Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto - Miten valita oikea strategia?
Halvin ei aina ole kustannustehokkain

Modernin toiminnanohjausjärjestelmän voi ottaa käyttöön onnistuneesti useilla eri strategioilla. Parhaan tavan valinta riippuu yrityksen tarpeista ja henkilöstön kyvyistä. Tässä blogikirjoituksessa käymme lyhyesti läpi erilaisia käyttöönottostrategioita ja sitä, millaisia valmiuksia erilaiset käyttöönottotavat vaativat yritykseltäsi. Autamme sinua arvioimaan, mikä on juuri teidän yrityksellenne paras tapa toteuttaa nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä- eli erp-projekti.

Tarkastelemme asiaa ensisijaisesti avoimeen lähdekoodin perustuvan Odoo-yritysohjelmiston näkövinkkelistä. Samat perusperiaatteet toki soveltuvat myös muihin avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmiin.

Avoin lähdekoodi on nimensä mukaisesti mahdollistanut sen, että kuka tahansa voi kehittää toimintoja kyseisiin ohjelmistoihin. Avoin koodi tuo joustavuutta ja kustannustehokkuutta ohjelmiston kehittämiseen ja sen edut on tunnistettu jo myös Euroopan Union tasolla . Avoimeen koodin perustuvissa erp-järjestelmissä et ole sidottu yhteen toimittajaan vaan kumppaneita voi olla useita ja tarvittaessa kumppanin vaihto on mahdollista.

Mitkä ovat yrityksesi valmiudet ERP-projektin hoitamiseksi ?

Kun arvioit yrityksellesi kustannustehokkainta tai edullisinta tapaa ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä, on tärkeää arvioida ohjelmiston ja projektin kokonaiskustannuksia. Valittavaan tapaan vaikuttaa muun muassa:

  • Yrityksen henkilöstön it-osaamisen taso

  • Yrityksen henkilöstön kokemus ja osaaminen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

  • Kuinka monen henkilön työaikaa on mahdollista varata projektille?

  • Millaisia erityistarpeita yrityksellä on erp-järjestelmän toiminnallisuuksien suhteen. Erityistarpeet vaikuttavat mahdollisiin kehitysvaatimuksiin eli siihen, kuinka paljon on tarvetta tehdä yritykselle räätälöityä koodia.

  • Projektille varattu kokonaisbudjetti ja yrityksen investointikyky.

Ilmainen ERP, onko sellaista?

Minimibudjetilla kokenut stara hoitaa kaiken itse.

Jos et laske arvoa oman ajan käytölle, voi avoimen koodin Odoo toiminnanohjausjärjestelmän ottaa periaatteessa käyttöön täysin itsenäisesti ja jopa lähes ilmaiseksi (Odoo Community). Jos yritys haaveilee ilmaisesta erpistä, on yrityksestä löydyttävä erittäin vahvaa it-osaamista ja lisäksi kokemusta toiminnanohjausjärjestelmistä. Tämän tien valitsevat ne yritykset, joilla on palkkalistoillaan it-asioihin perehtynyttä ja mahdollisesti koodausta intohimoisesti harrastavia henkilöitä.

Itsenäinen käyttöönotto on osalle yrityksiä sopiva ja hyvinkin edullinen ratkaisu. Erittäin maltillisiin lisenssimaksuihin perustuvan Odoo Enterprise-järjestelmän voi kuka tahansa ladata käyttöönsä verkosta. Täältä voit rekisteröidä Odoon ilmaiseen 15 päivän testikäyttöön .

Täysin tee-se-itse -erp-projekti sopii yrityksille, joiden toiminta on kohtuullisen pientä ja yrityksen liiketoimintaprosessit melko yksinkertaisia ja yleisiä.

Hybridimalli

Hallinnoit ja johdat projektia itse, kumppani auttaa kinkkisissä haasteissa

Jotkin yritykset haluavat tehdä suuren osan Odoon käyttöönottoon liittyvästä työstä itse. Tämän tyyppiseen ratkaisuun päätyvät useimmiten pienehköt yritykset, joilla ei ole kykyä tai halua investoida projektiin tai joissa on vahva kokeilukulttuuri ja halu oppia itse tekemisen kautta.

Tämän kaltainen käyttöönottostrategia vaatii jonkinlaisen it-osaamisen lisäksi kokemusta erp-järjestelmien käyttöönotosta ja erityisesti järjestelmäprojektien johtamisesta. Tässä mallissa johdat itse projektia ja teet suurimman osan työstä itse. Jos valitset hybridimallin, on välttämätöntä, että tunnet Odoon toiminnallisuudet hyvin tai sinulla aikaa ja kiinnostusta tutustua aiheeseen.

Tässä mallissa voi olla järkevää hyödyntää kumppanin osaamista tehtäviin, joissa vaaditaan syvällisempää Odoo-järjestelmän tuntemista, kuten kolmansien osapuolien tuottamien moduulien toiminnan arviointia ja asentamista, integraatioiden toteuttamista tai omien toiminnallisuuksien räätälöintiä.

Jos koet, että pärjäät Odoo-käyttöönoton kanssa pääsääntöisesti itsenäisesti, mutta kaipaat apua vain tiukoissa paikoissa voi hybridimalli olla yrityksellenne mielenkiintoinen vaihtoehto.

Täysimittainen kumppanuus

Joustavin ja todennäköisesti kustannustehokkain

Suurin osa yrityksistä tavoittelee mahdollisimman kustannustehokasta, nopeaa ja vaivatonta tapaa ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä. Tämä onnistuu parhaiten kokeneen kumppanin kanssa. Kumppanin kanssa säästät aikaa ja rahaa, koska vältät projektien tyypillisimmät kompastuskivet ja karikot. Tämä malli edellyttää investointikykyä. Tarvittaessa projektille voidaan hankkia rahoitus, jolloin kustannukset tasaantuvat pidemmälle aikavälille.

Odoossa, kuten useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä, yksi ja sama prosessi voidaan toteuttaa monella eri tapaa. Kokenut kumppani osaa valita yrityksen tarpeisiin kustannustehokkaimman ja aikaa kestävimmän toteutustavan. Kokeneella Odoo-kumppanilla on myös toimivat kontaktit ja hyvä ymmärrys Odoon globaalin kumppaniverkoston hyödyntämisestä. Mahdollisuus hyödyntää maailmanlaajuista kumppaniverkostoa on Odoon vahva ominaispiirre. Se mitä yrityksesi tarvitsee, on ehkä jo kertaalleen ratkaistu toisella puolella maapalloa. Näin ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan!

On luonnollista, ettei yrityksillä ole henkilöresursseja eikä vankkoja rutiineja harvoin eteen tulevan erp-projektin läpiviemiseen. Kumppanin kanssa toimimalla vältät muun muassa aikaa vievän ja joskus riskialttiin määräaikaisen projektihenkilöstön rekrytoinnin

Onnistunut ERP-projekti vaatii aina tiivistä yhteistyötä asiakkaan ja toimittajan välillä. Projektin alussa sovitaan vastuualueista, jotka jaetaan asiakasyrityksen tarpeiden ja toiveiden mukaan. Usein kumppani vastaa Odoo-projektin kokonaisvaltaisesta johtamisesta, järjestelmän käyttöönotosta sekä järjestelmän jatkokehityksestä ja tukitoiminnoista. Odoo-kumppani vastaa luonnollisesti myös järjestelmän asentamiseen liittyvistä töistä, tarvittavien integraatioiden toteutuksesta sekä mahdollisista toiminnallisuuksien räätälöinnistä ja testauksesta.

Yrityksen on useimmiten järkevintä keskittää omat resurssinsa omien ydinprosessien hiomiseen sekä henkilökunnan sitouttamiseen ja kouluttamiseen. Muutosjohtaminen ja henkilökunnan mukaan innostaminen on yksi tärkeimmistä tehtävistä, jotta erp-investoinnista tulee yritykselle pitkällä tähtäimellä kannattava.

Jos olet kiinnostunut ERP-projektin toteuttamisesta kokeneen kumppanin kanssa, ota yhteyttä.

Syö projekti pala kerrallaan, vältä turnausväsymys

Valitsitpa tee-se-itse-, hybridi- tai kumppanistrategian toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon, kannattaa projektin toteutus porrastaa. Ottamalla toiminnallisuuksia käyttöön vaiheittain tasaantuvat kustannukset pidemmälle ajanjaksolle. Samalla tasaat projektihenkilöstön työkuormaa ja koulutat ja “ajat käyttäjät sisään” uuteen järjestelmään vähitellen, mikä helpottaa uusien prosessien ja työvälineen omaksumista.

SprintIT aloittaa asiakkaidensa Odoo-projektit niin kutsutulla POC-työpajalla (Proof of Concept.) Työpajassa testataan yhdessä Odoon sopivuus asiakkaan tarpeisiin ja määritellään projektin laajuus ja budjetti. Vasta POCin tulosten jälkeen asiakas tekee päätöksen projektin aloittamisesta.

Kun projekti aloitetaan, se toteutetaan ketterästi kunkin yrityksen tarpeiden vaatimassa järjestyksessä.

Järjestelmä on yhtä hyvä kuin sinne syötetty data

ERP-projektissa onnistuminen ja järjestelmästä irti saatava hyöty on vahvasti riippuvainen siellä käsiteltävän datan laadusta. Datalla tarkoitetaan tässä muun muassa asiakastietoja sekä tuote- ja toimittajatietoja. On tärkeää tuoda uuteen järjestelmään vain ajantasaista ja relevanttia dataa, joka muokataan uuden järjestelmän prosesseja vastaavaksi. Kovin vanhan historiadatan putsaaminen ja muokkaaminen uuden järjestelmän vaatimaan muotoon on harvoin kannattavaa. SprintIT käyttää master datan hallinnointiin osittain itse kehittämiään tehokkaita työkaluja, joilla olemassa olevan masterdatan siivoaminen voidaan automatisoida.

Myös projektin voi rahoittaa

Kumppanin kanssa tiiviissä yhteistyössä toimiminen vaatii luonnollisesti halua ja kykyä investoida toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Tiesithän, että ohjelmistoprojektillekin voi solmia osamaksuperusteisen leasing-sopimuksen.

SprintIT:n avulla otat Odoon käyttöön kustannustehokkaasti. Jo yli 100 yritystä on tehostanut toimintaansa SprintIT:n ja avoimeen lähdekoodiin perustuvan ERP-järjestelmän avulla. Tutustu täällä asiakastarinoihimme.

SprintIT palveluksessasi

YHDEN LUUKUN PERIAATE
Saat kaikki palvelut koko ERPin elinkaaren ajan SprintIT:ltä: projektin käynnistys ja ERPin käyttöönotto, jatkuvat palvelut sekä järjestelmän jatkokehitys.

KOKEMUS PALVELUKSESSASI
SprintIT:llä on kokemusta kymmenistä onnistuneista Odoo-käyttöönottoprojekteista. Työskentelemme läheisessä yhteistyössä Odoo S.A.n kanssa sekä maailmanlaajuisesti muiden Odoo toimittajien.

RISKIEN MINIMOINTI
Ketterä projektitoimituksemme varmistaa nopeat tulokset ja läpinäkyvyyden aikatauluun ja budjettiin. Käytämme luotettuja hosting-palveluntarjoajia ja noudatamme mm. GDPR-säännöksiä.

Odoo tehokkaasti käyttöön SprintIT:n avulla!


Selvitetään yhdessä, mikä on teille paras tapa toteuttaa ERP-projekti

+ 358 44 977 3541

Ota yhteyttä!

Milloin on paras aika tehdä versiopäivitys?
Odoo kehittyy huimaa vauhtia