7 faktaa avoimen koodin ERP-ratkaisua harkitsevalle

Mitä hyötyä saat avoimen lähdekoodin toiminnanohjauksesta?

Kattava toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen liiketoiminnan kulmakivi. Sillä hoidetaan parhaimmillaan kaikki liiketoimintaan liittyvät transaktiot – tilaustenkäsittely, varastonhallinta, laskutus, taloushallinto jne. 

ERP-järjestelmän toimivuus ja luotettavuus on yrityksille merkittävä asia. Niinpä ERP-järjestelmistä on totuttu maksamaan korkeita lisenssihintoja ja muita jatkuvia kustannuksia, koska hinta liitetään mielikuvissa laatuun ja luotettavuuteen. Osittain tästä johtuen avoin lähdekoodi ja lisenssivapaat ohjelmistot ovat vielä tulokkaita ERP-markkinoilla.

Avoin lähdekoodi ei tarkoita epäluotettavuutta. Koko tämän päivän internet toimii vahvasti avoimeen lähdekoodiin perustuvien ohjelmistojen varassa. Ilman Linuxia, Apachea ja MySQL:ää nykyinen tapamme käyttää verkkoa olisi hyvin erilainen. Avoin lähdekoodi on pitkään ollut arkipäivää internetin työhevosena, joten luonnollisesti se tekee tuloaan myös vaativien yrityssovellusten markkinoille. 

Avoimen lähdekoodin järjestelmän kustannushyödyt

Monet yritykset tutkivat avoimia järjestelmiä kustannussäästöt mielessä. Vaikka tämä ei ole ainoa, eikä edes suurin hyöty avointen järjestelmien käyttäjälle, säästöt voivat olla merkittäviä. Etenkin pienten yritysten digitalisoinnissa avoimeen koodiin perustuvat yritysratkaisut kasvattavat suosiotaan. 

Kalliit lisensoitavat ERP-järjestelmät ovat olleet pienten yritysten ulottumattomissa, mutta lisenssivapaalla järjestelmällä liiketoimintaprosessien digitalisointi on tullut pienten yritysten ulottuville. Verkkosivusto, verkkokauppa, asiakasportaali, tilausten käsittely, varastonhallinta, sähköinen taloushallinto ja laskutus voidaan toteuttaa yhdellä integroidulla järjestelmällä.

Otetaan esimerkiksi perinteinen lisensoitu ERP-järjestelmä pk-yritykseen. Yksinkertaisella laskelmalla voidaan osoittaa, että järjestelmästä maksetaan kymmenen vuoden elinkaaren aikana helposti n. 200.000 €  lisenssimaksuja ja lisenssimaksujen luonteisia ylläpitomaksuja. Jos hankit järjestelmän SaaS-mallilla, elinkaaren aikainen hinta muodostuu vielä korkeammaksi. Avoimen lähdekoodin järjestelmissä näitä maksuja ei ole.

Vaikka yksikköhinnat käyttäjämäärien kasvaessa pienenevätkin, on helppo nähdä, että mitä suurempi yritys sen suuremmmat hyödyt avoimen lähdekoodin käytöstä on realisoitavissa. Järjestelmien hinta skaalautuu yleensä käyttäjämäärien suhteessa, joten 500 käyttäjän yrityksen säästöt elinkaaren aikana ovat luokkaa 2 miljoonaa euroa jne. 

Turvallista vai turvatonta?

Yleinen myytti on, että avoimiin ohjelmistoihin liittyisi enemmän turvallisuusriskejä kuin suljettuihin. Kun koodi on avointa, pystyy hakkeri helpommin etsimään haavoittuvuuksia. Toki näinkin, mutta koska koodi on avointa, on se välttämättä myös laadukasta. 

Uusissa sovelluksissa riski voi olla todellinen, mutta pitkään saatavilla olleet järjestelmät on auditoitu monen ammattilaisen silmin niin, että mahdolliset turvallisuusaukot on paikattu. Yleensä suljetuissa järjestelmissä tilanne on paljon huonompi. Niiden auditointiin käytetyt resurssit ovat väistämättä vähäisemmät, eikä niiden laadusta ja turvallisuudesta ei ole muuta todistetta kuin toimittajan sana.

Vaikeaa vai vaivatonta?

Avoimet järjestelmät ovat usein lähteneet siitä, että tekijäorganisaatio on lähtenyt tekemään itselleen järjestelmiä. Koska harva haluaa tehdä itselleen huonoja työkaluja, on näissä yleensä panostettu käytettävyyteen. Järjestelmän käyttäjäkokemus korreloi käytön määrään, joka taas korreloi järjestelmästä saatavan hyödyn kanssa. Lyhyesti, käytettävyys on rahaa.

ERP-järjestelmän elinkaari

Yksi tärkeimmistä asioista ERP-valinnassa on järjestelmän elinkaari ja jatkuvuus. ERP-järjestelmä hankitaan yritykseen yleensä vähintään 10 vuoden elinkaarelle, lyhemmälle ajalla iso investointi ei ole järkevä. Suomestakin on viimeisen 15 vuoden aikana kadonnut kymmeniä pienten ohjelmistotalojen omia ERP-järjestelmiä. Osaava ostaja arvioi huolella sekä järjestelmän että sen toimittajan elinkaareen.

Paras vaihtoehto onkin järjestelmä, jolla on aito monitoimittajaympäristö, koska nykyisessä taloudellisesti epävarmassa tilassa yksikään yritys ei ole täysin turvassa toimintaympäristön muutoksilta ja niitä seuraavia strategisia muutoksia. Lisäksi, jos järjestelmän ainoa toimittaja lopettaa tai hinnoittelee palvelunsa yläkanttiin, on asiakas vaikeuksissa.

Avoin lähdekoodi on tässä mielessä turvallisin valinta, koska parhaille avoimille tuotteille on satoja tai tuhansia toimittajia ympäri maailmaa. Lisäksi, kun järjestelmän koodi ei ole seitsemän lukon takana, niin järjestelmän elinkaari ei ole riippuvainen yhdestäkään yrityksestä. Vaikka koodin alun perin luonut taho lopettaisi tai myytäisiin kilpailijalle, niin avoin koodi lisenssiehtojen mukaisesti jää elämään nettiin.

Liian hyvää ollakseen totta?

Vaikka avoimuudessa on lukuisia hyviä puolia voidaan todeta, että eivät avoimet järjestelmätkään täysin ongelmattomia ole.Markkinoilla on paljon avoimia ohjelmistoja ja valinta voi olla vaikea. Koska avoimen koodin kaupassa ei liiku suuret rahat lisenssien muodossa, potentiaalisen asiakkaan on vaikeampi saada järjestelmistä tietoa. Ei voi soittaa myyntimiestä demoamaan, kun myyntimiestä ei ole. Markkinat toimivat eri tavalla.

Hankkiako itse vai ostaako palveluna?

Avoimen järjestelmän hankinnassa asiakkaalla on suurempi vastuu järjestelmän valinnasta. Potentiaalinen käyttäjä voi aina ladata ohjelmiston itselleen ja testata, sopiiko se suunniteltuun käyttöön. Monissa organisaatioissa tähän ei kuitenkaan ole tarvittavaa osaamista tai aikaa. Kyseisessä tilanteessa voi ottaa yhteyttä asiaan perehtyneeseen yritykseen, joka auttaa evaluoinnissa ja investointilaskelman tekemisessä.

Myös implementoinnin ja varsinaisen käytön aikana käyttäjä on valinnan edessä – tehdäkö itse vai teettää. Jos ostaisit lisensoituun tuotteeseen implemetointipalvelut, niin näin kannattaa tehdä myös avointen järjestelmien kohdalla. Avoimet ERP-järjestelmät vaativat samalla tavalla konfigurointia ja koulutusta kuin kaupalliset järjestelmät. Mikäli IT-järjestelmien toimittaminen ei ole ydinosaamistasi, kannattaa palvelu hankkia asiaan vihkiytyneeltä taholta.

Kuka kantaa vastuun?

Viimeisin vaan ei vähäisin argumentti lisensoidun järjestelmän puolesta on kysymys – mites ne takuut? 

Kuka vastaa, että liiketoimintani toimii häiriöttä, jos otan käyttöön avoimen järjestelmän? Kuka korjaa virheet ja vastaa version vaihdosta? Ihan oikeita kysymyksiä. Avoimissa järjestelmissä on virheitä siinä kuin muissakin ohjelmistoissa, ja jotenkin pitää hoitaa myös käytön tukeen liittyvät asiat. 

Tähän on kuitenkin sama nyrkkisääntö kuin implementointiin – jos et osaa, osta. Avoimiin järjestelmiin myydään tuki- ja ylläpitopalvelua. Osaan järjestelmistä saa myös palveluna takuun, eli sopimuksen, jonka mukaisesti virheet korjataan kiinteää ylläpitomaksua vastaan. 

Näiltä osin avointen järjestelmien ja suljettujen järjestelmien ympärillä toimivat liiketoimintamallit lähestyvät toisiaan. Avoimissa järjestelmissä käyttäjällä on kuitenkin aina paremmat valinnan mahdollisuudet. Palveluita voi ostaa, jos kokee saavansa niistä hintaansa vastaavaa hyötyä, tai olla ostamatta. Ja toimittajaa voi aina vaihtaa.


Teksti: Roy Nurmi, Sprintit partner. 

Roy toimii asiantuntijana Odoo ERP-arkkitehtuuriprojekteissa ja järjestelmäintegraatioissa ja hänellä on 20 vuoden kokemus yritysten liiketoimintaa tukevista IT-ratkaisuista ja niiden toimittamisesta monille toimialoille.

Ota yhteyttä: roy.nurmi@sprintit.fi, puh. 050-5600 236.


Sprintit Oy, Roy Nurmi
lokakuuta 2018 — 265 views Avoin lähdekoodi it-järjestelmä