Miten hyödynnän ERP -ohjelmistoa asiantuntijayrityksen johtamisessa?

Onko henkilökunnan käyttöaste ja asikastyytyväisyys hyvällä tasolla?


Asiantuntijayrityksen kannattavuuden vaikutat  tehokkaimmin asiakastyytyväisyyttä parantamalla ja maksimoimalla henkilöstön käyttöastetta. 


Asiantuntijayrityksessä käyttöaste tarkoittaa laskutettavien tuntien suhdetta työtunteihin, joista maksetaan palkkaa.  Mitä suuremman osan työajastaan asiantuntija voi laskuttaa, sitä korkeammaksi hänen käyttöasteensa nousee. Vastaavasti, mitä vähemmän organisaatiossa on hallinnollista henkilökuntaa suhteessa asiakastyötä tekeviin, sitä korkeammaksi asettuu yrityksen käyttöaste. Heikko käyttöaste on merkki siitä, että yritys toimii turhaan tyhjäkäynnillä, käyttää liikaa aikaa byrokratiaan tai ylimääräisiin rutiineihin. Kaikki tämä laskee yrityksen kannattavuutta. 

Käyttöasteeseen voi vaikuttaa motivoinnilla, kuten palkitsemalla asiantuntijoita laskutusasteen perusteella, viestimällä avoimesti laskutusasteesta ja siirtämällä laskutuksen asiantuntijoiden vastuulle. 

Tyhjäkäyntiä voidaan vähentää  valitsemalla oikeat työvälineet, kuten moderni toiminnanohjausjärjestelmä.  Käytettävän järjestelmän helppokäyttöisyys ja toiminnallisuus korostuu, kun on tarve tehostaa toimintaa. Tehokkaasti toimiva asiantuntijaorganisaatio pyrkii minimoimaan ajan, joka käytetään rutiineihin. Niinkin yksinkertaisissa asioissa kuin työtuntikirjauksien sekä tunti- ja matkalaskujen käsittelyssä voi saada aikaan huomattavia säästöjä, kun keskittää tiedon käsittelyn yhteen järjestelmään.

Odoossa usein toistuvat rutiinit voidaan myös automatisoida. Esimerkiksi asiantuntijoiden tuntikirjaukset ja kululaskut siirtyvät lähes automaattisesti asiakaslaskutukseen.  Usein toistuvat osto- ja myyntilaskut voidaan automatisoida lähestulkoon reskontrakirjanpitoon asti.  SprintIT on kehittänyt tämänkaltaista ohjelmistorobotiikkaa Odooseen.

Kaikki yhteen paikkaan 

Tyypillisesti yrityksissä hallinnoidaan useita IT-järjestelmiä. Kasvuyrityksissä  usean järjestelmän loukkuun ajaudutaan usein vahingossa ilman sen kummempaa suunnitelmaa. Isoissa yrityksissä toiminnot helposti siiloutuvat, minkä vuoksi jokaiseen työtehtävään saattaa valikoitua oma järjestelmä, joka ei keskustele muun organisaation tarpeiden kanssa. 

Jos asiantuntijayrityksessä myyntiä, tarjousten käsittelyä ja projekteja  ylläpidetään useissa eri työkaluissa ei tärkeät tiedot välttämättä ajan tasalla.  Kun dokumentaatio ja viestintä pirstaloituvat eri kanaviin, tieto ei ole oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan.  Tällaisessä ympäristössä tiedon  käsittely on vähintäänkin hidasta ja aikaa tuhlataan ylimääräiseen selvittelyyn ja väärinymmärrysten korjaamiseen 

Tehokkaasti toimiva asiantuntijayritys hoitaa markkinoinnin,  myynnin, asiakkuuksien hoidon (CRM) sekä projektien johtamiseen samassa järjestelmässä, missä muutkin päivittäiset rutiinit pyörivät. Kun yhteen kattojärjestelmään tuodaan vielä rekrytointiin ja tapahtumajärjestelyihin liittyvät toiminnallisuudet sekä  taloushallinnon tehtävät, alkaa järjestelmän käyttö jo itsessään parantaa tehokkuutta ja tuoda säästöjä.

 

Opettele tulkitsemaan dataasi oikein 

Jos ei nyt ihan selvännäkijän ennustustaitoja omaisikaan, niin oikean datan fiksulla tulkinnalla voit päästä jo aika lähelle. Toiminnanohjausjärjestelmästä saa melko tarkan  tulevaisuuden ennusteen, jonka varassa voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä uusista investoinneista, palvelujen tuotteistamisesta ja yrityksen toiminnan kehityksen painopistealueista. 

Kun kaikki käyttävät yhtä ja samaa helppokäyttöistä toiminnanohjausjärjestelmää, on myyntiennusteet realistisia ja luotettavia. Kannattavuusennusteiden perusteella asiantuntijayritys voi tehdä oikeat päätökset muun muassa uusista rekrytoinneista ja henkilökunnan täydennyskoulutuksesta riittävän ajoissa.   Kun data on  luotettavaa ja sitä tulkitaan oikein, tiedetään missä kohtaa myyntiprosessia tai asiakkuudenhoitoa on eniten kehitettävää.

Johtopäätökset voivat osua oikeaan vain silloin kuin data on kunnossa. Analysoijan on voitava luottaa, että tieto on ajan tasalla ja kaikilla on sama tieto.  Siksi on tärkeää, että keskität tiedon ja lukujen pyörittämisen mahdollisimman harvaan järjestelmään, parhaimmassa tapauksessa yhteen. 


 
 

Odoo on parantanut Spinversen kilpailuetua

Vahvassa kasvussa oleva innovaatiokonsultointiyritys  Spinverse on asiantuntijayritys isolla A:lla. Spinverse käyttää Odoo-toiminnanohjausta lähes kaikkeen. Spinversen seniorikonsultti Mikko J. Salminen arvioi, että ilman Odoota he tarvitsivat ainakin yhden ylimääräisen hallintoihmisen.

Lue täältä, miten  Spinverse on parantanut kilpailuetuaan Odoon avulla.  


Lue lisää toiminnanohjausjärjestelmän eduista asiantuntijaorganisaatiolle.

 Miten tehokkaasti toimitte?


Käsittelettekö projekti- ja asiakastietoja lukuisissa exceleissä? 

Turhauttaako kuunvaihteen laskutustyöt projektipäällikköjäsi?

Viekö hallitusraporttien kerääminen tuhottoman paljon aikaa? 

Ennen kaikkea teettekö oikeita asioita ja  mittaatteko tekemistä ajantasaisella datalla?


Jos vastasit kyllä johonkin kysymykseen, ota yhteyttä!

Kartoitetaan yhdessä asiat, joita voitte tehostaa Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän avulla.


.

Sprintit Oy, Johanna Kolehmainen
syyskuuta 2019 — 197 katselukertaa Asiantuntijaorganisaatio ERP