Seitsemässä maassa toimiva GPP Perimeter Protection Group tarvitsi toiminnanohjausjärjestelmää helpottamaan pohjoismaista yhteistyötä, raportointia ja läpinäkyvää johtamista. Kun Perimeter siirtyi Odooseen kolmessa maassa, yhteistyö parani ja jokapäiväisestä työstä tuli tehokkaampaa.

GPP Perimeter Protection Group (GPP) valmistaa, asentaa ja huoltaa erilaisia aluesuojaukseen liittyviä turvallisuusratkaisuja, kuten kulkuportteja ja aitoja. GPP:n turvaratkaisut ovat käytössä muun muassa yritysten ja taloyhtiöiden kulunvalvonnassa. Niillä suojataan myös ydinvoimaloita ja muita korkean turvallisuuden kohteita, joten järjestelmälle ja sen toimivuudelle on korkeat toimintavarmuuskriteerit 24/7.

Useiden eri järjestelmien sekava ja toimimaton vyyhti purettiin 

GPP:llä oli aiemmin käytössä omat erilliset toiminnanohjausjärjestelmät eri maissa. Tämän vuoksi muun muassa tuotekoodit oli perustettu saman konsernin tytäryhtiöissä eri tavoilla. Yhdellä ja samalla tuotteella oli monta eri koodia riippuen toimintamaasta. 

Suomen yhtiön aiemmin käyttämä taloushallinnon ohjelmisto ei soveltunut kaikilta osin varastonhallintaan, mikä aiheutti luonnollisesti ongelmia kirjanpitoon. Huoltotoimintojen ohjaukseen käytetty ohjelmisto oli myös jäänyt auttamattomasti vanhanaikaiseksi. 

Tavoitteena oli saada käyttöön yksi yhteinen moderni toiminnanohjausjärjestelmä, jolla voidaan automatisoida toimintoja. Katse kääntyi pian Odooseen, joka mahdollisti pohjoismaisten toimintojen yhdenmukaistamisen, yhteisen raportointityökalun ja yhtenäisen taloushallinnon järjestelmän kolmeen eri maahan (Suomi, Tanska, Ruotsi).

Yhteen järjestelmään siirtyminen on helpottanut työtä ja tuonut selvää säästöä, kun on luovuttu erillisistä ohjelmista, jotka eivät keskustelleet keskenään.

Myös Odoon käyttämä avoin lähdekoodi oli merkittävä valintakriteeri, sillä se takaa ohjelmiston joustavan kehittämisen ja muokkaamisen.

Kokemukset Odoosta ovat olleet niin lupaavia, että uusien maiden lisääminen Odoon piiriin on niin ikään suunnitelmissa. Odoon laajan maailmanlaajuisen kumppaniverkoston avulla on mahdollista ottaa järjestelmä käyttöön lähes minne vain paikallisen kumppanin avulla. GPP:n Odoo-projektin päävastuullinen oli SprintIT Finland Oy, mutta ruotsalainen kumppani hoiti paikalliset liittymät sähköiseen laskutukseen. Nyt GPP hoitaa Odoolla kolmen maan ostot, varastonhallinnan, myynnin ja CRM:n, projektit, taloushallinnon, tuntikirjaukset ja huoltotoiminnot. Muun muassa palkkahallinto ja kuluseuranta on tarkoitus siirtää Odooseen seuraavassa vaiheessa.

Huollon iso digiloikka

Tuotteiden huollon oikea-aikaisuus ja sujuvuus on erittäin tärkeää GPP:n asiakkaille. SprintIT:n avulla Odoon kenttähuoltotoimintoja kehitettiin vastaamaan yrityksen kasvun myötä muuttuneita tarpeita.

Aikaisemmin GPP hoiti huoltoon liittyvät tehtävät erillisellä ohjelmalla. Asiakas- ja laitekanta oli kasvanut niin suureksi, että vanha järjestelmä alkoi olla riittämätön. Vanhassa ohjelmassa ei ollut mahdollisuutta töiden aikataulutukseen. Keikat kirjattiin irrallisina tapahtumina, ja niiden hallinta oli haastavaa. Näitä haasteita lähdettiin ratkomaan Odoossa. SprintIT:n avulla Odoon Field Service -vakiotoimintoja kehitettiin edelleen niin, että asennusprojektien edistymistä ja laitteiden määräaikais- ja vikahuoltoja ohjataan Odoolla. Huollon töiden suunnittelu ja ennakoiminen on nyt tehokasta. 

“Huoltotoimintojen siirtäminen Odooseen on parantanut huollon työn suunnittelua ja töiden ennakoimista. Meillä usein samat henkilöt hoitavat sekä projektiasennuksia että huoltoa. Yhden järjestelmän ansiosta emme vahingossa buukkaa sähköasentajaa samaan aikaan projektitoimitukseen ja huoltotyöhön. Enää ei tehdä vahingossa tuplabuukkauksia eikä istuta tyhjänpantteina odottamassa seuraavaa keikkaa. Tulevien viikkojen resurssointi voidaan suunnitella tehokkaasti seuraavalle viikolle.”

Odoossa näkyy suoraan asiakkaan laitekanta ja kunkin asiakkaan laitteiden huoltosopimukset ja tarvittavat määräaikaiset huoltotehtävät. Odoo näyttää määräaikaishuollon aikataulut koko vuodelle, ja kun asiakkaan määräaikaishuolto alkaa olla ajankohtainen, Odoo hälyttää huollon tarpeesta. 

Kun asiakkaalta tulee huoltopyyntö, asiakaspalvelu näkee Odoosta mitä versioita eri laitteesta asiakkaalla on. Huoltohenkilö osaa valita heti mukaan ne varaosat, joita juuri tämän asiakkaan laitteisiin tarvitaan. Myös ajantasainen varastonhallinta samassa järjestelmässä on tärkeää huollolle. Näkyvyys varastossa pidettävien varaosien tilasta (ja toimivat hälytysrajat) takaavat sen, että huoltajille on aina tarjolla tarvittavat varaosat.

Laiterekisteriin pohjautuva huoltotoiminnon kehittäminen on parantanut myös projektiasennusten kustannusseurantaa. Asennusprojektien etenemisen seuranta- ja budjettinäkymä on nyt paljon aiempaa tarkempi. Nyt huollon tekemät tuntikirjaukset päivittyvät suoraan järjestelmään. Tuntipohjaisissa sopimuksissa asentajan tunnit kirjautuvat suoraan myös laskutukseen ja kirjanpitoon. Kiinteähintaisissa huoltosopimuksissa on puolestaan mahdollista seurata huoltoasiakkuuden kannattavuutta yritykselle ilman raportointiviivettä.

Luottokonsultin ohjauksessa projekti etenee sujuvasti

Onnistunut ERP-projekti alkaa huolellisella määrittelyllä. Parhaimmillaan kokeneen konsultin ohjaamana ERP-projekti selkiyttää yrityksen kaikkia prosesseja. GPP:n projekti aloitettiin laatimalla tarkat toimintakuvaukset asiakkaan ja konsultin yhteistyönä.

“Leon kanssa yhteistyö oli saumatonta, ja hänellä oli selkeästi paljon näkemystä erilaisten yritysten projekteista. Hän kertoi, milloin meidän oli järkevää muuttaa omaa prosessiamme Odoon logiikkaan sopivaksi, ja milloin oli tarve kehittää Odoota GPP:n tarpeisiin. SprintIT:n projektipäällikkö Leon osuus projektin onnistumiseen oli äärimmäisen tärkeää, koska hänellä oli valtavan hyvä kokonaisnäkemys ratkaisusta”, kertoo Janne Mikkola, joka vastasi GPP:n Odoo-projektista.

“Projekti eteni sujuvasti. Tapasimme virtuaalisesti kerran viikossa koko projektihenkilöstön kanssa ja päivitimme tilanteen. Tämän lisäksi olimme tarvittaessa päivittäin yhteydessä Leoon. Hän toimi esimerkillisesti läpi projektin ja oli aina todella hyvin tavoitettavissa. Hän hoiti myös kaiken kommunikoinnin koodareille ja arkkitehdille, ja saimme ratkaisuehdotukset tai muutokset aina takaisin saman päivän aikana. “

Jannen vinkki ensimmäiseen ERP-projektiin ryhtyvälle

Jonkinmoinen perusosaaminen valittavasta ohjelmistosta olisi hyvä olla kaikilla projektissa mukana olevilla ihmisillä alusta alkaen.

Suurin haaste oli opetella uuden järjestelmän käyttöä samalla kun kehitimme sitä tarpeitamme vastaavaksi. Siksi oli äärimmäisen tärkeää, että meillä oli osaava konsultti apuna.

Meillä lisähaastetta toi myös se, että jokainen maa oli käyttänyt eri ohjelmistoja, jotka toimivat eri logiikoilla. Tämän vuoksi lähtötilanne ja odotukset olivat erilaiset tytäryhtiöissä.

Janne Mikkola, Area Manager, GPP