Finn-ID:n tehtävänä on puolittaa asiakkaidensa turha työ. Syksyllä 2021 huomattiin, että Finn-ID:n oma järjestelmien- ja työnhallinta alkoi olla hieman työlästä. Oli siis aika soveltaa omaa slogania itseen ja puolittaa oma turha työ. Haastetta alettiin ratkomaan Odoolla.
Finn-ID tarjoaa palveluita sujuvaan sisälogistiikkaan, ratkaisuja tuotannon haasteisiin sekä terveydenhuollon laite- ja ohjelmistokokonaisuuksiin. Lisäksi Finn-ID tarjoaa mobiilirobotteja, tiedonkeruu- ja puheenohjausratkaisuja, merkintä- ja tulostusohjelmistoja sekä -laitteita.
Tämän kokonaisuuden ylläpitämiseksi Finn-ID kouluttaa järjestelmien käyttöä, hankkii, vuokraa, liisaa ja myy laitteita, joita se myös asentaa, huoltaa ja kierrättää. Lisäksi he tekevät paljon konsultatiivista projektityötä.
Koska toiminta on laaja-alaista, oli kutakin tehtävää varten otettu käyttöön omia erillisiä ohjelmistoja. Monia tehtäviä hoiti juuri siihen tehtävään erikseen koulutetut ihmiset.
Odoolla selvää säästöä
Toimitusjohtaja Janne Pyrrö arvioi, että luopumalla vanhasta ERPistä ja useista erillisohjelmistoista ja korvaamalla ne Odoolla, Finn-ID saavutti varovasti arvioiden noin 100 000 euron kertasäästöt. Lisäksi pienentyneissä lisenssikuluissa Finn-ID säästää jatkuvasti noin 5000 euroa kuukaudessa.
“Toimintamme on monimutkainen himmeli tuotteita ja palveluita, joita kaikkia hallinnointiin eri järjestelmillä. Käytössä oli monia eri järjestelmiä ja kymmeniä exceleitä, joilla hoidettiin työ- ja projektisuunnittelua. Suuri osa näistä exceleistä korvattiin Odoolla. Kaikki toiminnot saatiin käyttöön yhdellä lisenssimaksulla. Tämä takaa sen, että kustannukset eivät jatkossakaan karkaa käsistä, kun laajennamme toimintaa”, kertoo Pyrrö.
Odoo on tehostanut ja helpottanut työtä niin paljon, että Pyrrö arvioi sen tuoneen jopa kahden henkilötyövuoden verran säästöjä. Koska käyttöliittymä on reaaliaikainen, helppokäyttöinen ja kaikille näkyvissä, on henkilöstön toimenkuvia voitu laajentaa ja moniosaaminen on lisääntynyt. Myös uudet henkilöt oppivat Odoo käytön helposti ilman mittavaa työkaluihin perehdyttämistä.
“Odoon avulla pallo on hallussa” ja laskutus nopeaa
Odoossa kaikki tehtävät hoidetaan yhdessä järjestelmässä, jolloin kaikilla on pääsy tarvittaviin tietoihin. Odoosta löytää helposti tiedon kunkin tehtävän, asiakkaan tai laskun statuksesta.
“Odoosta näkyy suoraan, kuka vastaa eri tehtävistä ja mikä on tilanne. Odoo on vähentänyt turhaa sähköpostiviestintää, koska keskustelu ja viestintä käydään suoraan Odoossa tehtävällä tai esimerkiksi laskuilla. Odooseen voi myös ajastaa muistutuksia. Näin pallo pysyy hyvin hallussa.”, kertoo Pyrrö.
Yleisen näkemyksen luominen, mutta myös yksityiskohtaisen tiedon saaminen on nopeaa, koska tietoihin porautuminen on helppoa.
“Aiemmassa järjestelmässämme oli kummallisen hankalaa saada ulos myyntiraporttia. Odoo toi helpotuksen tähänkin. Myynnin raportointinäkymästä saan nyt yhdellä klikkauksella tiedon myynnin ja tilaustenkäsittelyn tilanteesta. Myös kassavirtaennustaminen on nyt helppoa”, kertoo Pyrrö.
Käyttöönotto oli niin nopea, että melkein hirvitti
Finn-ID otti Odoon käyttöön ennätysnopeasti. Asiaa helpotti se, että Finn-ID pystyi irrottamaan projektiin täysipäiväisen, osaavan projektipäällikön. Lisäksi talossa oli omasta takaa runsaasti kokemusta erilaisista integraatioista, mikä helpotti masterdatan siirtoa vanhasta järjestelmästä Odooseen.
Odoon moduuleita otettiin käyttöön vaiheittain, mutta nopealla tahdilla. Käytössä on nyt moduulit, joilla hoidetaan myyntiä, asiakasrekisteriä, asiakkaan laiterekisteriä, huolto- ja ylläpitosopimuksia, vuokrausta, taloushallintoa, projekteja ja niiden tunteja, kenttähuoltoa, help deskiä, ostoja, matkalaskuja, varastoja, valmistusta, huoltoa ja raportointia.
Odoon käyttöönoton laajentaminen jatkuu edelleen. Ainakin verkkokauppa ja tukkuri-integraatiot ovat vielä työlistalla.
“Jälkikäteen ajatellen meidän vauhti taisi olla alussa vähän liian kova, ja olisi voinut olla hyödyllistä miettiä joitakin steppejä hieman tarkemmin. SprintIT:n projektipäällikön Leon ja taloushallinnon projektipäällikön Sarin huikea osaaminen takasi projektin onnistumisen tiukasta aikataulusta huolimatta.”
Tilitoimiston valinnalla on väliä
Pyrröllä on yksi painava vinkki tuleville Odoon käyttöönottajille: “Varmista että tilitoimistosi puhuu Odoota. Siinä meillä tuli takapakkia. Ensimmäinen tilitoimistomme ei osannut hyödyntää Odoota kunnolla. Siinä kohtaa ei turha työ puolittunut, vaan se ehkä tuplaantui”.
Tilitoimisto vaihdettiin myöhemmin SprintIT:n suosittelemaan Odoo-kumppanitilitoimistoon. Nyt asiat ovat alkaneet luistaa paremmin ja mieli on luottavainen tulevan yhteistyön suhteen.
Kenttähuollossa siirryttiin reaaliaikaiseen laskutukseen
Finn-ID:n asentajien ja huoltajien työ otti suuren digiloikan Odoon kenttähuoltomoduulin käyttöönoton myötä.
Aiemmin huoltoasentajat menivät asiakkaan luo paperisen työmääräimen kanssa. Siihen kirjattiin kynällä mitä varaosia oli käytetty, laitteen sarjanumerot kuvattiin ja kilometrit kirjattiin jonnekin ylös. Tiedot tallennettiin käsin järjestelmään ja laskutukseen vasta sitten, kun he menivät toimistolle seuraavan kerran. Viive keikasta laskutukseen saattoi olla viikosta kahteen. Pyrrö arvelee, että aika paljon siinä taisi jäädä myös laskuttamatta.
Nyt kaikki tiedot kirjataan ylös jo asiakkaan luona, ja laskut lähtevät liikkeelle viiveettä.
Näe Odoo ERP ihan livenä!
Järjestämme demoja joka toinen tiistai.