Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä – sujuva käyttöönotto ja selkeä käyttöliittymä

Helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän, loogisen rakenteen ja vaiheittaisen käyttöönoton, jotka tekevät arjesta sujuvaa ilman pitkää koulutusta tai monimutkaista projektia. Avoimen lähdekoodin Odoo nousee usein esiin helppokäyttöisimpänä ERP-vaihtoehtona pk-yrityksille. Odoo on eurooppalainen, I​SO 27001 -sertifioitu ratkaisu, mikä on etu tietosuojan ja GDPR-vaatimusten näkökulmasta. Avoin lähdekoodi poistaa toimittajalukon ja pitää kokonaiskustannukset ennakoitavina. Odoossa kaikki moduulit noudattavat samaa logiikkaa, joten yhden moduulin opittuaan käyttäjä osaa navigoida muissakin. Helppous syntyy kahdesta asiasta yhtä aikaa: itse järjestelmän käytöstä ja käyttöönoton sujuvuudesta.

SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani ja ERP-asiantuntija, joka auttaa yrityksiä ja isoja järjestöjä ottamaan käyttöön avoimeen lähdekoodiin perustuvan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksesta käyttöönottoon, jatkuvaan kehitykseen ja ylläpitoon. SprintIT:n tärkein tehtävä on toimia strategisena kumppanina, joka tekee järjestelmän käytöstä ja hallinnasta helppoa.

Mistä toiminnanohjausjärjestelmän helppous muodostuu?

Toiminnanohjausjärjestelmän helppokäyttöisyyden ja käyttöönoton sujuvuuden määrittää kuusi tekijää, jotka vaikuttavat sekä päivittäiseen käyttöön että käyttöönoton onnistumiseen. Helppous ei ole ohjelmiston pinnallinen ominaisuus, vaan seuraus rakenteellisista valinnoista.

• Yhtenäinen käyttöliittymä: Kun kaikki toiminnot näyttävät samalta ja toimivat samalla logiikalla, käyttäjän ei tarvitse opetella montaa erilaista ohjelmaa. Yhden moduulin opittuaan käyttäjä osaa siirtyä toiseen ilman uutta koulutusta.
• Osaava kumppani: Järjestelmän helppous ei riipu pelkästään ohjelmistosta. Oikea kumppani tuo mukanaan toimialaosaamisen, valmiit prosessimallit ja parhaat käytännöt, jotka lyhentävät käyttöönottoa ja säästävät organisaatiota kalliilta kokeiluilta.
• Vaiheittainen käyttöönotto: Järjestelmä voidaan ottaa käyttöön osissa, jolloin organisaatio ehtii sopeutua eikä koko toimintaa muuteta kerralla.
• Selkeä tietorakenne: Tieto tallennetaan kerran ja on saatavilla kaikkialla, mikä vähentää virheitä ja päällekkäistä työtä.
• Automaatio: Tieto kulkee moduulien välillä automaattisesti
• Mobiilikäyttö: Työ onnistuu myös puhelimella varastossa tai kentällä.

Mielestäni Odoo on ollut helppo oppia. Se on looginen, ja etuna on tietysti se, että kaikki moduulit näyttävät suurin piirtein samalta ja toimivat samoilla logiikoilla. Kun oppii käyttämään yhtä moduulia, on helppo navigoida muissakin.

Laura Ruotsalainen
talousjohtaja, Plugit Finland Oy

Helppokäyttöisyys syntyy arkkitehtuurista, ei karsimisesta

Ero helppokäyttöisen ja monimutkaisen toiminnanohjausjärjestelmän välillä ei synny toiminnallisuuden määrästä vaan siitä, miten järjestelmä on rakennettu ja otettu käyttöön. Hyvin suunniteltu ja modulaarinen ERP on yhtä aikaa kattava ja helppo käyttää. Monimutkaisuus taas johtuu usein jäykästä arkkitehtuurista ja raskaasta käyttöönottoprojektista, ei laajemmista ominaisuuksista. Alla oleva taulukko vertaa kahta lähestymistapaa.

Mittakaava kertoo saman: Odoolla on Odoon virallisten tietojen mukaan kymmeniä miljoonia käyttäjiä maailmanlaajuisesti, ja sen sovellukset kattavat myynnin, talouden, varaston, tuotannon, asiakkuudenhallinnan ja verkkokaupan. Sama järjestelmä palvelee niin muutaman hengen yritystä kuin suuria organisaatioita, eikä helppokäyttöisyys ole pois sen kattavuudesta.

Miksi käyttäjät oppivat Odoon nopeasti?

Odoo on helppokäyttöinen, koska sen visuaalinen käyttöliittymä ja yhtenäinen moduulilogiikka madaltavat oppimiskynnystä. Käyttäjät oppivat järjestelmän nopeasti, koska sama käyttölogiikka toistuu myynnistä varastoon ja taloushallintoon. Tämä näkyy lyhyempänä perehdytysaikana ja parempana käyttöönoton onnistumisena.

Käytön helppoutta tukee se, että tieto on aina saatavilla yhdestä paikasta ja työ onnistuu myös mobiilisti. Henkilöstö pääsee tuottavaan työhön nopeasti ilman pitkää opettelua.

Minä ja moni muukin meillä pitää Odoota intuitiivisena ja simppelinä käyttää. Heti ensimmäisestä päivästä alkaen, kun saatiin järjestelmä pystyyn, ovat työt sujuneet mallikkaasti.

Tuomas Turkki
tuotekehitysvastaava, C.P.E. Production Oy

Henkilökunta oppi Odoon käytön nopeasti ja vaivattomasti, tuotanto on nyt paperitonta ja myynnillä on kaikki asiakastieto aina käden ulottuvilla mobiilissa.

Sami Rastas
liiketoimintajohtaja, Nanten Oy​

Nopea käyttöönotto ilman monimutkaista projektia

Helppokäyttöisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu vaiheittain ilman, että koko toiminta pysäytetään. SprintIT toteuttaa Odoo-käyttöönotot ketterällä mallilla, jossa projekti palastellaan sprintteihin. Ensimmäiset toiminnallisuudet otetaan tuotantoon jo ensimmäisten viikkojen aikana, ja pk-yrityksen koko käyttöönotto pienemmille projekteille kestää tyypillisesti 2-6 kuukautta. Isommissa projekteissa, jotka sisältävät laajoja räätälöintitoiveita ja suuremman määrän moduuleita, käyttöönotto kestää tyypillisesti 6-12 kuukautta. Vaiheittainen eteneminen pienentää alkuinvestointia ja vähentää muutosvastarintaa.

Vaiheittainen malli tekee myös perehdytyksestä helppoa. Kun osa henkilöstöstä on jo oppinut järjestelmän, osaaminen leviää organisaatiossa luontevasti. Lue lisää ketterästä ERP toteutuksesta blogistamme.

Koska projekti toteutettiin vaiheittain, myös käyttäjät perehdytettiin vähitellen. Kun osa henkilökunnasta oli jo ehtinyt käyttää Odoota, he alkoivatkin perehdyttää toinen toistaan. Se oli meille tietysti ilo nähdä.

Eero Tukiainen
projektipäällikkö, Plugit Finland Oy

Käyttöönoton helppous ratkaisee koko hankkeen onnistumisen. Järjestelmä on vain niin hyvä kuin sen käyttöönotto, ja kokenut kumppani tuo mukanaan toimialaymmärryksen, prosessien suunnittelun ja valmiit parhaat käytännöt. Tämän vuoksi useimmille pk-yrityksille kumppanin kanssa toteutettu käyttöönotto on nopein ja helpoin tapa ottaa toiminnanohjausjärjestelmä käyttöön.

Skaalautuuko Odoo kasvavan yrityksen mukana?

Toiminnanohjausjärjestelmä skaalautuu tehokkaasti kasvun mukana, kun se perustuu modulaariseen ja selkeään käyttöliittymään. Odoo kasvaa yrityksen mukana, koska jokainen uusi toiminto noudattaa samaa käyttölogiikkaa kuin aiemmin opitut. Järjestelmää on helppo laajentaa uusilla moduuleilla sitä mukaa kuin tarpeet kehittyvät. Yritys voi aloittaa esimerkiksi myynnistä ja varastonhallinnasta ja laajentaa myöhemmin taloushallintoon, tuotannonohjaukseen ja muihin toimintoihin.

Haluatko selvittää, miten helppokäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä sopisi juuri teidän yrityksellenne? Ota yhteyttä SprintIT:n asiantuntijoihin, niin kartoitetaan yrityksellenne sopiva kokonaisuus.

Usein kysytyt kysymykset​

Mikä toiminnanohjausjärjestelmä on helppokäyttöisin?

Avoimen lähdekoodin Odoo on yksi helppokäyttöisimmistä toiminnanohjausjärjestelmistä pk-yrityksille, koska kaikki sen moduulit noudattavat samaa modernia käyttöliittymää ja selkeää visuaalista logiikkaa. Kun käyttäjä oppii yhden moduulin, hän osaa navigoida muissakin ilman uutta koulutusta. Tämä lyhentää perehdytysaikaa ja parantaa käyttöönoton onnistumista.

Kuinka nopeasti toiminnanohjausjärjestelmän saa käyttöön?

Ketterällä käyttöönottomallilla ensimmäiset toiminnallisuudet saadaan tuotantoon jo ensimmäisten viikkojen aikana. Pk-yrityksen koko Odoo-käyttöönotto kestää tyypillisesti noin 2-6 kuukautta projektin laajuudesta riippuen. Isot projektit, jotka sisältävät runsaita räätälöintitoiveita kestävät 6-12 kuukautta. Vaiheittainen eteneminen tarkoittaa, ettei koko järjestelmän tarvitse olla valmis ennen kuin siitä saa hyötyä.

Tarvitseeko ERP:n käyttöönottoon kumppanin?

Teknisesti Odoon voi ottaa käyttöön itsenäisesti, mutta useimmille pk-yrityksille kumppanin kanssa toteutettu käyttöönotto on nopein ja helpoin tapa. Kumppani tuo mukanaan toimialaymmärryksen, prosessisuunnittelun ja valmiit parhaat käytännöt. SprintIT:ltä saa myös jatkuvan käyttötuen.

Onko helppokäyttöinen ERP riittävän monipuolinen?

Kyllä. Helppokäyttöisyys ei tarkoita karsittua toiminnallisuutta. Odoon yli 80 moduulia kattavat myynnin, talouden, varaston, tuotannon, asiakkuudenhallinnan ja verkkokaupan. Yksi käyttäjäkohtainen lisenssi sisältää kaikki moduulit, ja toimintoja laajennetaan tarpeen mukaan ilman lisenssihinnan nousua.

Onko Odoo helppo oppia ilman aiempaa ERP-kokemusta?

On. Odoon yhtenäinen käyttölogiikka ja visuaalinen käyttöliittymä madaltavat oppimiskynnystä myös käyttäjille, jotka eivät ole aiemmin käyttäneet toiminnanohjausjärjestelmää. Vaiheittaisessa käyttöönotossa henkilöstö perehtyy järjestelmään asteittain, ja osaaminen leviää organisaatiossa luontevasti käyttäjältä toiselle.

Mikä on SprintIT?

SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani ja ERP-asiantuntija, joka auttaa yrityksiä ottamaan käyttöön avoimeen lähdekoodiin perustuvan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän. SprintIT toimii strategisena kumppanina kartoituksesta käyttöönottoon, kehitykseen ja ylläpitoon, ja se tarjoaa ainoana Suomessa Odoo-taloushallinnon Suomi-lokalisaation.

Lähteet ja lue lisää

• Odoo: virallinen sivusto ja tuotekuvaukset
• Odoo: yritys- ja käyttäjätilastot
• Odoo: tekninen dokumentaatio
• Odoo: tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
• SprintIT: Mikä on Odoo ERP
• SprintIT: palvelut ja Odoo-käyttöönotto sprinteissä
• SprintIT: Odoo-taloushallinto suomalaisille yrityksille
• SprintIT: asiakaskokemukset ja referenssit