Odoon hyödyntäminen käytännön liiketoiminnassa 

Odoo ratkaisut eri toimialoille

Case Elintarvikealan verkkokauppa

Varasto ja ostotoiminta kontrolliin

 

Demo avasi silmät. Vaikka Asiakkaan aikaisemmat kokemukset ERPistä olivat olleet vähintäänkin kaksijakoisia, epäonnistuneita projekteja oli tullut koettua, tabletilta tienpäällä näyttämämme ERP demomme vaikutti heti ensi silmäyksellä mielenkiintoiselta. Isoimman vaikutuksen teki se, että sovellukset tuntuivat käyttäjäystävälliseltä ja ratkaisu koostui sadoista valmiista moduuleista, joita voi asentaa lisätarpeiden ilmaantuessa vaikka itse. 

Asiakkaamme oli jo jonkin aikaa miettinyt, miten kasvavan liiketoiminnan tuomat haasteet saataisiin paremmin kontrolliin. Nyt aika ei riittänyt tarpeeksi uuden liiketoiminnan kehittämiseen. Aikaa kului tuplatietojen ylläpidossa, ostotilausten käsittelyssä käsitöinä ja laskujen lähettämisenä iltavuorossa. Teimme pikaisen kuntotestin ongelmakohdista ja tarvittavista prosesseista ja toisen demon jälkeen yhteistyö lähti etenemään. Odoo ERP ratkaisulla haimme tehoja ostotoimintaan, perustietojen hallintaan (mm. tuhansia tuotteita, satoja asiakkaita) sekä varaston seurattavuuteen (useita toimipisteitä). Elintarvikkeiden osalta haluttiin parantaa eräpäiväseurantaa ja otimme käyttöön parasta ennen päivien seurannan tavaran vastaanotossa. Lisäksi keräilyprosessia tehostetiin ottamalla hyllypaikka tiedot käyttöön tiettyjen tuotteiden osalta.   

Toisaalta kokonaisratkaisussa pyrittiin säilyttämään verkkokaupan toiminnot mahdollisimman muuttumattomina. Tähän oli useita syitä, tärkeimpänä oli asiakkaan tyytyväisyys jo jonkin aikaa käytössä olleen verkkokauppa-alustan toimivuuteen myyntikanavana. Toisaalta tällä valinnalla haluttiin myös optimoida toimittamamme ratkaisun kokoa ja käyttöönottoaikataulua. 

Case Tukkukauppa 

Oston ja hinnoittelun automatisointi 

 

Isoilla voluumeilla ja pienillä katteilla toimiessa automaatio ja helppous on kaikki kaikessa. Kun kävimme asiakkaan kanssa läpi ison tuotevalikoiman hinnoittelua havaitsimme että hintoja ylläpidettiin exceleissä erikseen kaikille eri asiakasryhmille. Kuitenkin perusajatus oli kaikilla ryhmillä sama - halutun katteen laskenta standardikustannuksen päälle. Esitimme ratkaisumallin missä kaikki hinnastot lasketaan automaattisesti parametroitavilla säännöillä, jolloin käsityöstä eri hinnastojen ylläpidosta päästiin kokonaan eroon.

Myös osto oli varsin manuaalista toimintaa. Kun hylly oli tyhjä, tavaraa tilattiin lisää. Käsityötä oli sekä varaston seurannassa että ostotilausten tekemisessä toimittajille. Uudessa ratkaisussa järjestelmä seuraa varastotapahtumia reaaliaikaisesti myynnin tahdissa huomioiden sekä myymälän kautta tapahtuvan myynnin että sähköiset tilauksen, ja tilauspisteen alittuessa ostotilausehdotukset muodostetaan automaattisesti, ja hyväksynnän jälkeen järjestelmä lähettää ne suoraan sähköisenä toimittajalle. 

Takaisinmaksuaika järjestelmälle laskettiin kuukausissa pelkän käsityön vähentymisen myötä. Lisäksi ajantasainen raportointi mahdollistaa liiketoiminnan kehittämisen kun osataan keskittyä niihin tuoteryhmiin joissa voluumi ja kate on kohdallaan.

Case Asiantuntijayritys 

Eroon excel-viidakosta ja projektien laskutus kuntoon

Pienen asiantuntijayrityksen oletetaan selviävän ilman toiminnanohjausta. Niinpä tutuiksi tulevat taulukkolaskenta, tekstinkäsittely, sähköpostiohjelma, kalenterisovellus, erillinen CRM ja luultavimmin jokin pilvestä tarjolla olevan tiedostojen hallintasovellus. ERP ei liene ensimmäisenä hankintalistalla. 

Me Sprintitissä päätimme kuitenkin jo alkumetreillä, että laitamme perusprosessimme ERP alustalle heti ensimmäisestä laskutustapahtumasta lähtien. Ensimmäisestä laskusta lähtien järjestelmässämme on ollut kaikki tärkeimmät tiedot ylläpidettynä eli sopimustiedot, hinnat, verot, asiakastiedot sekä laskutettavat palvelunimikkeet. Jokaiselle projektille perustettiin oma seurantakohde, jonne tuntikirjaukset tehdään. Asiakaslaskutukseen menevät tunnit siirtyvät nyt automaattisesti laskutukseen. Sisäiset ja asiakkailta laskutettavat kulut kirjaamme kululaskusovellukseen, josta kirjanpitäjämme hakee laskut kuukauden päätteeksi suoraan omasta järjestelmästämme ilman erillistä lähetysprosessia ja ilman kuittiliiterumbaa. Kuitit on toki skannattu esim. puhelimella laskun liitteeksi.

Tämä teksti tuotettiin saman ERP alustan verkkosivuratkaisulla. Myös blogit onnistuvat samoilla työkaluilla, siitä jälleen pari plussaa Odoo ERP palveluun.