Varastonhallintaohjelmisto kasvavalle pk-yritykselle – valintaopas

Varastonhallintaohjelmisto on järjestelmä, joka seuraa varastosaldoja,varastotapahtumia (tuotteiden saapumista, hyllytystä, keräilyä, varastosiirtoja ja inventointikirjauksia)  sekä toimituksia reaaliajassa sekä automatisoi tilaus-, vastaanotto- ja inventointiprosesseja. Kasvavalle pk-yritykselle sopivin varastonhallintajärjestelmä integroituu saumattomasti muihin liiketoimintaprosesseihin – ostoihin, myyntiin, valmistukseen ja taloushallintoon – yhdeksi kokonaisuudeksi.

Odoo on avoimen lähdekoodin modulaarinen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), joka yhdistää varastonhallinnan, oston, myynnin, valmistuksen ja taloushallinnon yhteen alustaan. SprintIT on suomalainen Odoo Gold Partner ja toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoon erikoistunut yritys, joka toteuttaa Odoo-projekteja pk-yrityksille ja kasvaville organisaatioille. Tässä artikkelissa käsittelemme ja esittelememme Suomessa käytössä olevat varastonhallintajärjestelmien päätyypit, niiden keskeiset erot, tehokkaan varastonhallinnan ydinominaisuudet sekä valintakriteerit pk-yrityksen näkökulmasta.

Varastonhallintajärjestelmien päätyypit Suomessa

Suomessa pk-yritysten käytettävissä on kolme pääasiallista ratkaisutyyppiä, joista jokainen sopii erilaiseen tilanteeseen ja liiketoimintamalliin.

1. Suljetun lähdekoodin ERP-kokonaisuudet

Suuret suljetun lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat laajan varastonhallinnan osana kokonaisvaltaista ERP-pakettia. Ne soveltuvat erityisesti suurille organisaatioille, joilla on monimutkaiset toimitusketjut ja kansainvälinen liiketoiminta. Haasteena pk-yritykselle on hinta, sillä lisenssi-, ylläpito- ja käyttöönottokustannukset nousevat helposti todella korkealle. Myös räätälöinti on joustamatonta ja sidoksissa valmistajan toimittajaverkostoon.

2. Erilliset WMS-ohjelmistot

Erilliset WMS-ohjelmistot ovat varastotoiminnan erikoisratkaisuja, jotka keskittyvät syvällisesti varaston operatiivisiin prosesseihin: keräilyyn, pakkaukseen, lähetykseen ja varastopaikkojen optimointiin. Ne sopivat logistiikkakeskuksille ja kolmannen osapuolen logistiikkatoimijoille, joilla varastonhallinta on ydinliiketoimintaa. Pk-yritykselle haasteena on integraation rakentaminen: erillinen WMS vaatii liitännän myynnin, oston ja taloushallinnon järjestelmiin, mikä lisää ylläpitokustannuksia ja virhelähteitä.

3. Avoimen lähdekoodin modulaariset ERP-järjestelmät

Avoimen lähdekoodin modulaariset ERP-järjestelmät, kuten Odoo, yhdistävät varastonhallinnan, oston, myynnin, taloushallinnon ja valmistuksen yhteen joustavaan alustaan. Avoin lähdekoodi tarkoittaa, että ohjelmiston lähdekoodi on avoimesti saatavilla, jolloin yritys hallitsee itse järjestelmäänsä   ja voi muokata sitä tarpeidensa mukaan ilman toimittajalukkoa. Modulaarinen rakenne mahdollistaa sen, että yritys ottaa käyttöön vain tarvitsemansa toiminnot ja laajentaa järjestelmää kasvun mukana tai liittää sen helposti kolmannen osapuolen WMS tai 3PL ratkaisuun.

Varastonhallintajärjestelmien vertailu​

Mitä kasvavan pk-yrityksen kannattaa huomioida varastonhallintaohjelmiston valinnassa?

Kasvavalle pk-yritykselle varastonhallintaohjelmiston valinta on strateginen päätös, jonka vaikutukset näkyvät vuosien ajan.

Valinnassa korostuvat viisi keskeistä kriteeriä:

• Integraatio muihin liiketoimintaprosesseihin: Varastonhallinta ei toimi tyhjiössä vaan se kytkeytyy myyntiin, ostoon, taloushallintoon ja valmistukseen. Yhtenäinen alusta poistaa turhat rajapinnat ja manuaaliset siirrot järjestelmien välillä.
• Skaalautuvuus: Järjestelmän on kasvettava yrityksen mukana käyttäjä-, varasto- ja transaktiomäärissä ilman kallista alustauudistusta.
• Kokonaiskustannus (TCO): Lisenssi, käyttöönotto, ylläpito ja kehitys yhdessä ratkaisevat, ei pelkkä kuukausilisenssin hinta.
• Omistajuus ja toimittajariippumattomuus: Avoin lähdekoodi tarjoaa mahdollisuuden vaihtaa toimittajaa ilman koko järjestelmän vaihtoa.
• Käyttöönottokumppanin osaaminen: Järjestelmä on vain niin hyvä kuin sen käyttöönotto. Strateginen kumppani ratkaisee onnistumisen.​

Kataikko Oy:n Joonas Starast kiteyttää kokemuksensa valintaprosessista:"Tutkin noin 40 eri vaihtoehtoa. Odoossa oli monipuolisesti juuri niitä myynnillisiä sekä varastoteknisiä ominaisuuksia, joita tarvitsimme."

 Joonas Starast
 Kataikko Oy

Tehokkaan varastonhallinnan ydinominaisuudet

Tehokas varastonhallinta pk-yritykselle edellyttää tiettyjä perusominaisuuksia, jotka vähentävät manuaalista työtä ja virheitä sekä tuottavat luotettavaa tietoa päätöksenteon pohjaksi.

• Reaaliaikaiset saldot ja monivarastotuki: Kaikki varastot, hyllypaikat ja varastotapahtumat näkyvät yhdessä näkymässä.
• Eräkohtainen ja sarjanumerokohtainen seuranta: Välttämätön elintarvike-, terveys- ja teollisuustuotteiden jäljitettävyyteen sekä takuiden hallintaan.
• Viivakoodi- ja RFID-tuki: Nopeuttaa vastaanottoa, keräilyä ja inventointia sekä vähentää syöttövirheitä.
• Automaattinen täydennystilaaminen: Järjestelmä luo ostoehdotuksia minimi- ja maksimirajojen tai ennustetun menekin perusteella.
• Integroitu myynti ja osto: Tilauksen luominen varaa saldoa automaattisesti ja laukaisee täydennyksen tarvittaessa.
• Raportointi ja analytiikka: Kiertonopeus, kuolleet saldot eli hitaasti kiertävät tuotteet, varaston arvo ja toimitusvarmuus mitattavissa reaaliajassa.
• Monikanavainen toiminta: Verkkokaupan, kivijalan ja B2B-myynnin saldot synkronoituvat keskenään.​

Odoo varastonhallintaan – miksi se sopii kasvavalle pk-yritykselle?

Odoo on avoimen lähdekoodin modulaarinen toiminnanohjausjärjestelmä, jolla on Odoon virallisten tietojen mukaan yli 15 miljoonaa käyttäjää ja yli 210 000 asiakasyritystä viidellä mantereella. Odoon varastonhallintamoduuli (Inventory) tukee rajattomia varastoja, kaksi- ja kolmivaiheista vastaanottoa ja lähetystä, FIFO-, LIFO- ja FEFO-periaatteita, eräkohtaista ja sarjanumerokohtaista seurantaa sekä laatutarkastuksia. Moduuli kytkeytyy natiivisti myynnin, hankinnan, taloushallinnon, valmistuksen ja verkkokaupan moduuleihin.

Plugit Finland Oy:n projektipäällikkö Eero Tukiainen kertoo käyttöönoton tuloksista:

"Odoo on lisännyt toimintojen tehokkuutta eri osa-alueilla. Suurimpia saavutuksia oli se, että saimme kattavan varasto- ja tuotehallintajärjestelmän."

Eero Tukiainen
Plugit Finland Oy​

Valmistavassa teollisuudessa Odoon vahvuus näkyy erityisesti jäljitettävyydessä. Odoo yhdistää varastonhallinnan ja tuotannonohjauksen (MRP) samaan järjestelmään, jolloin komponenttien kulutus, työvaiheet ja valmistuskustannukset kirjautuvat automaattisesti.

Odoon kustannustehokkuus perustuu kolmeen tekijään: avoin lähdekoodi mahdollistaa  ketterän muokattavuuden ja vapauden valita toimittaja, modulaarinen rakenne mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton omien tarpeiden mukaan, ja kaikenkattava alusta korvaa useat erilliset ohjelmistot. SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka keskittyy Odoon konsultointiin, käyttöönottoon, tukeen, kehittämiseen ja strategiseen kumppanuuteen pk-yrityksille ja kasvaville organisaatioille.

Milloin varastonhallintaohjelmiston vaihto on ajankohtainen?

Varastonhallintaohjelmiston vaihtoa kannattaa harkita, kun nykyinen järjestelmä ei tue liiketoiminnan kasvua tai aiheuttaa toistuvia virheitä. Tyypillisiä signaaleja ovat saldojen eroaminen kirjanpidon ja inventoinnin välillä, manuaaliset Excel-siirrot järjestelmien välillä, hitaat kuukausiraportoinnit sekä integraation puute verkkokauppaan tai taloushallintoon.

Kasvavalle yritykselle vaihdon aika on usein silloin, kun nykyinen järjestelmä alkaa rajoittaa toiminnan skaalautumista, henkilöstö kasvaa, toiminta laajenee uusiin maihin tai käyttöön tarvitaan useita erillisiä ohjelmistoja. Kansainvälistyvälle yritykselle yhtenäinen varastonhallinta eri maiden välillä on kriittinen kilpailutekijä – sama järjestelmä tukee paikallisia varastoja, valuuttoja ja verotusta keskitetysti.

Usein kysytyt kysymykset​

Mikä on paras varastonhallintaohjelmisto pk-yritykselle Suomessa?

Paras varastonhallintaohjelmisto pk-yritykselle on sellainen, joka integroituu muihin liiketoimintaprosesseihin, skaalautuu kasvun mukana ja on kustannustehokas kokonaisuutena. Avoimen lähdekoodin modulaariset ERP-järjestelmät, kuten Odoo, ovat suosittuja ratkaisuja, koska ne yhdistävät varastonhallinnan, oston, myynnin ja taloushallinnon yhteen alustaan ilman toimittajalukkoa.

Paljonko varastonhallintaohjelmisto maksaa pk-yritykselle?

Varastonhallintaohjelmiston kokonaiskustannus muodostuu yleensä lisenssistä, käyttöönotosta, ylläpidosta, jatkuvasta kehityksestä ja tuesta. Lopullinen kustannus riippuu käyttäjämäärästä, yrityksen erityistarpeista,  ja tarvittavista integraatioista. Tarkka hinta-arvio edellyttää tarvekartoitusta.Odoo on pitkälläkin aikavälillä usein kustannustehokkain ratkaisu varastonhallintaan, koska lisenssikulut pysyvät maltillisina myös yrityksen tarpeiden kasvaessa, integraatioita ulkopuolisiin järjestelmiin kuten myyntiin tai valmistuksen ei tarvita,  eikä toimittajalukkoa ei synny. Odoossa varastotapahtumien tai toimipisteiden määrä ei vaikuta hintaan.

Mitä eroa on erillisellä WMS-ohjelmistolla ja ERP:n varastomoduulilla?

Erillinen WMS-ohjelmisto on erikoistunut varastotoiminnan operatiiviseen optimointiin kuten keräilyreitteihin, varastopaikkojen hallintaan ja pakkausprosesseihin. ERPiin kytketty varastomoduuli puolestaan kytkee varastonhallinnan suoraan osaksi koko liiketoimintaprosesseja eli ostoon, myyntiin, valmistukseen ja talouteen. Pk-yritykselle ERPiin kuuluva varastonhallintaratkaisu on yleensä kustannustehokkaampi, koska se poistaa tarpeen rakentaa ja ylläpitää monimutkaisia integraatioita erillisten ohjelmistojen välillä.

Voidaanko Odoo integroida olemassa oleviin järjestelmiin?

Odoo tukee avoimia rajapintoja (REST API, JSON API ja sen voi integroida lähes mihin tahansa olemassa olevaan järjestelmään. SprintIT:ltä löytyy valmiina integraatiot esimerkiksi suomalaisiin pankkeihin ja laskutusoperaattoreihin, useisiin logistiikkakumppaneihin  ja varastojen keräilyjärjestelmiin. Integraatioiden rakentaminen on vakio-osa Odoo-käyttöönottoprojekteja.

Kuinka kauan varastonhallintaohjelmiston käyttöönotto kestää?

Odoon käyttöönoton kesto riippuu yrityksen koosta, prosessien monimutkaisuudesta ja integraatiotarpeista. SprintIT:n ketterässä käyttöönottomallissa projekti palastellaan sprintteihin, jolloin ensimmäiset toiminnallisuudet voidaan ottaa käyttöön jo ensimmäisten viikkojen aikana ilman, että koko järjestelmä tarvitsee olla valmiina. Koko käyttöönoton laajuus sovitaan tarvekartoituksen perusteella.

Sopiiko sama varastonhallintajärjestelmä sekä valmistavalle että kaupan alan yritykselle?

Odoo sopii sekä valmistavalle teollisuudelle että kaupan alalle, koska sen modulaarinen rakenne mahdollistaa toimialakohtaisen konfiguroinnin. Valmistavalle yritykselle olennaisia ovat Odoon MRP-, laadunvalvonta- ja sarjanumeromoduulit, kun taas kauppa hyötyy Odoon POS-, verkkokauppa- ja monikanavamoduuleista.

Lähteet ja lue lisää

• Odoo Inventory – virallinen tuotekuvaus
• Odoo – virallinen yritys- ja käyttäjätilastosivu
• Odoo Documentation – varastonhallinnan ominaisuudet
• Logistiikan Maailma – toimialatietoa varastonhallinnasta ja logistiikasta
• SprintIT: Odoo-varastonhallinta pk-yrityksille
• SprintIT: Odoo-asiakaskokemukset ja referenssit
• SprintIT – suomalainen Odoo-kumppani
• Businesswith – Vertaa WMS-järjestelmiä