Uuden ERP-järjestelmän hankinta on täynnä kysymyksiä. Mieli painii usein sen kanssa, miten budjetti pysyy hallussa ja miten yrityksen uniikit prosessit saadaan varmasti sovitettua järjestelmään.
Kennel-Rehun liiketoimintajohtaja Pauli Toikka kertoi SprintIT:n asiakastilaisuudessa avoimesti, kuinka he siirtyivät paperilapuista ja useista irrallisista järjestelmistä täysin integroidun Odoo-ratkaisun käyttäjäksi.
Kennel-Rehun toimintamalli on Suomessa ainutlaatuinen: se yhdistää tuotannon, verkkokaupan ja yli 200 noutopysäkkiä kattavan oman pakastekuljetuslogistiikan. Vanhentuneiden järjestelmien hidastaessa toimintaa uudistukselle oli selkeä tarve. Lue lisää Kennel-Rehun taustoista ja Odoo-ratkaisusta täältä.
.
Katso ohesta esityksen tallenne, jossa hän kertoo kokemuksesta omin sanoin: Kennel-Rehun kokemuksia Odoo-projektista.
Tutustu myös Kennel-Rehun uudistettuun verkkokauppaan!
Nämä ovat Paulin kolme keskeisintä oppia jokaiselle yritykselle, joka suunnittelee ERP-hanketta:
1. Vinkki: Älä pelkää budjettia, pelkää huonoa valmistelua
Yleinen ERP-projektin sudenkuoppa on budjetointi. Kun projekti koskettaa taloushallintoa, verkkokauppaa, tuotantoa, ostoa ja myyntiä – kuten Kennel-Rehulla – se on mittava investointi.
Pauli Toikka korosti, että projektin hinta "kirvelee kolme minuuttia", mutta huono valmistelu maksaa yritykselle vuosikausia.
Miten kustannukset otettiin hallintaan?
- Budjettihaarukka: Pitää olla käsitys rahasta. Paulin mukaan monialaisessa, kattavassa projektissa 100 000 euron haarukka on hyvä lähtökohta.
- Sijoituksen arvo: Kennel-Rehulla vanhan verkkokaupan päivittäminen olisi maksanut yli puolet koko uuden Odoo-hankkeen hinnasta. Uusi, kokonaisvaltainen järjestelmä maksaa itsensä takaisin säästöinä ja vakaampana tulevaisuutena.
- Kotiläksyt ennen kaikkea: Kukaan ulkopuolinen ei voi tehdä yrityksen sisäistä tarvemääritystä. Käytä aikaa nykyisten prosessien kirjaamiseen. Sen jälkeen et ole myyntimiesten vietävissä, vaan tiedät tasan tarkkaan, mitä toiminnallisuuksia tarvitset.
2. Vinkki: Testaa omat uniikit prosessisi – Älä luota pelkkään lupaukseen
Kennel-Rehun oma uniikki erikoisuus on liiketoiminnan kriittisin ja monimutkaisin osa eli reittipohjainen jakelu. Verkkokauppatilausten on osuttava oikealle reitille, oikeaan autoon ja oikeaan noutopysäkkiin.
- Varmista toimittajan ymmärrys: Useimmat toimittajat kaatuivat Kennel-Rehun projektissa tähän haasteeseen. Valitse kumppani, joka pystyy demolla esittämään, miten teidän oma uniikki prosessi toimii tarjotussa järjestelmässä.
- SprintIT erottui demossa: "Meillä oli suuria epäilyksiä siitä, voiko meidän reittipohjainen kuljetustoiminta ylipäätään toimia Odoossa. SprintIT vakuutti meidät jo ensimmäisessä demossa," Pauli kertoi.
- Yksi järjestelmä, ei rajapintoja: Tavoitteena oli päästä eroon neljästä rinnakkaisesta järjestelmästä ja lukuisista, haastavasti ylläpidettävistä rajapinnoista. Odoo toi kaiken saman katon alle: verkkokaupan, kassan (autoissa ja kivijalassa), tuotannon, varaston ja kirjanpidon. Tämä eliminoi tiedonsiirron ongelmat ja paransi luotettavuutta heti.
3. Vinkki: Delegoi vastuu ja ole tarkkana käyttöönotossa
ERP-projekti on organisaation sisäinen muutos.
Tässä Paulin kolme keskeisintä oppia muutoksen johtamiseen:
- Vapauta aikaa ja luo pääkäyttäjät: Älä yritä tehdä projektia yksin. Sinun on vapautettava tiimin jäsenille aikaa muista töistä, jotta he voivat osallistua ERPin käyttöönottoprojektiin aktiivisesti. Vastuun antaminen johtaa siihen, että tekijöistä luonnostaan tulee pääkäyttäjiä ja täten sisäinen tukiorganisaatio tulee rakennettu valmiiksi jo projektin aikana.
- Go-live on laadun kysymys: "Älä koskaan ota keskeneräistä käyttöön." Tämän säännön tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Varmista, että kriittiset toiminnot on testattu ja hyväksytty. Jos taso ei riitä, lykkää käyttöönottoa.
- Kumppani apuna arjessa: Hyödynnä kumppanin osaamista käyttöönotossa. SprintIT:n projektiväen läsnäolo Kennel-Rehun go-live-hetkellä rauhoitti käyttäjiä ja varmisti, että tuki oli saatavilla heti arjen ongelmiin.
Lopputulos: Käsintehdystä työstä reaaliaikaiseen dataan
Onnistunut Odoo-projekti näkyy Kennel-Rehun arjessa konkreettisina säästöinä:
- ROI: Työaikaa säästyy manuaalisen työn vähentymisen myötä 2–2,5 viikkoa kuukausittain.
- Tehokkuus: Asiakaspalvelu näkee reaaliajassa asiakkaan ostoskorin ja tilaukset, mikä nopeuttaa selvityksiä ja parantaa asiakaskokemusta.
- Vakaus: Tiedonkulku on aukotonta verkkokaupasta kirjanpitoon.
Kuvassa Kennel-Rehun Heidi markkinoinnista ja Hanna asiakaspalvelusta
Odoo mukautuu erilaisiin liiketoimintamalleihin, kun kumppani ymmärtää prosessisi.
Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten voimme ratkaista teidän yrityksenne uniikit haasteet!