Siirry sisältöön

Vähittäiskaupan ERP: näin toiminnanohjaus yhdistää kassan, verkkokaupan ja varaston

Vähittäiskaupan ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää kassajärjestelmän, verkkokaupan, varastonhallinnan, asiakasrekisterin ja taloushallinnon yhdeksi kokonaisuudeksi. Kasvavalle vähittäiskaupalle sopivin ERP kokoaa monikanavaisen myynnin, tuotehallinnan ja logistiikan samaan tietokantaan, jolloin varastosaldot, hinnat ja asiakastiedot päivittyvät reaaliajassa kaikkiin myyntikanaviin.


Odoo on avoimen lähdekoodin modulaarinen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kassa (POS), verkkokauppa, varasto, osto, myynti, CRM ja taloushallinto toimivat yhtenä alustana ilman erillisiä integraatioita. SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani, ja erikoistunut vähittäiskaupan ja monikanavaisen kaupan Odoo-käyttöönottoihin. Voit pyytää tarjouksen Odoosta tästä.

Näin vähittäiskaupan ERP-järjestelmä toimii


Kaupan alan toiminnanohjausjärjestelmä on liiketoiminta-alusta, joka hallinnoi tuotteita, saldoja, tilauksia, asiakkaita, hinnoittelua ja taloutta samassa tietokannassa. Vähittäiskaupassa ERP:n ydintehtävä on varmistaa, että kaikissa myyntikanavissa (kivijalkamyymälässä, verkkokaupassa ja mobiilisovelluksessa) näkyy sama, ajantasainen tieto tuotteista, hinnoista ja saatavuudesta.


Vähittäiskaupan ERP:n ydintoiminnot ovat:


  • Kassajärjestelmä (POS): myyntitapahtumien käsittely myymälässä, tuotehaku, alennukset, useat maksutavat ja kuitit.
  • Verkkokauppa: tuotekatalogi, ostoskori, maksuintegraatiot ja B2C- tai B2B-toiminnot samassa järjestelmässä.
  • Varastonhallinta: reaaliaikaiset saldot, monivarasto, hyllypaikat, viivakoodit ja automaattiset täydennykset.
  • Asiakasrekisteri ja CRM: asiakastiedot, ostohistoria, kanta-asiakasohjelmat ja kohdennettu markkinointi.
  • Taloushallinto: myyntien automaattinen kirjanpito, laskutus ja raportointi.


Kennel-Rehulla Odoo yhdistää kassan, verkkokaupan ja varaston

Hinnoittelu ja kampanjat: hinnastot, alennussäännöt, sesonkihinnat ja monikanavainen kampanjointi.

Kun nämä toiminnot ovat samassa järjestelmässä, yritys pystyy seuraamaan koko liiketoimintaansa yhdestä paikasta ja tekemään päätöksiä ajantasaisen tiedon pohjalta.

Miksi kassa, verkkokauppa ja varasto kannattaa yhdistää samaan järjestelmään?


Vähittäiskauppa on monikanavaista liiketoimintaa, jossa sama asiakas voi selata tuotteita verkossa, käydä myymälässä ja tilata täydennyksen kotiin verkkokaupasta. Kun kassa, verkkokauppa ja varasto toimivat erillisinä järjestelminä, tieto on siirrettävä niiden välillä joko manuaalisesti tai integraatioilla. Kumpikin vaihtoehto tuottaa viivettä, ylläpitokuluja ja virheiden määrä kasvaa.


Erillisen järjestelmäarkkitehtuurin tyypilliset ongelmat vähittäiskaupassa ovat:


  • Varastosaldot eivät päivity reaaliajassa myymälän ja verkkokaupan välillä, jolloin loppuunmyytyä tuotetta voidaan tarjota tai myydä.
  • Asiakastiedot ja ostohistoria hajautuvat kassajärjestelmän ja verkkokaupan välille, mikä vaikeuttaa kanta-asiakasohjelmien rakentamista.
  • Kampanjat ja hinnastot on syötettävä useaan järjestelmään ja pidettävä yhdenmukaisina manuaalisesti.
  • Kirjanpito vaatii erillistä kassaraporttien käsittelyä ja verkkokaupan tilausten yhdistämistä.
  • Integraatioiden ylläpito on jatkuva kuluerä ja rikkoutumisriski.


Yhtenäinen alusta poistaa nämä ongelmat, koska sama tieto on käytettävissä kaikissa moduuleissa ilman erillisiä siirtoja. Kun myyjä lisää tuotteen kerran järjestelmään, se näkyy kassalla, verkkokaupassa ja varastossa yhtä aikaa.

Erillinen POS, verkkokauppa ja ERP vai yhtenäinen alusta​


Vähittäiskauppa voi rakentaa järjestelmäympäristönsä kahdella eri tavalla: hankkimalla erilliset kassajärjestelmän, verkkokauppa-alustan ja ERP:n sekä yhdistämällä ne integraatioilla, tai valitsemalla yhtenäisen alustan, jossa kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä.


Ominaisuus

Erillinen POS + verkkokauppa + ERP

Odoo yhtenäisenä alustana

Varastosaldojen päivittyminen

Integraatioiden kautta, viive tai manuaalinen

Reaaliaikaista, sama tietokanta

Tuotetiedon hallinta

Ylläpito useassa järjestelmässä rinnakkain

Yksi luontikerta, näkyy kaikissa kanavissa

Asiakasrekisteri ja kanta-asiakas

Erilliset rekisterit kassalla ja verkossa

Yhtenäinen asiakastieto ja ostohistoria

Kampanjat ja hinnastot

Syötetään erikseen kuhunkin järjestelmään

Määritellään kerran, toimivat kaikissa kanavissa

Taloushallinnon kirjaukset

Erillinen kassaraportointi ja tilausten siirto

Kirjaukset syntyvät automaattisesti

Käyttöönottokustannus

Useita lisenssejä ja integraatioiden rakennus

Yksi lisenssimalli, valmiit moduulit

Ylläpito

Kustakin järjestelmästä ja niiden välisten integraatioiden ylläpidosta huolehdittava erikseen

Yksi alusta, keskitetty versionhallinta

Erilliset järjestelmät voivat olla perusteltu ratkaisu, jos jokin liiketoiminnan osa vaatii erittäin erikoistunutta toiminnallisuutta, jota ERP:n vakiomoduulit eivät kata. Vähittäiskaupan standarditoiminnoissa kuten kassassa, verkkokaupassa ja varastonhallinnassa yhtenäinen alusta on kuitenkin kokonaisuutena edullisempi ja helpompi ylläpitää.

Odoo vähittäiskaupan alustana


Odoo on yksi maailman käytetyimmistä avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmistä. Odoon virallisten tietojen mukaan alustalla on kymmeniä miljoonia käyttäjiä ja yli 8 000 kumppania, ja se tarjoaa yli 80 liiketoimintamoduulia yhdellä lisenssillä. Vähittäiskaupan näkökulmasta olennaisia moduuleja ovat kassa (POS), verkkokauppa (eCommerce), varastonhallinta (Inventory), myynti (Sales), asiakkuudenhallinta (CRM), taloushallinto (Accounting) sekä markkinoinnin ja kanta-asiakastoiminnan työkalut.


Odoon kassajärjestelmä toimii tableteilla, PC:llä ja teollisilla kosketusnäyttöterminaaleilla. Kassa jatkaa myyntitapahtumien käsittelyä myös ilman internet-yhteyttä, ja tiedot synkronoituvat automaattisesti yhteyden palauduttua. Kassa tukee useita maksutapoja, tuotehakua nimen tai viivakoodin perusteella, alennussääntöjä sekä kanta-asiakasohjelmia.


Odoon verkkokauppa on osa samaa alustaa kuin muut toiminnot. Kun tuote luodaan järjestelmään, se on julkaistavissa verkkokauppaan yhdellä napinpainalluksella. Verkkokauppa käyttää samaa tuotetietoa, varastosaldoa ja asiakasrekisteriä kuin kassa. Sama Odoo-järjestelmä voi palvella sekä kuluttaja-asiakkaita (B2C) että yritysasiakkaita (B2B) omilla hinnastoillaan ja kirjautumissäännöillään.


Odoon varastonhallinta tukee useita varastoja, hyllypaikkoja, viivakoodilukua ja automaattisia täydennyssääntöjä. Vähittäiskaupassa tämä tarkoittaa, että jokaisen myymälän saldot ovat näkyvissä keskitetysti ja täydennykset voidaan käynnistää joko automaattisesti myynnin perusteella tai manuaalisesti myymälän tarpeen mukaan.

Asiakkaiden kokemuksia monikanavaisesta Odoo-ratkaisusta


Odoon yhtenäinen alusta tuo hyötyä riippumatta myyntikanavien määrästä. Yhden kanavan kaupassakin kassa, varasto ja talous toimivat samassa järjestelmässä ilman erillisiä integraatioita. Kun myyntikanavia on useita tai liiketoimintamalli poikkeaa tavanomaisesta, osaava Odoo-kumppani pystyy ratkaisemaan myös epästandardit tarpeet samalla alustalla.


Kennel-Rehu Oy on Pyhtään Siltakylässä sijaitseva lemmikkiruokien valmistaja, joka myy tuotteitaan omassa myymälässään, verkkokaupassa ja reittipohjaisten kauppa-autojen kautta. Reittipohjainen kauppa-autotoiminta on vähittäiskaupan tavanomaisten ratkaisujen ulkopuolella, mutta SprintIT yhdisti verkkokaupan, kassan, tuotannon, varaston ja jakelun samaan Odoo-järjestelmään myös tähän erikoistarpeeseen. Odoo-kassa on käytössä sekä Pyhtään myymälässä että kauppa-autoissa, ja verkkokauppa käyttää samaa tietoa kuin varasto ja tuotanto ilman erillisiä rajapintoja.

SprintIT oli oikeastaan ainoa toimija, jolla oli eväät yhdistää meidän verkkokauppa, tuotanto ja kuljetus yhteen järjestelmään. Kukaan muu ei ole pystynyt samaan. Ja he vieläpä veivät sen maaliin hienosti.

Pauli Toikka
liiketoimintajohtaja, Kennel-Rehu Oy

Cobello on espoolainen sisustuskaupan perheyritys, joka on toiminut yli 30 vuoden ajan. Yhtiöllä on Espoossa kivijalkamyymälä ja outlet sekä verkkokauppa, jotka toimivat samalla Odoo-alustalla. Digitalisaatioprojekti käynnistyi verkkokaupan avaamisella, ja järjestelmää on sen jälkeen laajennettu muihin toimintoihin.

Vertaillessamme eri järjestelmiä ihastuimme Odoon helposti ymmärrettävään visuaaliseen käyttöliittymään. Silti yllätyimme kuinka helppoa verkkokaupan pystyttäminen Odoolla käytännössä oli.

Eevi Kytöniemi-Jokinen
projektipäällikkö, Cobello Oy​​

SprintIT vähittäiskaupan ERP-kumppanina


SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani, joka on toteuttanut Odoo-käyttöönottoja vuodesta 2014. SprintIT on valittu kahtena vuonna Euroopan kolmen parhaan Odoo-kumppanin joukkoon, ja on Suomen pisimpään toiminut Odoo Gold Partner. SprintIT:n tärkein tehtävä on toimia strategisena Odoo-kumppanina koko järjestelmän elinkaaren ajan, käyttöönotosta jatkokehitykseen ja ylläpitoon.


SprintIT toteuttaa vähittäiskaupan Odoo-ratkaisut ketterästi sprinteissä. Ensimmäisiä toiminnallisuuksia voidaan ottaa käyttöön jo muutaman viikon sisällä, ja koko järjestelmää laajennetaan vaiheittain. SprintIT vastaa myös integraatioista suomalaisiin pankkeihin, verkkomaksuihin, logistiikkakumppaneihin ja mahdollisiin toimialakohtaisiin erikoisjärjestelmiin. SprintIT tarjoaa myös Suomeen lokalisoidun taloushallinnon, joka toimii osana Odoo-kokonaisuutta.

Usein kysytyt kysymykset​


Mikä on paras ERP-järjestelmä vähittäiskaupalle Suomessa?


Vähittäiskaupalle sopivin ERP-järjestelmä yhdistää kassajärjestelmän, verkkokaupan, varastonhallinnan, asiakasrekisterin ja taloushallinnon samaan tietokantaan. Odoo on tähän tarkoitukseen laajasti käytetty avoimen lähdekoodin alusta, jossa kaikki nämä toiminnot ovat valmiina saman järjestelmän moduuleina.


Miksi vähittäiskaupan ERP:n kannattaa sisältää kassajärjestelmä?


Kun kassa on osa toiminnanohjausjärjestelmää, myyntitapahtumat kirjautuvat suoraan varastoon, kirjanpitoon ja asiakasrekisteriin ilman erillistä integraatiota. Tämä poistaa manuaalisen kassaraportoinnin, pitää varastosaldot ajantasaisina ja mahdollistaa kanta-asiakasohjelmat samalla asiakastiedolla kuin verkkokaupassa.


Voiko sama Odoo-järjestelmä palvella kivijalkakauppaa ja verkkokauppaa?


Kyllä. Odoossa kassa (POS) ja verkkokauppa (eCommerce) ovat saman järjestelmän moduuleja, jotka käyttävät samaa tuoterekisteriä, asiakastietoa, varastoa ja hinnoittelua. Yksi Odoo-järjestelmä voi palvella samanaikaisesti fyysistä myymälää, verkkokauppaa ja mahdollisia muita myyntikanavia ilman erillisiä ylläpidettäviä järjestelmiä.


Kuinka kauan vähittäiskaupan ERP-käyttöönotto kestää?


Vähittäiskaupan Odoo-käyttöönotto kestää tyypillisesti kahdesta kuuteen kuukautta yrityksen koon, prosessien monimutkaisuuden ja integraatiotarpeiden mukaan. SprintIT:n ketterässä käyttöönottomallissa projekti pilkotaan sprintteihin, joten ensimmäisiä toiminnallisuuksia kuten kassaa tai verkkokauppaa voidaan ottaa käyttöön jo muutaman viikon sisällä.​

Lähteet ja lue lisää