaupan hallinnan yhdestä keskitetystä ERP-järjestelmästä. Samalla on mahdollistettu ostotoimintojen automatisointi varaston tilauspisteiden perusteella ja näin varmistetaan myös erin verkkokauppojen varastosaldotilanteen pysyminen ajantasalla vuorokauden ympäri. Odoo on mahdollistanut myös ennalta arvaamattomien hyödyllisten sovellusten käyttöönoton, kuten Chat-toiminto, jolla eri paikkakunnilla olevien työntekijöiden kommunikaatio on parantunut.

Odoon ERP-järjestelmä on kaiken kaikkiaan yllättänyt joustavuudellaan ja helppokäyttöisyydellään. Lisäksi Odoosta on otettu jo projektin aikana käyttöön lisäominaisuuksia, joita on ollut helppo asentaa. 

Toimitettu Odoo ERP-ratkaisu

Perustietojen (master data) hallinta

  • Keskitetty tuote- asiakas-, ja toimittajatiedon hallinta

  • Säännöt ja prosessi Master datan ylläpitoon - automaattinen duplikaatien esto, sallitut arvot, yllläpitoprosessin ohjeistus ja vastuutus

  • Verkkokauppaintegraation: tuotetiedot, tuotevariantit, tuotekuvat, kieliversiot tuotteille

  • POS kassapääte integroituna suoraan Odooseen: kaikki tuote-, tuotekuva- ja asiakastiedot käytettävissä suoraan Odoo kassapäätteeltä

Vararastonhallinta

  • Automaatio - vakioitu prosessi tuotteiden vastaanottoon.

  • Verkkokauppaintegraatio: automaattinen toimitustilausten muodostaminen verkkokaupan tilauksille ja automaattinen varastosaldojen päivitys lähetetyille tuotteille

  • Varastopaikkakäsittely, monivarastokäsittely (väripastat vs myytävät varastotuotteet)

  • Varastonarvon seuranta varaston kiertonopeuden kehittämiseksi

Ostojen hallinta

  • Verkkokauppaintegraatio - Varastosaldojen integrointi verkkokauppaan, myyntitietojen automaattinen lataus

  • Ostoehdotusten automaattinen luonti perustuen verkkokaupan myyntiin ja varastosaldoihin

  • Kommunikointi toimittajiin integroidun sähköpostirajapinnan kautta

Hinnoittelun hallinta

  • Hintojen syöttö kerran, hyödyntäminen kaikkialla (verkkokauppa, tukkumyynti, POS)

  • Verokäsittely (verollinen ja veroton myynti, maahantuonti EU, non-EU)

  • Valuuttakäsittely (ostohinnat toimittajan valuutassa, valuuttamuunnokset eri valuutoilla toimiviin verkkokauppoihin)

Kassapääte / POS (Point-of-Sales)

  • Odoo kassapääte

  • Maksutapahtumien käsittely korttimaksuina

  • Tuotetietojen kategorisointi ja hakutoiminnot

  • Alennuskäsittelyt

  • Asiakkaan tietojen kirjaaminen oston yhteydessä (jälkimarkkinointia varten)

Projektinhallinta

  • Projektin resurssit

  • Tehtävät

  • Issue tracking

  • Aikataulutus

  • Tehtävien kommunikointi sisäisten ja ulkoisten kumppanien välillä