Digitalisoituva ympäristö toi muutostarpeen

1930-luvulla perustettu Kirkkomusiikkiliitto siirtyi digiaikaan 

Valtava valikoima kirkkomusiikin nuotteja on selkeästi kategorisoituna upouudessa verkkokaupassa. Perinteisten prosessien digitalisointi toi tehokkuutta liiton toimintaan ja nosti asiakaspalvelun uudelle tasolle.

Tänä päivänä Kirkkomusiikkiliiton asiakas, esimerkiksi kuoronjohtaja, voi tilata verkkokaupasta haluamansa nuotit ja saada ne heti käyttöönsä. Toimitusprosessin muutos on merkittävä, sillä aiemmin tilaus tehtiin puhelimitse tai sähköpostilla ja tuote toimitettiin paperisena kirjepostilla.  Nuotteja pitää kyetä lajittelemaan useilla eri kriteereillä, kuten kirkkovuoden teeman tai säveltäjän mukaan. Myös tekijänoikeuksien mukaisista velvoitteista tulee huolehtia. Usein yhdellä virrellä on  monta säveltäjää ja sanoittajaa. Raporttien tekeminen automatisoitiin.

Ympäristössämme tapahtui koko ajan monia muutoksia, jotka lisäsivät meilläkin ajatuksia ja painetta digiaikaan siirtymisestä.

Odoo Members

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto alkoi myös kiinnostaa meitä, kertoo liiton viestintävastaava Sipriina Ritaranta.  

Valintakriteerinämme oli ketterä ja muokattava järjestelmä, johon on helppo integroida verkkokauppa.

Nuottiverkkokauppa

Odoon täysin integroidulla ohjelmistolla voi hallita helposti tapaamisia, aikatauluttaa puheluita, luoda toistuvia tapaamisia, synkronoida esityslistat ja pitää helposti yhteyttä kollegoihin, kumppaneihin ja muihin projekteihin tai neuvotteluihin liittyviin ihmisiin.

Odoon käyttöönoton ensimmäinen tavoite oli nuottiverkkokaupan käynnistäminen. Verkkokaupalle oli kova tarve. 

Perinteinen sähköposti-, puhelin-, ja postitusmalli oli auttamatta liian hidas tähän päivään.

Verkkokauppa otettiin käyttöön syksyllä 2017 ja tänä päivänä jo 95 prosenttia nuottikaupasta käydään verkossa. Verkkokaupassa on satoja tuotteita. Nuottien lisäksi liitto myy jäsenilleen ansio- ja virsimerkkejä sekä erilaisia lahjatuotteita.

Odoo – ketterä ja joustava toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä on helpottanut rutiineja ja nopeuttanut toimintamme, kertoo Ritaranta.  Hän uskoo, että monet muut vähin resurssein toimivat liitot, järjestöt, seurat yms. hyötyisivät myös järjestelmästä, joka tuo toimintaan ryhtiä, automatisoi toistuvat rutiinit, helpottaa raportointia ja tehostaa toimintoja.

Myös perinteisten toimijoiden on hyvä sopeutua digiaikaan, sillä maailma ympärillä muuttuu  kovaa vauhtia.

Teksti: Marja Hawas Kuvat: Kirkkomusiikkiliiton viestintä

Jaa

Kirkkomusiikkiliitto on valtakunnallinen palvelujärjestö, jonka jäsenistön muodostavat erilaiset kirkkomusiikkiyhdistykset ja seurakunnat. Liiton tehtävänä tukea ja ylläpitää kirkkomusiikkitoimintaa.

Tutustu Kirkkomusiikkiliiton verkkokauppaan tästä


Automatisoi verkkokauppasi taustatyöt Odoon avulla. Me kerromme miten. Ota yhteyttä!

Toimeksiannon scope

Räätälöitävä tuotehallinta osana Kirkkomusiikkiliiton verkkokaupan uudistusprojektia.

Toimeksiannon tarkoitus

Toimeksiannon avulla oli tavoitteena saada verkkokaupan taustalla toimiva  tuotehallinta järjestykseen: 
nuotteja pitää kyetä lajittelemaan useilla eri kriteereillä, kuten kirkkovuoden teeman tai säveltäjän mukaan. Myös tekijänoikeuksien mukaisista velvoitteista tulee huolehtia. Usein yhdellä virrellä on  monta säveltäjää ja sanoittajaa. Royalty-raporttien tekeminen automatisoitiin Odoo|ERP-järjestelmäuudistusken yhteydessä.

Aikataulu

Projekti aloitettiin huhtikuussa 2017, kun Kirkkomusiikkiliitto oli päättänyt siirtyä myymään nuotteja verkkokaupassaan.  Odoo-järjestelmäkokonaisuus oli käyttövalmis alkusyksystä. Lisäprojekteja toteutettiin vielä vuoden 2017 loppuun mennessä. 

Suurin lisäarvo

Nuottien myynti digitalisoitiin. Odoon markkinointityökalujen, etenkin suorapostituksen avulla on helppo lähettää viestejä ja näin tarjota proaktiivisesti tarjoten ajankohtaisia tuotteita.  Aikaa jää enemmän asiakaspalveluun, kun rutiinit on automatisoitu. Järjestelmäuudistus helpottaa merkittävästi vuosittaista royalty-raportointia.