Digitalisoituva ympäristö toi muutostarpeen

1930-luvulla perustettu Kirkkomusiikkiliitto siirtyi digiaikaan

Valtava valikoima kirkkomusiikin nuotteja on selkeästi kategorisoituna upouudessa verkkokaupassa. Perinteisten prosessien digitalisointi toi tehokkuutta liiton toimintaan ja nosti asiakaspalvelun uudelle tasolle.

Tänä päivänä Kirkkomusiikkiliiton asiakas, esimerkiksi kuoronjohtaja, voi tilata verkkokaupasta haluamansa nuotit ja saada ne heti käyttöönsä. Toimitusprosessin muutos on merkittävä, sillä aiemmin tilaus tehtiin puhelimitse tai sähköpostilla ja tuote toimitettiin paperisena kirjepostilla.

Ympäristössämme tapahtui koko ajan monia muutoksia, jotka lisäsivät meilläkin ajatuksia ja painetta digiaikaan siirtymisestä.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto alkoi myös kiinnostaa meitä, kertoo liiton viestintävastaava Sipriina Ritaranta. Toimintojen tehostamiselle oli tarvetta, sillä useat erilaiset järjestelmät ja perinteiset menettelymallit veivät liian paljon aikaa ja pienen organisaation resursseja.

Valintakriteerinämme oli ketterä ja muokattava järjestelmä, johon on helppo integroida verkkokauppa.

Digitaalinen nuottiverkkokauppa

Odoon käyttöönoton ensimmäinen tavoite oli nuottiverkkokaupan käynnistäminen. Verkkokaupalle oli kova tarve.

Perinteinen sähköposti-, puhelin-, ja postitusmalli oli auttamatta liian hidas tähän päivään.

Verkkokauppa otettiin käyttöön syksyllä 2017, ja tänä päivänä jo 95 % nuottikaupasta tapahtuu verkossa. Verkkokaupassa on satoja tuotteita. Nuottien lisäksi liitto myy jäsenilleen ansio- ja virsimerkkejä sekä erilaisia lahjatuotteita.

Odoo – ketterä ja joustava toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä on helpottanut rutiineja ja nopeuttanut toimintamme, kertoo Ritaranta.  Hän uskoo, että monet muut vähin resurssein toimivat liitot, järjestöt, seurat yms. hyötyisivät myös järjestelmästä, joka tuo toimintaan ryhtiä, automatisoi toistuvat rutiinit, helpottaa raportointia ja tehostaa toimintoja.

Myös perinteisten toimijoiden on hyvä sopeutua digiaikaan, sillä maailma ympärillämme digitalisoituu kovaa vauhtia.

Kirkkomusiikkiliitto on valtakunnallinen palvelujärjestö, jonka jäsenistön muodostavat erilaiset kirkkomusiikkiyhdistykset ja seurakunnat. Liiton tehtävänä tukea ja ylläpitää kirkkomusiikkitoimintaa.  Tutustu verkkokauppaan tästä https://skml.fi/shop/


Scope

Räätälöitävä tuotehallinta osana verkkokaupan uudistusprojektia.

Projektin aikataulu

Projekti aloitettiin 04|2017, kun Kirkkomusiikkiliitto oli päättänyt siirtyä myymään nuotteja verkkokaupassaan. Nuotteja pitää kyetä lajittelemaan useilla eri kriteereillä, kuten kirkkovuoden teeman tai säveltäjän mukaan. Myös tekijänoikeuksien mukaisista velvoitteista tulee huolehtia, ja usein yhdellä virrellä voi olla monta säveltäjää ja sanoittajaa. Raporttien tekeminen, joka oli ennen työlästä, on nyt automatisoitu. Odoo-järjestelmäkokonaisuus oli käyttövalmis alkusyksystä.  
Lisäprojekteja toteutettiin vielä 12|2017 asti.

Suurin lisäarvo

Nuottien myynti digitalisoitiin. Massapostitustyökalun avulla on helppo lähettää viestejä ja näin palvella asiakkaita proaktiivisesti tarjoten ajankohtaisia tuotteita. Aikaa jää nyt enemmän asiakaspalveluun, kun rutiinit on automatisoitu. Järjestelmäuudistus helpottaa myös vuosittaista royalty-laskentaa.

Teksti: Marja Hawas

Toimiala: Kulttuurialan järjestötoiminta

Mitä Odoon appejä otettiin käyttöön: myynti, laskutus, WooCommerce-integraatio, vahvasti räätälöity  tuoterekisteri sekä uutiskirje-sovellukset.  Royalty-laskenta kytketty maksulistat säveltäjille ja sanoittajille. 

Odoo|ERP-käyttäjiä: 3 

A great way to catch your reader's attention is to tell a story. Everything you consider writing can be told as a story.

Great stories have personality. Consider telling a great story that provides personality. Writing a story with personality for potential clients will asist with making a relationship connection. This shows up in small quirks like word choices or phrases. Write from your point of view, not from someone else's experience.

Great stories are for everyone even when only written for just one person. If you try to write with a wide general audience in mind, your story will ring false and be bland. No one will be interested. Write for one person. If it’s genuine for the one, it’s genuine for the rest.