Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu, kun otat huomioon 5 tärkeää seikkaa

Nostattaako pelkkä ajatus ERP-projektiin ryhtymisestä kylmän hien otsallesi? Ei ihme, sillä tutkimusten mukaan  70% ERP hankkeista ei saavuta niille asetettuja tavoitteita ja jopa 33% epäonnistuu kokonaan.*)

Kun pidät ihmiset keskiössä ja keskityt viiteen tärkeään seikkaan, nostat  toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin onnistumisen mahdollisuuksia

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 1: 
Kerää ympärillesi innostunut ja osaava projektitiimi

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistumisessa tärkeintä on valita projektiin oikeat ihmiset.  Sellaiset , joilla on riittävä tietotaito ERP-järjestelmistä,  ymmärrys yrityksen toiminnasta ja ennen kaikkea aikaa keskittyä projektiin.

Toiminnanohjausjärjestelmän ostaminen  avaimet käteen -periaatteella kuulostaa houkuttelevalta. Mutta se ei valitettavasti ole mahdollista.  ERPin käyttöönotto onnistuneesti on lähes kokopäivätyötä. Varmista siis, että projektitiimilläsi on riittävästi aikaa paneutua projektiin. 

Tiimin on oltava tarpeeksi iso, mutta liian suuri projektiryhmä voi koitua onnistumisesi esteeksi. Siinä on riski, että päätöksenteko hidastuu ja vaikeutuu.

Projektiin osallistuvien  ihmisten valmius muutosprosessiin ratkaisee hankkeesi menestyksen. Määrittele henkilöiden vastuualueet selvästi ja valitse tiimiin myös ihmisiä, jotka ymmärtävät viestinnän ja ihmisten johtamisen tärkeyden. 

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 2:
Katse horisonttiin, kun valitset teknologiaa ja kumppaneita

Projektitiimin tehtävä on kartoittaa tarjolla olevia järjestelmävaihtoehtoja ja kilpailuttaa mahdollisesti kumppanit.  PK-yrityksissä budjetti on usein rajallinen, joten lisenssi- ja ylläpitokustannuksilla voi olla merkittävä rooli järjestelmän ja toimittajan valinnassa. 

Perinteisillä aloilla toimivilla keskikokoisilla yrityksillä henkilöstön IT-taidoissa saattaa olla puutteita, jolloin valittavan kumppanin rooli ja järjestelmän helppokäyttöisyys korostuu.

Valitse teknologia, jota kehitetään myös tulevaisuudessa ja jonka kehittäminen ei ole pienen piirin harteilla. Toteutuskumppanilla on syytä olla riittävä tietotaito ERPeistä  ja talous vakaalla pohjalla.

Avoimen lähdekoodin järjestelmien etuja ovat ketterä kehitys ja integraatioiden mahdollisuus. Ole kuitenkin tarkkana, ettet hurahda rajattomiin mahdollisuuksiin. Yli 150.000  käyttöönoton kokemuksella avoimeen lähdekoodiin perustuva Odoo S.A. suosittelee aloittamaan mahdollisimman pienillä räätälöinneillä ja tutustumaan Odoon vakiotoimintoihin. Odoo on laskenut räätälikoodin nostavan vuosittaisia ylläpidon ja päivityksen kustannuksia jopa 27% alkuperäisen koodin kehittämisen hinnasta.  

Lue   5 vinkkiä ERP-järjestelmän valintaan

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 3:
Ota käyttöön vaiheittain 

Käy projektiryhmän kanssa pääprosessit huolella läpi “konsultin hattu päässä”. Varmista, että kaikki ymmärtävät, miten eri toiminnot ovat kytköksissä keskenään. Arvioi, onko prosesseissanne kehittämisen varaa ja hio ne sujuviksi. Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirryttäessä käyttäjien on tärkeää ymmärtää, miten data liikkuu järjestelmässä ja miten oma tekeminen vaikuttaa kokonaisuuteen

SprintIT:n projekteissa noudatamme vaiheittaista käyttöönottostrategiaa, jossa pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmän käyttöönottoon heti ensimmäisistä päivistä alkaen. Toiminnallisuuksia testataan, bugeja korjataan ja pääkäyttäjät perehdytetään järjestelmään matkan varrella. Tämä kaikki pienentää käyttöönottoon liittyviä riskejä.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 4
Huolellisuutta datamigraation kanssa

Perinteisesti ERP-projekteissa data tuodaan täysimääräisesti sisään melko loppuvaiheessa. SprintIT suosittelee toisin. Puhdista ja järjestä vanhasta järjestelmästä uuteen tuotava data huolellisesti jo projektin alkuvaiheessa. Toiminnanohjausjärjestelmän ensimmäisistä päivistä alkaen saamasi hyöty on suoraan verrannollinen sinne tuodun datan laatuun.

Arvioi kriittisesti, kuinka paljon historiadataa uuteen järjestelmään on tuotava. Usein historiadatan tuominen vie aikaa ja on vaivalloista, mutta ei lopulta tuota lisäarvoa yritykselle.

Lue, miten onnistut datan tuomisessa uuteen järjestelmään 

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 5:
Johda muutosta - Sitouta, kommunikoi, kouluta ja opasta 

Yritykset, jotka näkevät ERP-projektin ensisijaisesti toimintakulttuurin kehittämis- ja muutosprosessina, saavuttavat parhaimmat tulokset. Johdon sitoutumisella ja projektin tukena seisomisella on huikea vaikutus yleiseen ilmapiiriin ja sitä kautta muutosvastarinnan hallinnoimiseen. Pidä huoli, että viestit projektista säännöllisesti ja positiiviseen sävyyn työntekijöille.

Muutosprosessi on sitä kitkattomampi, mitä paremmin olet sitouttanut pääkäyttäjät  jo projektin toteutusvaiheessa. Panosta kriittisimpiin kyseenalaistajiin. Kun onnistut vakuuttamaan heidät uuden järjestelmän hyödyistä, saat heistä tyytyväisimpiä käyttäjiä.  

Usein on myös hyödyllistä, että organisaatio laatii käyttöohjeet itse. Käyttöohjetta valmistellessa laatija huomaa mahdolliset puutteet järjestelmän konfiguroinnissa, ja ne voidaan korjata ajoissa. Yrityksen itse laatimaan käyttöohjeeseen valikoituu  yritykselle oleellisimmat käyttötapaukset ja tekstissä käytetään varmasti tuttua ja oikeaa terminologiaa.

Muutosvastarinta on helpompi kohdata vaiheittaisella käyttöönottostrategialla. Uutta omaksuttavaa on vähemmän kerrallaan ja hyödyt tulevat näkyviksi heti alusta alkaen. Jos ERP-järjestelmän valinnassa helppokäyttöisyys oli valintakriteerinä, on kriittisimmätkin vastaanhangoittelijat helpompi kääntää uuden systeemin kannattajiksi. 

*) Lähteet:
Al-Mashari, M.  Constructs of process change management in ERP context: A focus on SAP R/3.
Rao Siriginidi, S.  Enterprise resource planning in reengineering business.
Odoo S.A., Fabien Pinkaers

Kuva: Unplash, Quino Al.