Kuinka monta IT-järjestelmää yritys tarvitsee?

Best-of-breed - vai hallittu kokonaisuus?

Olen viime aikoina pohtinut pk-yrittäjän näkökulmasta, montako IT-järjestelmää yritys tarvitsee. Jos kysyy vanhanaikaiselta toimitusjohtajalta niin vastaus on, että mieluiten ei yhtään. Ne ovat kalliita ja niiden hankkiminen on suunnilleen yhtä hauskaa kuin hammaslääkäriin meno.

Aloittavan yrityksen IT-polku alkaa yleensä näin

Perustetaan yritys, sille pitää  järjestää kirjanpito ja otetaan tilitoimisto. Yksinkertaisimmillaan käytetään tilitoimiston järjestelmää tai valitaan jonkinlainen “tilitoimistojärjestelmä”, joka hommataan itselle, mutta tilitoimisto käyttää sitä. (IT-järjestelmä nro 1)

Seuraavaksi tarvitaan nettisivut. Valitaan joku kotisivukone, jolla julkaistaan pieni sivusto. (IT-järjestelmä nro 2.) 

Tässä vaiheessa varsinainen business on vielä excelissä. 

Jatko riippuu siitä, millaista liiketoimintaa harjoitetaan

Jos myydään tavaraa, aika äkkiä pitää hommata varastokirjanpito. Saattaa olla, että yksinkertainen varastonhallinta löytyy taloushallintojärjestelmän kyljestä ja päätetään käyttää sitä.  Ei se yleensä hyvä ole, mutta sillä pärjätään. (IT-järjestelmä nro 3.)

Sitten pitäisi alkaa myymään. Excelillä pärjää aika pitkälle, mutta jos asiakkaissa pyörii useampi kuin yksi henkilö, muistetaan, että  tutulla oli hyvä pilvi-CRM. Otetaan se. (IT-järjestelmä nro 4.)

Sitten tulee vapaassa järjestyksessä muita tarpeita: verkkokauppa , kunnon myynti- ja varastojärjestelmä  sekä lähettämötoiminnot. Ehkä kassajärjestelmä  ja tuotannonohjaus.  

Ja tietysti tarvitaan myös erillinen markkinointijärjestelmä. Viimeistään sitten, kun palkataan HR-päällikkö, pitää olla HR-järjestelmä. Koska pitäähän päälliköllä oma järjestelmä olla. Ja projektinhallinta. Ja intranet. Ja BI . Ja helpdesk. Ja asiakaspalveluportaali. 

Parhaimmillaan käytössä  voi olla toistakymmentä eri IT-järjestelmää

Loppujen lopuksi yrittäjäparka maksaa ylläpitomaksuja tusinasta eri järjestelmästä, mutta se ei  edes ole pahinta. Kun kaikissa järjestelmissä pyöritetään samoja asiakkaita, tuotteita, hintoja ja varastosaldoja, niin eihän nuo tietenkään juttele keskenään. "No, nehän voi integroida. Helposti."  Hah!  Päivän päätteeksi syötetään käsin tuotteita moneen eri järjestelmään. Joka osastolla on osastopalaverissa eri luvut, kun kaikki katsovat “omasta” järjestelmästään. Myynti kertoo, että CRM:än mukaan myynti vetää hienosti, mutta talousjohtaja ei ole ihan samaa mieltä.  

CIO:n kyvykkyyttä mitataan työn sujuvuudella

Pari sanaa digitalisaatiosta, kuten minä sen näen.  Digitalisaation ei kuulu olla IT-järjestelmien ostamista, hallintaa ja integrointia. Digitalisaatio parhaimmillaan on työn sujuvuutta, tiedon helppoa löytämistä, tiedolla johtamista. Tiedon pitää ylittää organisaatiorajapinnat.  Myös talosta ulos,  ei vain talon sisällä. On tärkeää, että myös kumppaniyrityksillä on pääsy omiin tietoihinsa yrityksen tietojärjestelmässä. Sisäinen työ vähenee ja asiakastyytyväisyys paranee,  kun toimituksen tilaa ei tarvitse kysyä puhelimella, vaan siihen pääsee suoraan extranetissä. 

Jotkut CIO:t tuntuvat mittaavan omaa arvoaan sillä, kuinka montaa eri järjestelmää he hallinnoivat. Minä arvioin CIO:n kyvykkyyttä työn sujuvuudella ja tuottavuudella, koska se on digitalisaation päämäärä. Moni elää monen järjestelmän kanssa, kun ei tiedä, että kehittyneissä järjestelmissä on oikeasti hyvät työkalut melkein kaikkiin business-tarpeisiin. Ei 90-luvun erpissä mitään julkaisujärjestelmää ollut. Nyt on.

Best-of-breed - vai hallittu kokonaisuus?

Argumentti, jolla rikkonaista järjestelmäkarttaa usein yritetään oikeuttaa on ns. best-of-breed ajattelu, eli valitaan jokaiseen prosessinpalaan paras mahdollinen järjestelmä. Tämä perustelu on helppo ymmärtää, pitäähän ihmisillä työkalut olla kunnossa. Meilläkin keskustellaan parhaillaan siitä, halutaanko sisäisiin keskusteluihin käyttää Slackia (=”best-of-breed”) vai oman Odoo-järjestelmämme sisäistä keskustelutyökalua. 

On totta, että integroidussa järjestelmässä jokainen pala ei välttämättä ole markkinoiden paras juuri tiettyyn hommaan, joten valinta ei aina ole ihan helppo. Tässä nimenomaisessa Slack vs. Odoo -tapauksessa molemmat työkalut ovat käytännössä ilmaisia, joten edes kustannuksilla ei voi valintaa perustella. Itse näen asian niin, että kun  keskustelut kuitenkin linkittyvät tehtäviin, projekteihin, asiakaspalveluun, ja viime kädessä laskutukseen, niin kokonaisen liiketoimintaprosessin kannalta on parasta, että toisiinsa linkittyvät asiat ovat samassa järjestelmässä. Helpottaa muuten todella montaa asiaa, lista on pitkä. 

Käytännössä vain isoimmilla yrityksillä on varaa best-of-breed ajatteluun, koska se tuo mukanaan ison kasan integraatioita. 

Silloin kun minä aloittelin ERP-konsultin hommia, ERP:ssä ei ollut välttämättä edes taloushallintoa. Minäkin olen tehnyt markkinointikalvoja best-of-breed ajattelusta. Tosin juurisyynä taisi olla edustamani tuotteen puutteet kaikilla muilla alueilla paitsi siinä yhdessä asiassa, mihin se oli tehty. Jotta sai edes sitä yhtä asiaa myytyä, piti perustella, että asiakkaan on jotenkin parempi elää kymmenen järjestelmän kanssa kuin yhden.

Ajat muuttuvat. 

Me SprintIT:ssä keskitymme tuloksen tekoon -  emme järjestelmiin

Kun perustimme SprintIT:n, halusimme keskittyä töihin, emme IT-järjestelmiin.

Koska meillä sattui olemaan hyvän tuntuinen  Odoo-teknologia käytössä, hyödynsimme sitä.  Aloitimme projektinhallinnalla ja tuntikirjauksilla. Nyt meillä on käytössä sähköinen laskutus ja taloushallintoCRM, rekrytointi, HR, ostot ja matkalaskut, kalustonhallinta, BI, asiakasympäristöjen hallinta ja keskustelupalstat. Järjestelmämme on tietysti integroituna pankkiin, verottajaan ja sähköiseen laskutukseen. Muuta ei tarvita, vielä. Sitten kun tarvitaan, otetaan käyttöön.

SprintIT käyttää Odoota myös oman toiminnan ohjaukseen

SprintIT:n asiakkaiden kokemuksia

SprintIT on auttanut jo yli sataa suomalaista yritystä  tehostamaan toimintaansa avoimeen lähdekoodiin perustuvan ERP järjestelmän avulla.


Lue täältä lisää:

Tukkukaupan kokemuksia SprintIT:stä  

Vähittäiskaupan kokemuksia SprintIT:stä

SprintITllä on yli 100 asiakasta
Roy Nurmi

Roy Nurmi

Kirjoittaja Roy Nurmi on yksi SprintIT:n kolmesta perustajasta. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus yritysten liiketoimintaa tukevista IT-ratkaisuista ja niiden toimittamisesta monille toimialoille. 

Jos haluat kuulla lisää Royn ajatuksia työtä tehostavasta IT:stä,  ota yhteyttä!

sähköposti: roy.nurmi@sprintit.fi
puh. 050 5600 236.




Kiinnostaako, miten voit tehostaa yrityksesi toimintaa IT:n avulla?

Suunnitellaan yhdessä paras tapa edetä!

Sprintit Oy, Roy Nurmi
huhtikuuta 2019 — 1084 katselukertaa Avoin lähdekoodi Digitalisaatio ERP it-järjestelmä