Miksi ERP-järjestelmä pitäisi pystyttää ketterästi?

Ketterässä ERP toteutuksessa on kyse yhdessä tekemisen mallista ja luottamuksesta

Ketteristä menetelmistä tuli ohjelmistotalojen peruskauraa jo 90-luvulta lähtien. Nyt ketteriä menetelmiä on alettu soveltamaan myös ERP- eli toiminnanohjausprojekteihin. Mitä ketteryys tarkoittaa ja miksi pitäisi toimia ketterästi?

Ennen oli tapana toteuttaa toiminnanohjausprojekteja nk. vesiputousmallilla. Tarvemäärittelyyn ja suunnitelmien hyväksyntään käytettiin useita kuukausia jopa vuosi. Tämän jälkeen ratkaisua koodattiin yhtä pitkään. Kun tuote oli valmis, kukaan ei osannut sitä vielä käyttää, ja tarvittiin mittava koulutussessio. Pahimmassa tapauksessa maailma ja liiketoiminta oli jo muuttunut niin paljon, että valmis tuote oli saman tien päivityksen tarpeessa.

Olipa kyse pienestä tai isosta organisaatioista millä tahansa toimialalla, edelläkuvattu hidas ja  jäykkä toimintamalli on kuolemaksi. Nykymaailma muuttuu kovalla vauhdilla ja vain nopeasti reagoivilla ja ketterästi toimivilla organisaatioilla on eväät menestyä. 

Vuosituhannen alussa julkaistiin ohjelmistokehittäjien Agile Manifesto, jonka mukaan toimimalla voidaan reagoida asiakkaiden vaatimiin muutoksiin nopeasti ja tehokkaasti. 

Manifestin mukaan arvostamme: 

  • Yksilöitä ja kanssakäymistä enemmän kuin menetelmiä ja työkaluja

  • Toimivaa ohjelmistoa enemmän kuin kattavaa dokumentaatiota

  • Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluja

  • Vastaamista muutokseen enemmän kuin pitäytymistä suunnitelmassa

Lähde:https://agilemanifesto.org/iso/fi/manifesto.html 


Ketterässä ERP toteutuksessa on kyse yhdessä tekemisen mallista ja luottamuksesta

Yhdessä tekemisen tärkeys on kaikkien usein helppo ymmärtää.  Ketterässä toteutusmallissa pyritään myös välttämään ylenpalttista dokumentointia ja  vuosien päähän ulottuvaa määrittelyä. Projekti saatetaan valmiiksi yhdessä sovituissa nopeissa sprinteissä. Tällöin alkuperäisen suunnitelman pullonkaulat todetaan ja niihin voidaan puuttua ajoissa. 

Toimintatavan vuoksi ketterät projektit veloitetaan asiakkaalta pääsääntöisesti tehtyjen työtuntien mukaan. Tällöin herää usein kysymys ketterän kehityksen kustannuksista ja aikatauluista.  Jos aikataulu ei pidäkään, mitä käy lopulliselle kustannusarviolle?

Onko ketterän toteutusmallin valitseminen siis avoimen piikin avaamista toimittajalle? 

Näin sen ei luonnollisesti pidä olla. Ketterässä toimintatavassa asiakas ja toimittaja tekevät päivittäin töitä yhdessä, jolloin projektin tuotokset ja kustannukset ovat jatkuvasti avoimesti nähtävissä. Viimeistään sprintin lopussa tai yksittäisen tehtävän valmistuttua tarkastellaan arvioitu ja toteutunut työmäärä yhdessä ja arvioidaan tehtävässä onnistuminen.


Miksi emme toimita ERP-toteutusta kiinteällä hinnalla?

Joskus meiltä on kysytty, miksi emme voi tarjota koko ERP toteutusta kiinteällä hinnalla, vaikka väitämme osaavamme tämän alan. Erittäin hyvä kysymys!

Itse asiassa me toimitamme kokonaisuuksia kiinteällä hinnalla silloin, kun tiedämme etukäteen minkä laajuisesta kokonaisuudesta on kyse. Tämä pätee tuotteistettuihin palveluihin, jotka ovat “valmiita palvelupaketteja”. Niissä voimme kertoa asiakkaalle tarkasti, mitä kyseinen kokonaisuus sisältää ja kustantaa. 

Monet asiakkaistamme eivät kuitenkaan ole perusjamppoja, joille istuu valmispuku suoraan hyllystä.

Projektitoimituksissa suunnittelemme ja rakennamme yhdessä asiakkaan kanssa juuri hänen tarpeitaan ja liiketoimintaansa parhaiten palvelevan kokonaisuuden. Usein käy niin, että toteutettava ratkaisu poikkeaa huomattavasti asiakkaan alkuperäisen tarjouspyynnön tarvemäärittelystä. Tämä johtuu siitä, että yhdessä tehden ja asioita pilotoiden löydämme paremman ja sopivamman ratkaisun, kuin pelkän suunnitelupöydällä laaditun kirjallisen tarvemäärittelyn perusteella. 

Tässä on oikeastaan ketteryyden koko kulmakivi: pitkälle viedyn ja yksityiskohtaisen  etukäteis-speksaamisen sijasta keskitymme tuottamaan järjestelmään pala kerrallaan  liiketoimintaprosessia käytännössä parantavia ja tehostavia toiminnallisuuksia.

Suurin riski on aina käyttöönotossa

Edes hyvin suunniteltu ja ketterästi toteutettu projekti ei ole puoliksi saatikka valmiiksi tehty. Ratkaisu tulee saada käyttöön. ERP toteutuksen haastavin ja riskialtein vaihe on käyttöönotto. Oli sitten kyse ketterästi toteutetusta tai vesiputousmallilla rakennetusta ERP-järjestelmästä. 

Kaikkien osapuolien tulee olla luottavaisia sen suhteen, että uuden toiminnanohjauksen käyttöönotto on sujuvaa otettiinpa käyttöön pienempi tai isompi kokonaisuus. 

Ketterä toteutustapa on siitä hyvä tapa toteuttaa projekti, että asiakas oppii käyttämään uusia työvälineitä jo paljon ennen virallista käyttöönottoa. Asiakkaamme ryhtyvät käyttämään järjestelmää jo projektin ensimmäiseltä viikolta alkaen, kun eri osa-alueita kehitetään ja testataan. Virallinen käyttöönotto on usein sujuvaa, kun loppukäyttäjät ovat itse vaikuttaneet ratkaisun sisältöön ja ovat samalla oppineet käyttämään järjestelmää. Näin toteutettuna on todennäköisempää, että järjestelmä on juuri sellainen, millaisen asiakas oikeasti tarvitsee.

Miten alkuun?

Ennen ketterän ERP-toteutuksen käynnistämistä, kaikkien toteutukseen osallistuvien olisi hyvä sisäistää ketterän kehityksen neljä pääajatusta: ihmisiin ja vuorovaikutukseen keskittyminen, valmista koodia nopeasti testattavaksi ilman raskasta dokumentointia, nopea reagointi tilanteisiin ja tiivis yhteistyö toimittajan kanssa. Jos näitä periaatteita  soveltaa käytännössä, on ERP toteutuksella hyvät mahdollisuudet onnistua. 

SprintIT:n projektit perustuvat edellä läpi käytyyn ketterään toimintafilosofiaan. Tämän ansiosta olemme onnistuneet toimittamaan laajoja ja monipuolisia ERP-toteutuksia nopeilla aikatauluilla.

Asiakkaamme Puuilo otti Odoo-toiminnanohjauksen käyttöön ketterästi vaiheittain yhden massiivisen käyttöönoton sijaan. Projektin ensimmäinen työvaihe kesti vain kahdeksan viikkoa. 

Puuilo on esimerkki myös  siitä, kuinka Odoo toimii usean eri järjestelmän keskeisenä toiminnanohjausjärjestelmänä. 

 Tutustu asiakkaisiimme!

Minkä projektimenetelmän valitsen?

Projektimenetelmien valintaan liittyy haaste: mitä ketterää menetelmää meidän tulisi käyttää? Valinnan varaa nimittäin on: Scrum, Kanban, XP, TDD, Safe vai Lean? Ennen valintaa on toki syytä ymmärtää miten ja mihin näitä menetelmiä kannattaa soveltaa. Safea ei kannata ottaa käyttöön pienessä organisaatioissa ja pieniin projekteihin. Toisaalta Kanban on kaikessa yksinkertaisuudessaan tehokas tapa hallita projektia, mutta ei välttämättä sovellu ison monitoimittajaprojektin hallintaan sellaisenaan. 

Lisäksi eri menetelmiä voi ja kannattaakin sekoittaa keskenään. Projektiin voidaan tuoda myös vesiputusmallista milestone ajattelua; esim. isomman osakokonaisuuden käyttöönottoa edeltävä hyväksymistestaus. Kuulostaa vanhan liiton toiminnalta, mutta toimii. Eri menetelmiä voidaan myös soveltaa toteutuksen eri vaiheisiin. Tehdään projektin toteutusvaihe esimerkiksi soveltaen Scrum-mallia ja siirrytään tukivaiheessa Kanbaniin hieman Lean prinsiippejä solveltaen. Toimivaa ja ketterää.  

Jos harkitset uuden ERP-järjestelmän hankintaa, ota yhteyttä. 

Kartoitettuamme tarpeenne, annamme alustavan aikataulun ja hinta-arvion.

Sprintit Oy, Marko Happonen
elokuuta 2019 — 426 katselukertaa ERP