Mikä on paras toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle? Vertaile ERP-järjestelmiä

Paras toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle on se, joka sopii liiketoimintamalliin, skaalautuu kasvun mukana ja pitää kokonaiskustannukset hallinnassa. Toiminnanohjausjärjestelmän vertailu kannattaa tehdä kahdeksalla kriteerillä: kokonaiskustannukset (TCO), integroitavuus, toimialasoveltuvuus, käyttöönoton nopeus ja helppous, käytettävyys, skaalautuvuus, järjestelmän ekosysteemin laajuus ja osaavien kumppanien saatavuus. Suosituimpia vaihtoehtoja Suomen markkinoilla ovat Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Monitor ERP, Digia Envision, Lemonsoft sekä Visman ERP-ratkaisut. Jokaisella järjestelmällä on oma vahvuusalueensa, ja oikea valinta riippuu yrityksen koosta, toimialasta ja kasvunäkymistä.

SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani ja ERP-asiantuntija, joka auttaa yrityksiä ja järjestöjä ottamaan käyttöön avoimeen lähdekoodiin perustuvan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän, kartoituksesta käyttöönottoon, jatkuvaan kehitykseen ja ylläpitoon.

Miten vertailla toiminnanohjausjärjestelmiä – 8 kriteeriä pk-yritykselle

Toiminnanohjausjärjestelmien vertailussa kannattaa keskittyä ainakin näihin seuraaviin kahdeksaan tekijään, jotka ratkaisevat hankkeen onnistumisen pitkällä aikavälillä:

1. Modulaarisuus ja skaalautuvuus: Voiko järjestelmän käyttöönoton aloittaa pienimuotoisesti ja laajentaa uusiin toimintoihin kasvun myötä? Pk-yrityksen tarpeet muuttuvat nopeasti.
2. Kokonaiskustannukset: Lisenssikustannusten lisäksi kannattaa laskea mukaan käyttöönotto, räätälöinti, integraatiot, koulutus, ylläpito ja tulevat päivitykset.
3. Integroitavuus ja avoimet rajapinnat: ERP ei ole saareke. Sen on keskusteltava verkkokaupan, kuljetusjärjestelmien, pankkiyhteyksien ja toimialakohtaisten ohjelmistojen kanssa.
4. Käytettävyys ja käyttöliittymä: Jos käyttäjät eivät käytä järjestelmää, data ei pysy ajan tasalla. Moderni, intuitiivinen käyttöliittymä nopeuttaa käyttöönottoa.
5. Toimialasoveltuvuus: Valmistavalla teollisuudella, tukkukaupalla, vähittäiskaupalla ja asiantuntijaorganisaatiolla on erilaiset vaatimukset esimerkiksi varastonhallinnan ja projektinhallinnan osalta.
6. Käyttöönoton nopeus: Perinteinen ERP-projekti kestää useampia kuukausia. Ketterällä toimintatavalla ensimmäiset toiminnallisuudet saadaan tuotantoon mahdollisimman nopeasti.
7. Toimittajan ja kumppanin osaaminen: ERP-teknologia on vain puolet yhtälöstä. Kumppanin liiketoimintaymmärrys ja projektinjohtotaito ratkaisevat lopputuloksen.
8. Ekosysteemi ja sovellusvalikoima: ERP:n arvoa kasvattaa valmiina saatavilla olevien moduulien, integraatioiden ja kolmannen osapuolen sovellusten määrä. Laaja kumppani- ja kehittäjäverkosto vähentää räätälöinnin tarvetta ja nopeuttaa uusien toiminnallisuuksien käyttöönottoa. Avoimen lähdekoodin järjestelmissä yhteisön elinvoimaisuus tukee myös pitkän aikavälin kehitystä.

Keskity projektin alussa kumppaneihin, älä järjestelmädemojen vertailuun. ERP on niin merkittävä liiketoimintajärjestelmä, että sillä on hirvittävä merkitys, kuka sen sinulle toimittaa. Eri teknologioilla voi kyllä monia asioita toteuttaa, mutta oikea kumppani on onnistumisen avaintekijä.

 Perttu Korpela
 CEO, PDSVision Oy

Suosituimpien toiminnanohjausjärjestelmien vertailutaulukko

Alla oleva taulukko kokoaa Suomen markkinoilla toimivien ERP-järjestelmien keskeiset ominaisuudet nopeaa vertailua varten:

​

Odoo ja muut ERP-vaihtoehdot käytännössä

Odoo on belgialainen, globaalisti käytetty, vuonna 2005 perustettu avoimeen lähdekoodiin perustuva ERP-järjestelmä, jossa on yli 80 moduulia muun muassa talouden, CRM:n, verkkokaupan, tuotannon, varaston ja HR:n hallintaan. Odoo sopii erityisen hyvin pk-yrityksille ja keskisuurille organisaatioille, jotka hakevat kustannustehokasta, modernilla käyttöliittymällä varustettua kokonaisratkaisua. Avoin lähdekoodi mahdollistaa asiakaskohtaisen räätälöinnin kustannustehokkaasti ja mahdollisuuden hyödyntää laajan kehittäjäyhteisön tuottamia lisäsovelluksia. Avoimen lähdekoodin ERPiä käyttävä yritys ei ole myöskään sidottu yksittäiseen toimittajaan. Odoo on eurooppalainen ISO 27001 -standardoitu ratkaisu, mikä on etu tietosuojan ja GDPR-vaatimusten näkökulmasta.

Käytännön valinta hahmottuu, kun ERP-järjestelmät jaotellaan viiteen kategoriaan, joiden vahvuudet ja rajoitteet eroavat toisistaan:

• Odoo eli avoimen lähdekoodin modulaariset ERPit yhdistävät joustavuuden, laajan sovellusekosysteemin ja kustannustehokkuuden. Vahvuutena modulaarinen vaiheittainen käyttöönotto, asiakaskohtainen räätälöinti ja vapaus toimittajariippuvuudesta. Ratkaisu sopii erityisesti pk-yrityksille ja kansainvälistyville kasvuyrityksille.
• Suurten ohjelmistoekosysteemien pilvi-ERPit integroituvat tiiviisti yhden suuren teknologiayhtiön muihin tuotteisiin. Vahvuutena tuttu käyttöliittymä ja laajat yrityslisenssipaketit, sekä tyypillisesti korkeampi kokonaiskustannus pk-yritykselle.
• Kansainväliset SaaS-ERPit on rakennettu monimaa- ja monivaluutta-liiketoiminnan tarpeisiin. Vahvuutena kypsä globaali taloushallinto ja tuki. Rajoituksena on laaja käyttöönottohanke, joka on harvoin kustannustehokkain valinta pk-yritykselle. Lisäksi SaaS-ERPit eivät ole niin joustavia kehittämisen suhteen ja hinta nousee usein korkeaksi.
• Toimialakohtaiset teollisuus-ERPit on viritetty valmiiksi tiettyjen alojen, kuten valmistavan teollisuuden tai urakoinnin prosesseihin. Vahvuutena ovat valmiit toimialamallit ja vähäinen räätälöintitarve. Heikkoutena kapea moduulivalikoima, kun liiketoiminta laajenee esimerkiksi verkkokauppaan tai palveluliiketoimintaan.
• Kotimaiset pk-ERPit huomioivat valmiiksi Suomen kirjanpitolainsäädännön ja tarjoavat kotimaista tukea. Vahvuuksia ovat paikallinen optimointi ja pk-yrityksille sopiva hinnoittelu. Rajoituksena puolestaan kapeampi ekosysteemi ja rajallisempi kansainvälinen skaalautuvuus.

Odoon etu muiden kategorioiden rinnalla on yhdistelmä: se on samalla kertaa modulaarinen pk-yrityksille, eurooppalainen, avoimeen lähdekoodiin perustuva ja skaalautuva kansainvälisiin tarpeisiin. Oikean vaihtoehdon valinta riippuu siitä, mikä tekijä painaa eniten. Onko se toimialasopivuus, ekosysteemi, skaalautuvuus vai kokonaiskustannukset.

Miksi Odoo sopii usein pk-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmäksi?

Odoon suosio pk-yritysten keskuudessa perustuu kolmeen tekijään: avoimeen lähdekoodiin, modulaarisuuteen ja kokonaiskustannusten ennustettavuuteen. Avoin lähdekoodi tarkoittaa, ettei yritys ole sidottu yksittäisen toimittajan hinnoitteluun, ja ekosysteemissä on tuhansia valmiita kolmannen osapuolen sovelluksia. Modulaarisuus mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton. Yritys voi aloittaa esimerkiksi myynnistä ja taloushallinnosta ja laajentaa myöhemmin tuotannonohjaukseen ja kenttähuoltoon.
​

Odoon lisenssihinnoittelumalli on järkevä. Se mahdollistaa kasvuyritysten toiminnan skaalaamisen ilman että käyttökustannukset karkaavat käsistä. Odoon laaja moduulivalikoima teki lopulta valinnasta helpon.

 Marko Heiskanen
 operatiivinen johtaja, TEXA

Taloudelliset hyödyt näkyvät myös käytännön asiakascaseissa. Tamturbo Oyj:n Chief Digital Officer Henrietta Hako-Rita arvioi, että vastaavasta toiminnallisuudesta olisi maksettu merkittävästi enemmän toisella ERP-järjestelmällä. Turvaexpertit Helsinki Oy:n talouspäällikön mukaan ostoreskontran käsittelyyn kuluva aika on lyhentynyt 75 prosenttia Odoon käyttöönoton myötä. Aiempi neljän tunnin työ hoituu nyt tunnissa.

Myös käytettävyys saa kiitosta. Odoon visuaalinen käyttöliittymä ja yhtenäinen moduulilogiikka madaltavat oppimiskynnystä, mikä näkyy lyhyempänä perehdytysaikana ja parempana käyttöönoton onnistumisena.

Kumppanin valinta ratkaisee ERP-projektin onnistumisen

ERP-projektin onnistuminen ei ratkea pelkästään teknologiavalinnalla. Kokeneen käyttöönottokumppanin rooli on merkittävä, sillä kumppani tuo projektiin liiketoimintaymmärryksen, prosessisuunnittelun ja projektinjohtotaidon. SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani ja ERP-asiantuntija, joka on valittu kahdesti Euroopan kolmen parhaan Odoo-toimittajan joukkoon (2020 ja 2021). SprintIT:n palveluvalikoima kattaa Odoon käyttöönoton, jatkuvan kehityksen ja ylläpidon keskiössä on strateginen kumppanuus, ei pelkkä ohjelmiston myynti. Asiakasreferenssit ja Odoo-kokemukset kertovat, miten eri toimialojen yritykset ovat onnistuneet SprintIT:n kanssa.

SprintIT:n erityinen vahvuus on Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimukset täyttävä Odoo-taloushallinto, jota on saatavilla vain SprintIT:ltä. Tämä tekee Odoosta käyttökelpoisen vaihtoehdon myös suomalaisille yrityksille, joille taloushallinnon paikalliset vaatimukset ovat olennaisia.

Usein kysytyt kysymykset​

Mikä on paras toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle?

Paras toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle riippuu toimialasta, yrityksen koosta ja kasvunäkymistä. Avoimen lähdekoodin Odoo on usein kustannustehokas valinta pk-yrityksille sen modulaarisuuden ja skaalautuvuuden vuoksi.

Miksi avoin lähdekoodi on etu toiminnanohjausjärjestelmässä?

Avoin lähdekoodi tarkoittaa, että ohjelmiston lähdekoodi on vapaasti saatavilla ja muokattavissa. Tämä vähentää toimittajariippuvuutta (vendor lock-in), mahdollistaa joustavan ja helpon räätälöinnin ja laskee yleensä kokonaiskustannuksia. Avoin lähdekoodi on usein syy päätyä Odooseen. Tämä ratkaisu tuo sekä joustavuutta että taloudellista ennustettavuutta.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmä maksaa?

ERP-järjestelmän kokonaiskustannus muodostuu lisenssimaksuista (käyttäjäkohtainen ja/tai sovelluskohtainen kuukausihinnoittelu), käyttöönottoprojektista, räätälöinneistä, integraatioista, koulutuksesta, tuesta ja ylläpidosta. Hinnoittelu voi tapahtua myös transaktioiden mukaan, ja joissain järjestelmissä kokonaiskustannukset saattavat nousta alun jälkeen huomattavasti korkeammaksi. Odoossa on ainoastaan käyttäjäkohtainen maksu, joka sisältää kaiken. Pyydä tarjous saadaksesi räätälöidyn arvion oman yrityksesi tarpeet huomioiden.

Kannattaako ERP ottaa käyttöön itse vai kumppanin kanssa?

Teknisesti esimerkiksi Odoon voi ottaa käyttöön itsenäisesti, mutta useimmille pk-yrityksille kumppanin kanssa toteutettu käyttöönotto on nopein ja kustannustehokkain tapa. Kumppani tuo mukanaan toimialaymmärryksen, prosessin suunnittelun ja valmiit parhaat käytännöt, joiden oppiminen itse veisi kuukausia tai vuosia. SprintIT:ltä saa myös jatkuvan käyttötuen.

Miten ERP-järjestelmä integroituu muihin ohjelmistoihin?

Modernit ERP-järjestelmät tarjoavat avoimet rajapinnat (API), joiden kautta ne keskustelevat verkkokaupan, kuljetusjärjestelmien, pankkiyhteyksien ja toimialakohtaisten ohjelmistojen kanssa. Odoossa on valmiita liittymiä esimerkiksi Unifaun-kuljetusjärjestelmään ja pankkiyhteyksiin. ERP-integraatiot kannattaa suunnitella osana käyttöönottoprojektia.

Mikä on SprintIT?

SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani ja ERP-asiantuntija, joka auttaa yrityksiä ja järjestöjä ottamaan käyttöön avoimeen lähdekoodiin perustuvan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän. SprintIT on ollut Odoo Gold Partner vuodesta 2018 ja valittu kahdesti Euroopan kolmen parhaan Odoo-toimittajan joukkoon (2020 ja 2021). SprintIT on ainoa kumppani, jolta saa Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimukset täyttävän Odoo-taloushallinnon.

Lähteet ja lue lisää

• Odoo – virallinen verkkosivusto ja tuotetiedot
• Opas: Mikä on yritykselleni sopivin taloushallinnon järjestelmä? (SprintIT)
• SprintIT:n Odoo-asiakasreferenssit ja kokemukset
• Odoo – usein kysytyt kysymykset (SprintIT)
• Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto – SprintIT Blogi