Kun yrityksellä on käynnissä useita projekteja yhtä aikaa, tehtävät, aikataulut, tunnit ja laskutus alkavat helposti elää eri paikoissa. Sähköpostit, taulukot ja toisistaan irralliset työkalut hajottavat tiedon, ja kokonaiskuva projektien etenemisestä hämärtyy. Juuri tähän projektinhallintaohjelma tuo ratkaisun, ja kaikkein tehokkaimmin se toimii silloin, kun työkalu on osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää.
Projektinhallintaohjelmat ovat ohjelmistoja, joilla suunnitellaan, aikataulutetaan ja seurataan projektien tehtäviä, resursseja ja edistymistä yhdessä näkymässä. Ne korvaavat hajanaiset taulukot ja sähköpostiketjut keskitetyllä työkalulla, joka näyttää reaaliajassa, missä projekti etenee ja kuka tekee mitä. Suurin hyöty syntyy, kun projektinhallinta on kytketty myyntiin, työajanseurantaan ja laskutukseen samassa järjestelmässä, jolloin tieto ei katkea toimintojen välillä.
Odoo on belgialaisen Odoo S.A:n kehittämä avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmä, jossa projektinhallinta on yksi yli 80 moduulista. SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka on erikoistunut Odoon käyttöönottoihin pk- ja kasvuyrityksille. SprintIT on ainoa Odoo-kumppani, joka tarjoaa Odooseen myös Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimukset täyttävän taloushallinnon.
Mitä projektinhallintaohjelmat ovat?
Hyvä projektinhallintaohjelma kokoaa projektin tehtävät, aikataulut, resurssit ja viestinnän yhteen näkymään. Tyypillisiä toimintoja ovat tehtävälistat, kanban-näkymä, työajanseuranta, aikataulutus, resursointi ja raportointi. Olennaisinta on reaaliaikainen näkyvyys: kuka tekee mitä, mikä on myöhässä ja riittävätkö resurssit.
Projektinhallintaohjelmat jakautuvat kahteen päätyyppiin: erillisiin projektityökaluihin ja toiminnanohjausjärjestelmään integroituun projektinhallintaan. Erillinen työkalu keskittyy pelkkään projektien hallintaan, kun taas integroitu ratkaisu yhdistää projektit suoraan myyntiin, ostoon, työaikaan ja laskutukseen.
Projektinhallinnan merkitys näkyy myös numeroissa. Project Management Instituten (PMI) tutkimusten mukaan 37 prosenttia projekteista epäonnistuu, koska tavoitteita ja välietappeja ei ole määritelty selkeästi (PMI, 2017). Selkeä näkyvyys tehtäviin ja edistymiseen on siksi projektinhallintaohjelman tärkein tehtävä.
Projektinhallinta osana toiminnanohjausjärjestelmää: onko siitä hyötyä?
Projektinhallinnasta on merkittävää hyötyä, kun se on osa toiminnanohjausjärjestelmää. Integroitu projektinhallinta poistaa tiedon kopioinnin järjestelmien välillä: kun työaika kirjataan projektitehtävälle, se siirtyy automaattisesti laskutukseen, ja asiakastieto on samassa paikassa myynnin ja projektien kanssa. Tieto kulkee markkinoinnista ja myynnistä aina laskutukseen asti yhdessä järjestelmässä.
Käytännön hyödyt näkyvät kolmella tavalla: manuaalinen työ vähenee, raportointi on reaaliaikaista ja laskutus tapahtuu suoraan työaikaraporteilta. Asiantuntijaorganisaatiolle tämä tarkoittaa, että jokainen laskutettava tunti kirjautuu oikealle projektille eikä jää laskuttamatta.
Spraytec Oy:n toimitusjohtaja Petrik Eklund kuvaa yhden järjestelmän etua:
"Kun opit käyttämään myynnin työkalua, niin pystyt käyttämään myös projektinhallinnan työkalua. Myynti- ja ostoprosessien läpivienti ja projektinjohto on huomattavasti helpompaa nyt, kun kaikki käyttävät samaa järjestelmää."
Integroitu vai erillinen projektinhallintaohjelma?
Integroitu projektinhallintaohjelma kytkeytyy suoraan muihin liiketoiminnan toimintoihin, kun taas erillinen työkalu vaatii rajapintoja tiedonsiirtoon. Ero näkyy selvimmin laskutuksessa, raportoinnissa ja ylläpidossa.
Ominaisuus | Integroitu projektinhallinta (osa ERP:tä) | Erillinen projektinhallintaohjelma |
Tietojen sijainti | Yksi yhteinen tietokanta | Oma erillinen tietokanta |
Laskutus tunneista | Automaattinen työaikaraporteilta | Vaatii siirron erilliseen laskutukseen |
Asiakas- ja myyntitiedot | Samassa näkymässä projektien kanssa | Erikseen CRM- tai myyntijärjestelmässä |
Integraatiot ja ylläpito | Ei erillisiä rajapintoja moduulien välillä | Jokainen liitos ylläpidettävä erikseen |
Raportointi | Reaaliaikainen yli toimintojen | Rajoittuu projektidataan |
Skaalautuvuus | Laajenee uusiin toimintoihin samalla alustalla | Uudet tarpeet vaativat uusia työkaluja |
Miten hallita useita projekteja yhtä aikaa?
Useita projekteja hallitaan tehokkaimmin työkalulla, joka näyttää kaikkien projektien tilan yhdessä näkymässä ja jakaa resurssit projektien kesken.
Kun projektien määrä ja monimutkaisuus kasvavat, ratkaisevaa on portfolionäkymä: yhdellä silmäyksellä näkee, mitkä projektit ovat aikataulussa, missä on pullonkauloja ja miten henkilöresurssit riittävät.
Odoon projektinhallinta tukee tätä kanban-tyylisellä korttinäkymällä, jossa tehtäviä seurataan, ajoitetaan ja järjestellään ketterästi. Työajanseuranta antaa reaaliaikaisen kuvan käytetyistä henkilöresursseista tehtävittäin, ja kuormitusta voi suunnitella eteenpäin. Useamman projektin pyörittäminen ei silloin vaadi lisää hallintohenkilöstöä.
Spinverse Oy:n seniorikonsultti Mikko J. Salminen kertoo, mitä integroitu projektinhallinta on tarkoittanut kasvavalle asiantuntijaorganisaatiolle:
"Ilman Odoota ja SprintIT:tä meillä olisi tässä vaiheessa varmaan yksi hallintoihminen lisää, sillä meidän projektien määrä ja kompleksisuus ovat kasvaneet."
Projektinhallintaohjelman tärkeimmät ominaisuudet
Tehokas projektinhallintaohjelma sisältää tietyt ydinominaisuudet, jotka vähentävät manuaalista työtä ja parantavat näkyvyyttä projekteihin.
Kanban-näkymä: Tehtävät, työvaiheet ja edistyminen näkyvät yhdessä korttinäkymässä.
- Työajanseuranta ja projektilaskutus: Käytetyt tunnit kirjautuvat tehtävittäin ja siirtyvät suoraan laskutukseen.
- Resursointi ja kuormituksen suunnittelu: Henkilöresurssit jaetaan projektien kesken ja kuormitusta ennakoidaan.
- Viestintä tehtävillä: Keskustelu käydään suoraan tehtävillä, jolloin tieto ei häviä sähköposteihin.
- Ulkoiset osallistujat: Asiakkaat tai hallitusjäsenet voidaan liittää tehtäville osallistumaan.
- Help desk -toiminnot: Asiakaskyselyt kirjataan projektitehtäviksi ja ohjataan oikeille henkilöille.
- Raportointi: Projektin ennuste, toteuma ja kannattavuus ovat mitattavissa reaaliajassa.
Turvaexpertit Helsinki Oy:n operatiivinen johtaja Marko Heiskanen kertoo, miten Odoon projektimoduuli korvasi aiemmat erilliset järjestelmät:
"Odoon kenttähuoltotoiminnot (Field Service) ja projektimoduuli (Projects) korvasivat järjestelmän, jolla oli aiemmin hoidettu työnohjausta, projektien hallintaa ja asentajien resursointia."
Odoo projektinhallintaan: miksi se sopii kasvavalle pk-yritykselle?
Odoo sopii projektinhallintaan, koska sen projektityökalu on natiivisti yhteydessä myyntiin, työaikaan, laskutukseen ja taloushallintoon. Odoo on avoimen lähdekoodin modulaarinen toiminnanohjausjärjestelmä, jolla on Odoon virallisten tietojen mukaan yli 15 miljoonaa käyttäjää ja yli 170 000 asiakasyritystä viidellä mantereella. Projektinhallinta on yksi yli 80 moduulista, jotka jakavat saman tietokannan.
Avoin lähdekoodi on monelle ratkaiseva syy valita Odoo: se poistaa toimittajalukon ja pitää lisenssikulut ennakoitavina myös kasvun aikana. Odoon vahvuus ei ole olla kallein tai raskain järjestelmä, vaan tarjota toimiva ja kustannustehokas kokonaisuus. Modulaarisuus mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton: käytön voi aloittaa pelkästä projektinhallinnasta ja laajentaa myöhemmin muihin toimintoihin.
Asiantuntijaorganisaatiot ovat projektityökalun aktiivisimpia käyttäjiä, mutta lähes kaikki toimialat hyötyvät siitä. Useimmat SprintIT:n asiakkaat aloittavat Odoon käytön hallinnoimalla omaa käyttöönottoprojektiaan Odoon projektityökalussa.
SprintIT projektinhallinnan kumppanina
SprintIT on suomalainen Odoo Gold -kumppani, joka on ollut Odoo Gold Partner vuodesta 2018 ja valittu kahdesti Euroopan kolmen parhaan Odoo-toimittajan joukkoon vuosina 2020 ja 2021. SprintIT:n keskeisin tehtävä ei ole myydä ohjelmistoa, vaan toimia strategisena kumppanina järjestelmän käyttöönotossa, hallinnassa ja jatkuvassa kehityksessä.
Projektinhallinnan käyttöönotto toteutetaan ketterästi vaiheittain: liiketoiminnan kartoitus, nopeat protot, hallittu käyttöönotto ja jatkuva tuki. SprintIT:n erityinen vahvuus on Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimukset täyttävä Odoo-taloushallinto, jota on saatavilla vain SprintIT:ltä. Tämä yhdistää projektilaskutuksen suoraan suomalaiseen kirjanpitoon. Palvelumme kattavat Odoon koko elinkaaren ideasta ylläpitoon, ja voit pyytää tarjouksen projektinhallinnan käyttöönotosta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras projektinhallintaohjelma usean projektin hallintaan?
Paras projektinhallintaohjelma usealle projektille on työkalu, joka näyttää kaikkien projektien tilan yhdessä näkymässä ja jakaa resurssit projektien kesken. Toiminnanohjausjärjestelmään integroitu projektinhallinta, kuten Odoo, yhdistää projektit lisäksi myyntiin, työaikaan ja laskutukseen. Näin useamman projektin hallinta ei vaadi erillisiä järjestelmiä eikä lisää hallintotyötä.
Kannattaako projektinhallinta integroida toiminnanohjausjärjestelmään?
Kyllä, integrointi kannattaa aina kun projektit liittyvät myyntiin, työaikaan tai laskutukseen. Integroitu projektinhallinta poistaa tiedon kopioinnin järjestelmien välillä ja mahdollistaa laskutuksen suoraan työaikaraporteilta. Erillinen työkalu riittää vain, jos projektit eivät kytkeydy muuhun liiketoimintaan.
Mitä eroa on erillisellä projektityökalulla ja integroidulla projektinhallinnalla?
Erillinen projektityökalu keskittyy pelkkään projektien hallintaan ja vaatii rajapintoja tiedonsiirtoon muihin järjestelmiin. Integroitu projektinhallinta toimii samassa tietokannassa myynnin, oston ja laskutuksen kanssa. Integroitu ratkaisu vähentää ylläpitoa ja pitää tiedon ajantasaisena yhdessä paikassa.
Sopiiko Odoon projektinhallinta pienelle yritykselle?
Kyllä. Odoo on modulaarinen, joten käytön voi aloittaa pelkästä projektinhallinnasta ja laajentaa myöhemmin muihin toimintoihin. Modulaarisuus tekee siitä sopivan myös pienille ja kasvaville pk-yrityksille, koska lisenssikulut pysyvät ennakoitavina.
Miten projektilaskutus toimii Odoossa?
Projektilaskutus tapahtuu Odoossa suoraan työaikaraporteilta. Tehtäville kirjatut tunnit siirtyvät automaattisesti laskutukseen, joten jokainen laskutettava tunti kirjautuu oikealle projektille. Tämä vähentää laskuttamatta jääviä tunteja ja nopeuttaa laskutusta.
Lähteet ja lue lisää
Odoo – projektinhallintamoduuli (Project)
Project Management Institute (PMI)
SprintIT – Odoo-projektinhallinta