Miten varautua taantumaan?
Taantuman merkit näkyvät jo Suomessa. Listasimme kolme syytä, miksi juuri nyt on oikea aika investoida toiminnanohjaukseen.
Taantuman merkit näkyvät jo Suomessa. Listasimme kolme syytä, miksi juuri nyt on oikea aika investoida toiminnanohjaukseen.
Juhannuksen kynnyksellä Tilastokeskus tarkensi Suomen vuoden 2018 kasvulukuja. Viime vuonna kasvu oli jäänyt 1,7 prosenttiin, selvästi alle aiemmin ennustetun 2,3 prosentin.
Kun vientiteollisuuden veturiyritykset supistavat tilauksiaan alihankkijoiltaan, vaikutus jatkuu koko toimitusketjun läpi. Toiminnan hidastuminen pakottaa yrityksiä karsimaan vähemmän tärkeitä kuluja ja investointeja.
Mutta, mistä on järkevää karsia taantumassa? Väitän, että ei ainakaan toiminnanohjaukseen investoimisesta.
Kolme hyvää syytä laittaa toiminnanohjaus kuntoon ennen taantumaa tai viimeistään sen aikana
Taantumassa heikentynyt kysyntä aiheuttaa paineita laskea hintaa tai vaihtoehtoisesti nostaa laatua ilman hinnankorotusta. Kumpikin toimenpide onnistuu kannattavasti ainoastaan parantamalla tuottavuutta.
Yleensä ensimmäinen reaktio taantuman iskiessä on kulujen karsinta siten, että leikataan ydintoiminnan kannalta epäolennaisia kuluja. Pelkkä kulujen karsiminen ei kuitenkaan nosta tuottavuutta vaan saattaa pahimmassa tapauksessa jopa heikentää sitä. Laskusuhdanteessa on tärkeää ymmärtää, missä on potentiaalia tehostaa toimintaa ja mistä on järkevää karsia.
1) Toiminnanohjaus antaa eväät tuottavuuden parantamiseksi
Tuottavuuden parantaminen on pitkäjänteinen prosessi, jossa on tehostettava tiedon- ja materiaalivirtojen kulkua. Kumpikin edellyttää isoja muutoksia organisaation työtavoissa.
Jotta jotain voidaan parantaa, sitä pitää pystyä mittaamaan luotettavasti. Yksi tuottavuusmittari on käytettyjen työtuntien määrä tuotetta tai palvelua kohden. Toinen yleinen tuottavuusmittari on tuotteeseen käytetyn materiaalin tai ulkoistuspalvelujen määrä.
Tehdäksesi oikeita johtopäätöksiä tuottavuuden parantamiseksi, mittareiden on oltava luotettavia, niiden tulee perustua oikeisiin, ajantasaisiin sekä johdonmukaisesti ja kattavasti kerättyihin tietoihin.
Toiminnanohjauksen avulla pääset kiinni niihin asioihin, joihin puuttumalla selviät laskusuhdanteesta kunnialla.
2) Toiminnanohjausjärjestelmällä tehostat prosesseja ja johdat toimintaa datalla
Tuottavuuden parantaminen onnistuu vain, jos on selkeä ymmärrys siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia tuottavuuden kannalta. Oikean tiedon kerääminen edellyttää, että taustalla oleva prosessi tunnetaan ja se dokumentoidaan. On tärkeää tietää, mitä missäkin vaiheessa tehdään ja miten paljon työtä, materiaalia ja palveluja kulutetaan prosessin eri vaiheissa.
Prosessin auki piirtäminen ei ole rakettitiedettä, mutta se jää yllättävän usein yrityksiltä tekemättä, kun keskitytään lyhyen aikavälin tuloksen tekemiseen. Prosessikuvauksen laatimisessa voi olla hyvä luottaa ammattilaiseen. Kuvaus vaatii mittaamista, haastatteluja ja ennen kaikkea huolellista dokumentointia.
Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa prosessien hallinnan alusta loppuun niin, että jokainen vaihe kirjautuu järjestelmään. Tietokantaan kertyvä data antaa valmiuden eri mittareiden, kuten tuottavuuden, määrittämiseksi. Kun tieto käytetyistä resursseista sekä syntyneistä tuotoksista kertyy tietokantaan, voidaan toimintaa tarkastella analyyttisesti.
Analyyttinen tarkastelu osoittaa toiminnan pullonkaulat ja heikkoudet. Voit unohtaa mutun ja alkaa johtamaan liiketoimintaasi dataan perustuen.
“On tärkeää, että hyvinä aikoina varaudutaan huonompiin.” Olli Rehn, Suomen Pankin pääjohtaja.
3) Toiminnanohjauksen käyttöönotto onnistuu parhaiten hiljaisena sesonkina
Toiminnanohjauksen käyttöönotto on monivaiheinen projekti. Onnistunut käyttöönotto vaatii eri prosessien omistajien kuten myynnin, oston, tuotannonsuunnittelun, varastonhallinnan ja taloushallinnon henkilökunnan sitoutumista. On tärkeää, että kaikki organisaatiossa osallistuvat suunnitteluun ja sitoutuvat uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttööottoon, koulutukseen ja ylläpitoon.
Suuria muutoksia on usein vaikea viedä huolella läpi noususuhdanteessa, kun kiire on pahimmillaan. Myynnillisesti hiljaisempina aikoina on enemmän aikaa tarkastella ja kehittää omia toimintatapoja. Silloin on myös parempi työrauha suunnitella ja sitouttaa organisaatio uuteen tapaan toimia.
Taantuman jälkeen koittaa aina uusi noususuhdanne. Ne yritykset, jotka hyödyntävät laskusuhdannetta parantaakseen toimintansa tuottavuutta ja ohjattavuutta asemoivat itsensä oman toimialansa paalupaikalle. Nämä yritykset ottavat jatkossa kasvavista markkinoista kaiken irti paremmalla laadulla ja kilpailukykyisemmillä hinnoilla.
SprintIT:llä on laaja kokemus vaativista toiminnanohjauksen käyttöönottoprojekteista. Tutustu asiakkaisiimme.
Olemme Suomen ainoa Gold Partner -tason saavuttanut virallinen Odoo-kumppani. Odoo toiminnanohjausjärjestelmällä on eniten käyttäjiä maailmassa.
"Älkää koskaan jätä tilaisuutta käyttämättä – kuten hyvää taantumaa.” Jack Welch, General Electricsin toimitusjohtaja.
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä
klikkaa juttuun otsikosta
Vinkit ERP-järjestelmän valintaan
Listasimme viisi vinkkiä, mitä kannattaa ottaa huomioon toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa.
ERPillä 50% säästöt
Confettilla on tarkkaan laskettu Odoo järjestelmään siirtymisen hyödyt. Ostotilausten tekemiseen käytettävä aika on lyhentynyt yli 50 prosenttia. Myös laskutusprosessissa selvitään nykyään puolet vähemmällä työmäärällä entiseen verrattuna.
Montako järjestelmää tarvitaan?
Digitalisaation ei kuulu olla IT-järjestelmien ostamista, hallintaa ja integrointia. Se on parhaimmillaan työn sujuvuutta, tiedon helppoa löytämistä, tiedolla johtamista.