Siirry sisältöön

Yrityksen järjestelmäintegraatiot: integroitu toiminnanohjausjärjestelmä vs erilliset ohjelmat

Kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto eli natiivisti integroitu toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää myynnin, taloushallinnon, varaston, projektit ja asiakashallinnan (CRM) yhteen ja samaan tietokantaan, kun taas erilliset ohjelmat vaativat työläitä rajapintoja tiedon siirtämiseen. Yhden alustan lähestymistapa nopeuttaa prosesseja, poistaa päällekkäistä tallennustyötä ja pienentää kokonaiskustannuksia.


Järjestelmäintegraatioissa on kaksi pääasiallista suuntaa. Perinteisessä rajapintaintegraatiossa erilliset järjestelmät yhdistetään API-rajapinnoilla (Application Programming Interface, ohjelmointirajapinta). Yhden järjestelmän mallissa toiminnot keskitetään yhteen toiminnanohjausjärjestelmään, jonka moduulit jakavat saman tietokannan. Yhden järjestelmän ratkaisu, natiivisti integroitu ERP,  on yleistynyt pk-yrityksissä, koska se vähentää integraatiopisteitä ja yksinkertaistaa ylläpitoa.


Odoo on belgialaisen Odoo S.A:n kehittämä avoimen lähdekoodin natiivisti integroitu ERP ja liiketoiminta-alusta, jossa on yli 80 moduulia CRM:stä taloushallintoon, varastosta verkkokauppaan. SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka on erikoistunut yrityksen järjestelmäintegraatioihin ja Odoo toiminnanohjausratkaisujen käyttöönottoon pk- ja kasvuyrityksille. SprintIT on ainoa Odoo-kumppani, joka tarjoaa myös täysin Suomeen lokalisoidun taloushallintaohjelmiston Odooseen.​

Mitä yrityksen järjestelmäintegraatio tarkoittaa?


Yrityksen järjestelmäintegraatio tarkoittaa eri ohjelmistojen yhdistämistä niin, että tieto kulkee niiden välillä automaattisesti ilman manuaalista kopiointia. Tiedon liikkuminen eri toimintojen välillä voidaan toteuttaa pääasiassa kahdella tavalla: yhdistämällä erilliset järjestelmät API-rajapinnoilla (Application Programming Interface, ohjelmointirajapinta) tai keskittämällä toiminnot yhteen liiketoiminnan hallintaohjelmistoon, jossa moduulit jakavat saman tietokannan.


Suomalaisissa pk-yrityksissä käytössä olevien ohjelmistojen määrä on tyypillisesti kasvanut vuosien aikana: taloushallinto on yhdessä järjestelmässä, CRM toisessa, varastonhallinta kolmannessa, verkkokauppa neljännessä ja työajanseuranta Excel-taulukoissa. Jokainen lisäohjelma tuo uuden lisenssikulun, uuden käyttöliittymän opeteltavaksi, lisää manuaalista tiedonsiirron tarvetta tai tarpeen uudelle integraatiopisteelle, joka voi rikkoutua ohjelmistopäivitysten yhteydessä.

Kaksi integraation reittiä

  • Rajapintaintegraatiot: Erilliset järjestelmät yhdistetään API-rajapinnoilla, middleware-ratkaisuilla tai tiedostosiirroilla. Sopii tilanteisiin, joissa tietty erikoisohjelma on välttämätön.
  • Natiivisti Integroitu ERP-alusta: Yksi järjestelmä, kuten Odoo, kattaa kaikki liiketoiminnan ydintoiminnot omilla moduuleillaan. Erillistä integraatiota ei tarvita, koska data on jo samassa tietokannassa.

Mitä hyötyä integroidusta toiminnanohjausjärjestelmästä on verrattuna erillisiin ohjelmiin?


Kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto eli natiivisti integroitu toiminnanohjausjärjestelmä tuo viisi mitattavaa hyötyä erillisiin ohjelmiin verrattuna: yksi tietokanta poistaa päällekkäisen tallennustyön, yksi lisenssimalli pienentää kokonaiskustannuksia, yksi käyttöliittymä lyhentää käyttöönottoaikaa, sisäänrakennettu automaatio nopeuttaa prosesseja ja reaaliaikainen data parantaa raportoinnin tarkkuutta.

Yksi tietokanta, yksi totuus

Kun myynti, talous ja varasto käyttävät samaa tietokantaa, asiakastieto, tuotetieto ja taloustieto pysyvät automaattisesti ajan tasalla kaikissa toiminnoissa. Erillisjärjestelmissä sama tieto tallennetaan tyypillisesti useaan paikkaan, mikä johtaa ristiriitoihin ja kaksinkertaiseen työhön. Tällainen työskentely on myös alttiimpi inhimillisille virheille ja datan erilaisille tulkinnoille.


Huomasimme, että voimme heti siirtyä kolmesta järjestelmästä yhteen. Potentiaalia löytyy vielä paljon muidenkin toiminnallisuuksien korvaamiseen Odoolla. Odooseen on helppo tuoda uusia ominaisuuksia ajan myötä ja kehittää sitä juuri meidän tarpeisiimme sopivaksi.
 Juha Seppälä
 toimitusjohtaja, Diagno Finland Oy

Kustannussäästöt ja lisenssitehokkuus


Erillisjärjestelmät kumuloivat kustannuksia: jokaisella on oma lisenssinsä, ylläpitonsa, integraatiokulunsa ja päivityssyklinsä. Integroitu ERP yhdistää nämä yhteen sopimukseen ja yhteen käyttäjäkohtaiseen hintaan. Finn-ID Oy saavutti Odoon käyttöönotolla 100 000 euron kertasäästöt ja säästää jatkuvasti noin 5 000 euroa kuukaudessa pienentyneissä lisenssikuluissa.​


Kun luovuimme vanhasta ERPistä ja useista erillisohjelmistoista ja korvasimme ne Odoolla, saavutimme varovasti arvioiden noin 100 000 euron kertasäästöt. Lisäksi pienentyneissä lisenssikuluissa säästämme jatkuvasti noin 5 000 euroa kuukaudessa.
 Janne Pyrrö
 CEO, Finn-ID Oy

Automaatio nopeuttaa prosesseja


Natiivisti integroidussa ERPissä tieto kulkee moduulien välillä automaattisesti, manuaalinen välitallentaminen häviää. Ajallista säästöä syntyy kaikissa prosesseissa, joissa tieto aiemmin siirrettiin käsin järjestelmästä toiseen.

Reaaliaikainen raportointi


Natiivisti integroidussa järjestelmässä raportit perustuvat yhteen tietomalliin, jolloin myyntiennusteet, kassavirtalaskelmat ja varastoraportit voidaan rakentaa ilman tiedon yhdistelyä eri lähteistä. Johto saa yhdellä kirjautumisella kokonaiskuvan liiketoiminnasta.

Vertailutaulukko: Kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto eli natiivisti integroitu ERP vs erillisjärjestelmät

​

Ominaisuus

Natiivisti integroitu ERP (Odoo)

Erilliset järjestelmät  integroituna keskenään

Tietokanta

Yksi yhteinen

Useita erillisiä

Lisenssimalli

Yksi sopimus, käyttäjäkohtainen hinta

Useita rinnakkaisia sopimuksia

Käyttöliittymä

Yksi, yhtenäinen logiikka

Useita erilaisia, eri logiikat

Integraatiotyö

Vain tiettyihin erikoisjärjestelmiin

Jokaisen järjestelmäparin väliin

Ylläpito

Keskitetty, yksi päivityssykli

Hajautettu, useita päivityssyklejä

Raportointi

Reaaliaikainen yhteisestä datasta

Edellyttää manuaalista yhdistelyä

Skaalautuvuus

Lisätoiminnot on helppo lisätä ilman lisäkustannuksia ja uudet lisämoduulit on helppo lisätä osaksi kokonaisuutta.

Uuden järjestelmän lisäys tarkoittaa uutta integraatiota, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia.

Käyttäjäkoulutus

Yksi logiikka opittavaksi

Jokainen järjestelmä opeteltava erikseen

​

Järjestelmäintegraatiot pk-yrityksessä – mistä kannattaa aloittaa?


Pk-yrityksen järjestelmäintegraatiot kannattaa aloittaa nykytilan kartoituksella: mitä järjestelmiä on käytössä, mitä tietoa niissä liikkuu ja missä prosesseissa tieto katkeaa. Kartoituksen jälkeen valitaan joko yhden alustan polku (natiivisti integroitu eli yksi kokonaisvaltainen liiketoiminnan hallintaohjelmisto kuten Odoo) tai rajapintapolku (erillisjärjestelmien yhdistäminen API:illa).

Vaihe 1: Kartoita nykytila


Listaa kaikki liiketoiminnassa käytössä olevat ohjelmistot ja erilliset Excel-taulukot. Merkitse jokaisen kohdalle käyttäjät, lisenssikulu ja rooli prosessissa. Useimmilla pk-yrityksillä listaan kertyy 5–15 erillistä järjestelmää tai työkalua.

Vaihe 2: Tunnista kriittiset tietovirrat


Selvitä, missä tieto siirtyy järjestelmästä toiseen manuaalisesti. Yleisimmät katkeamispisteet ovat myynti–taloushallinto, varasto–myynti ja verkkokauppa–taloushallinto. Nämä kohdat tuottavat eniten käsityötä ja virheitä.

Vaihe 3: Valitse lähestymistapa


Kun kriittiset tietovirrat on tunnistettu, vertaile kahta polkua. Selvitä kuinka monta käytössä olevaa erillisohjelmaa on mahdollista korvata natiivisti integroidulla ERPillä kuten Odoolla. Jos tietyt erikoisohjelmat ovat toiminnan kannalta välttämättömiä, ne voidaan liittää integroituun alustaan API-rajapintojen kautta.

Vaihe 4: Toteutus vaiheittain


Hyvä käyttöönotto etenee moduuli kerrallaan, ei kaikki kerralla. Järjestys voi olla esimerkiksi: ensin myynti ja CRM, sitten taloushallinto ja lopuksi varasto ja tuotanto. Vaiheittainen eteneminen vähentää riskiä ja antaa käyttäjille aikaa omaksua uudet prosessit.

Vaihe 5: Mittaa hyödyt


Seuraa käyttöönoton jälkeen prosessikohtaisia mittareita: ostolaskujen käsittelyaikaa, myyntitilauksen toimitusaikaa, kuukausiraportoinnin valmistumisaikaa ja lisenssikulujen kokonaiskehitystä. Näistä näkyy, kuinka paljon integroitu alusta vapauttaa aikaa muihin tehtäviin.

Milloin erillisjärjestelmät kannattaa säilyttää?


Erilliset ohjelmat kannattaa säilyttää silloin, kun kyseessä on toimialakohtainen erikoisjärjestelmä, jota natiivisti integroitu ERP ei pysty korvaamaan. Tällaisia ovat esimerkiksi laboratorioiden LIMS-järjestelmät (Laboratory Information Management System), erikoisvalmistuksen CAD tai 3D-mallinnusohjelmistot ja viranomaisrajapintoihin sidotut ohjelmistot. Näissä tapauksissa natiivisti integroitu ERP toimii ydinjärjestelmänä, johon erikoisjärjestelmät liitetään API-rajapinnoilla.


Odoon avoin lähdekoodi ja hyvin dokumentoitu API rajapintatekevät tällaiset integraatiot suoraviivaisiksi. Suuri osa yleisimmistä integraatioista, kuten maksupalvelut ja logistiikkakumppanit, löytyy joko Odoon omista moduuleista tai valmiina kolmannen osapuolen liitännäisinä Odoo Apps -sovelluskaupasta. Myös aiemman verkkokaupan integrointi osaksi Odoota on mahdollista, jos käyttäjä ei halua käyttää Odoon omaa verkkokauppa-alustaa.


SprintIT on tehnyt paljon laadukkaita lisämoduuleita Odooseen. Osa lisämoduuleista on saatavilla myös sovelluskaupasta.

Odoo integroituna alustana


Odoo on avoimen lähdekoodin liiketoiminta-alusta, jossa on yli 80 moduulia ja tuhansia yhteisön kehittämiä lisämoduuleja. Samalla alustalla toimivat CRM, myynti, taloushallinto, varasto, tuotanto, projektit, henkilöstöhallinto, verkkokauppa ja markkinointiautomaatio. Kun uusi toiminto otetaan käyttöön, se on automaattisesti yhteydessä kaikkiin muihin moduuleihin ilman erillisiä integraatioita.


Avoin lähdekoodi on monelle yritykselle ratkaiseva syy valita Odoo: se poistaa toimittajalukon, mahdollistaa räätälöinnin yrityksen tarpeiden mukaan ja pitää lisenssikulut ennakoitavina myös kasvun aikana. Odoo on käytössä viidessä maassa: Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Iso-Britannia. PDSVISION hoitaa Odoolla viiden maan asiakashallinnan, myynnin, sopimusten ja projektien hallinta, ostot, helpdeskin tukipyynnöt, kirjanpidon, tuntikirjaukset, poissaoloilmoitukset ja kululaskut. Jopa asiakaskoulutuksia hallinnoidaan Odoossa. Events-moduuli on käytössä kurssien hallinnoimiseen. Kaikki toimivat yhdessä järjestelmässä.



Jos emme olisi menneet Odooseen, meillä olisi paljon tehottomuutta ja menettäisimme laskutusta johtuen manuaalisista, tiedostopohjaisista työskentelytavoista.
 Perttu Korpela
 VP of Operations, PDSVISION

SprintIT järjestelmäintegraatioiden kumppanina


SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka on erikoistunut Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoihin sekä  vaativiin liiketoimintaympäristöihi tehtäviin järjestelmäintegraatioihin pk- ja kasvuyrityksille. SprintIT:n rooli ei rajoitu ohjelmiston toimitukseen, vaan strateginen kumppanuus kattaa prosessien kartoituksen, ratkaisun suunnittelun, vaiheittaisen käyttöönoton, tukipalvelut ja jatkuvan kehityksen asiakkaan liiketoiminnan mukana. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme niin jutellaan lisää yrityksenne tilanteesta.


SprintIT:n on ainoa toimija Suomessa, joka tarjoaa Suomeen lokalisoidun taloushallinnon ja palkanlaskennan järjestelmän Odooseen. SprintIT:n laaja tilitoimistoverkosto  tarjoaa taloushallinnon palveluita Odoota käyttäville yrityksille.

Usein kysytyt kysymykset​


Mitä järjestelmäintegraatio tarkoittaa käytännössä?


Järjestelmäintegraatio tarkoittaa, että yrityksen eri ohjelmistot jakavat tietoa automaattisesti keskenään. Tieto tallennetaan kerran ja on sen jälkeen kaikkien järjestelmien käytettävissä. Käytännössä tämä poistaa manuaalisen kopioinnin Excel-taulukoiden ja ohjelmistojen välillä.


Mitä hyötyä integroidusta toiminnanohjausjärjestelmästä on erillisiin ohjelmiin verrattuna?


Integroitu toiminnanohjausjärjestelmä nopeuttaa prosesseja, pienentää lisenssikuluja ja parantaa raportoinnin tarkkuutta. Yhteinen tietokanta poistaa päällekkäisen työn ja yksi käyttöliittymä lyhentää käyttäjäkoulutukseen kuluvaa aikaa. Suomalaisissa Odoo-käyttöönotoissa on raportoitu jopa 75 %:n parannuksia prosessiaikoihin ja kymmenien tuhansien eurojen vuosittaisia lisenssisäästöjä.


Mistä pk-yrityksen kannattaa aloittaa järjestelmäintegraatiot?


Aloitus tehdään nykytilan kartoituksella: listataan kaikki käytössä olevat järjestelmät ja tunnistetaan, missä tieto siirtyy manuaalisesti. Seuraavaksi valitaan joko yhden ERP-alustan polku tai rajapintapolku. Käyttöönotto toteutetaan vaiheittain, moduuli kerrallaan.


Kuinka kauan integroidun toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kestää?


Pk-yrityksen Odoo-käyttöönotto kestää tyypillisesti 2–6 kuukautta projektin laajuudesta riippuen.


Voidaanko Odoo integroida olemassa oleviin erikoisohjelmiin?


Kyllä. Odoon avoin lähdekoodi ja laaja API-rajapintakirjasto mahdollistavat integraatiot maksupalveluihin, logistiikkakumppaneihin, viranomaisrajapintoihin ja toimialakohtaisiin erikoisjärjestelmiin. Yleisimpiin integraatioihin on saatavissa valmiita liitännäisiä Odoo Apps -sovelluskaupasta.


Mitä avoin lähdekoodi tarkoittaa Odoon yhteydessä?


Avoin lähdekoodi tarkoittaa, että Odoon ohjelmakoodi on julkisesti saatavilla ja muokattavissa. Käytännössä tämä poistaa toimittajalukon, mahdollistaa räätälöinnin yrityksen tarpeisiin ja pitää kokonaiskustannukset ennakoitavina. SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, jonka asiantuntijat toteuttavat räätälöinnit ja integraatiot avoimen lähdekoodin ehdoilla.


Mitä eroa on natiivisti integroidulla ERPilläja järjestelmäintegraatiolla?


Järjestelmäintegraatio on yläkäsite, joka kattaa kaikki ohjelmistojen väliset tiedonsiirtoratkaisut. ERP-integraatiossa toiminnanohjausjärjestelmä toimii yrityksen keskusalustana ja muut järjestelmät liitetään siihen. Natiivisti integroitu ERP, kuten Odoo, vähentää erillisten integraatioiden tarvetta, koska useimmat liiketoiminnan osa-alueet hoituvat saman alustan valmiilla moduuleilla.

Lähteet ja lue lisää