Yritysohjelmistoilla on keskeinen rooli yrityksen ydintoimintojen pyörittämisessä. Niiden avulla hoidetaan muun muassa myyntiä ja asiakassuhteita, laskutusta ja kirjanpitoa, varastoa, tuotantoa ja projekteja, eli käytännössä niitä prosesseja, joiden varassa liiketoiminta päivittäin pyörii. Kaikenkattava yritysohjelmisto kokoaa nämä osa-alueet yhdelle alustalle: myynti, talous, varasto ja muut toiminnot ovat saman järjestelmän moduuleita. Koska moduulit on natiivisti integroitu, ne jakavat saman tietokannan. Tieto syötetään kerran ja on reaaliaikaisesti kaikkien käytettävissä ilman erillisiä integraatioita.
Yksi laajimmin käytetyistä, kaikenkattavasta toiminnanohjausjärjestelmästä on avoimen lähdekoodin Odoo. Odoo on belgialaisen Odoo S.A:n kehittämä liiketoiminta-alusta, jossa on yli 80 moduulia CRM:stä taloushallintoon ja varastosta verkkokauppaan. Sama alusta taipuu niin pienen yrityksen perustoimintoihin kuin kasvavan konsernin laajoihin prosesseihin, ja toimintoja otetaan käyttöön sitä mukaa kuin tarvetta ilmenee. SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka on erikoistunut Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoihin pk- ja kasvuyrityksille. SprintIT on lisäksi ainoa Odoo-kumppani, joka tarjoaa täysin Suomeen lokalisoidun taloushallinnon ohjelmiston Odooseen.
Mitä kaikkea yritysohjelmisto voi kattaa?
Yritysohjelmistolla voidaan kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet silloin, kun siinä on omat moduulinsa eri toiminnoille: myynnille, taloudelle, varastolle, projekteille, henkilöstöhallinnolle, verkkokaupalle ja markkinoinnille. Kun nämä moduulit on rakennettu saman tietokannan päälle, kyseessä on natiivisti integroitu toiminnanohjausjärjestelmä. Tällöin erillisiä rajapintoja ei tarvita, ja kun uusi toiminto otetaan käyttöön, se on automaattisesti yhteydessä kaikkiin muihin toimintoihin.
Odoo kattaa tämän kokonaisuuden yhdellä alustalla. Samalla alustalla toimivat nämä ja monet muut liiketoiminnan ydintoiminnot:
- Myynti ja asiakkuudenhallinta (CRM)
- Taloushallinto, laskutus ja palkanlaskenta
- Varastonhallinta ja toimitusketju
- Tuotannonohjaus ja hankinta
- Projektinhallinta ja tuntikirjaukset
- Verkkokauppa ja kassajärjestelmä (POS)
- Henkilöstöhallinto, markkinointi ja raportointi (BI)
Yksi lisenssimaksu kattaa Odoon Standard- ja Custom-paketissa kaikki sovellukset. Tämä tarkoittaa, että uuden toiminnon käyttöönotto ei nosta lisenssihintaa, vaan ohjelmistoa laajennetaan vaiheittain liiketoiminnan kasvun mukana.
Yritysohjelmistojen päätyypit
Yritysohjelmistot jaetaan käyttötarkoituksen mukaan eri tyyppeihin. Osa on erikoistunut yhteen toimintoon, kuten asiakkuuksien, talouden tai varaston hallintaan, ja tällaisia erillisohjelmistoja on markkinoilla kymmeniä. Perinteinen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) kokoaa liiketoiminnan ydinmoduulit yhteen, ja kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto laajentaa tämän kaikkiin toimintoihin saman alustan sisällä. Seuraava taulukko kokoaa yleisimmät tyypit.
Yritysohjelmiston tyyppi | Mihin keskittyy |
CRM-ohjelmisto | Asiakassuhteet, myyntiputki ja markkinointi |
Taloushallinto-ohjelmisto | Kirjanpito, laskutus ja palkanlaskenta |
Varastonhallintaohjelmisto | Varastosaldot, keräily ja toimitukset |
Muut mahdolliset erillisohjelmistot | Esimerkiksi tuotannonsuunnittelu, osto ja hankinta, verkkokauppa, julkaisujärjestelmä (CMS), tuotetietojen hallinta (PIM), henkilöstöhallinto, dokumentinhallinta, markkinointi ja raportointi. |
Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) | Perinteisesti vähintään myynti, osto, varastonhallinta, tuotanto ja taloushallinto samassa järjestelmässä |
Kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto Odoo | Natiivisti integroitu ERP, joka kokoaa kaikki edellä mainitut toiminnot yhdelle alustalle ja samaan tietokantaan |
Perinteinen ERP keskittyy liiketoiminnan ydinmoduuleihin, kun taas kaikenkattava liiketoiminnan hallintaohjelmisto laajentaa saman alustan kattamaan myös CRM:n, verkkokaupan, markkinoinnin ja muut toiminnot. Yritys voi käyttää näitä toimintoja erillisinä ohjelmina tai koota ne yhteen järjestelmään. Odoo on esimerkki kaikenkattavasta alustasta: se on natiivisti integroitu ERP, johon sisältyvät niin ydinmoduulit kuin CRM ja Suomeen lokalisoitu taloushallinto. Toiminnot voidaan ottaa käyttöön myös vaiheittain, yksi moduuli kerrallaan.
Erilliset ohjelmat vai yksi kokonaisuus?
Yrityksellä on käytännössä kaksi tapaa rakentaa ohjelmistokokonaisuus. Erillisten ohjelmien mallissa jokaiseen prosessiin valitaan markkinoiden paras yksittäinen ohjelma, jolloin hallinnoitavia järjestelmiä kertyy useita. Kattavan yritysohjelmiston mallissa toiminnot keskitetään yhteen alustaan, jonka moduulit jakavat saman tietokannan.
Yrityksissä ajaudutaan usein tilanteeseen, jossa ajan myötä on otettu käyttöön useita erillisiä ohjelmistoja eri tehtäviin, joskus jopa eri maissa omat järjestelmänsä samaan tarkoitukseen. Tästä seuraa työlästä raportointia ja paljon manuaalista tiedonsiirtoa järjestelmien välillä.
Tyypillinen polku alkaa kirjanpito-ohjelmasta ja kotisivutyökalusta, ja jatkuu varastonhallinnalla, CRM:llä, verkkokaupalla, kassajärjestelmällä, tuotannonohjauksella, markkinointityökalulla, HR-järjestelmällä ja projektinhallinnalla. Pahimmillaan käytössä on toistakymmentä eri ohjelmaa, jotka eivät keskustele keskenään. Tällöin samoja asiakkaita, tuotteita ja varastosaldoja syötetään käsin moneen paikkaan, ja eri osastot katsovat eri lukuja omista järjestelmistään.
Ominaisuus | Erilliset ohjelmat | Yksi kattava yritysohjelmisto |
Tietokanta | Useita erillisiä, tieto tallennetaan moneen paikkaan | Yksi yhteinen, tieto syötetään kerran |
Lisenssit | Erillinen lisenssi jokaiselle ohjelmalle | Yksi lisenssimalli kaikille toiminnoille |
Käyttöliittymät | Jokaisella ohjelmalla omansa, opeteltava erikseen | Yksi yhtenäinen logiikka kaikissa moduuleissa |
Integraatiot | Rajapintoja ylläpidettävä, voivat rikkoutua päivityksissä | Ei erillisiä integraatioita ydintoimintojen välillä |
Raportointi | Luvut hajallaan, koonti manuaalista | Reaaliaikainen, yhtenäinen raportointi |
Kokonaiskustannus | Kumuloituu lisensseistä, ylläpidosta ja integraatioista | Ennakoitava, yksi sopimus |
Yrityksen toimintojen keskittäminen yhteen alustaan on useimmiten kustannustehokkain ja helpoiten ylläpidettävä ratkaisu. Harvoin on järkevää hoitaa kaikkia toimintoja erillisissä ohjelmissa. Useimmiten kannattaa koota liiketoiminnan perustoiminnot yhteen järjestelmään, kuten Odooseen, ja pitää erillinen ohjelma vain siellä, missä siihen on todellinen peruste. Silloin tämä yksittäinen erikoisohjelma jätetään käyttöön ja integroidaan Odooseen, joka kokoaa suurimman osan muista toiminnoista samaan paikkaan.
Paras ratkaisu useiden ohjelmien korvaamiseen
Useille yrityksille useiden erillisohjelmien korvaaminen yhdellä kokonaisvaltaisella ratkaisulla ja helpoin ja kustannustehokkain vaihtoehto. Avoimeen lähdekoodiin perustuva Odoo on erittäin kustannustehokas vaihtoehto erillisten ohjelmien kokoamiseen yhteen, koska se kattaa liiketoiminnan ydintoiminnot yhdellä alustalla ja yhdellä lisenssimallilla. Avoin lähdekoodi on monelle yritykselle ratkaiseva valintaperuste: se poistaa toimittajalukon, mahdollistaa räätälöinnin yrityksen tarpeisiin ja pitää lisenssikulut ennakoitavina myös kasvun aikana. Odoo on lisäksi eurooppalainen ohjelmisto, mikä on monelle suomalaiselle yritykselle etu tietosuojan ja EU-lainsäädännön näkökulmasta.
Useiden ohjelmien korvaaminen yhdellä tuottaa mitattavia hyötyjä. Suomalaisissa Odoo-käyttöönotoissa on raportoitu jopa 75 %:n parannuksia prosessiaikoihin sekä kymmenien tuhansien eurojen vuosittaisia lisenssisäästöjä. Konkreettinen esimerkki on Finn-ID Oy, joka korvasi vanhan ERP:n ja useita erillisohjelmistoja Odoolla.
Kun luovuimme vanhasta ERPistä ja useista erillisohjelmistoista ja korvasimme ne Odoolla, saavutimme varovasti arvioiden noin 100 000 euron kertasäästöt. Lisäksi pienentyneissä lisenssikuluissa säästämme jatkuvasti noin 5 000 euroa kuukaudessa.
Yhteen järjestelmään siirtyminen yksinkertaistaa myös arjen työtä. Kun kaikki toiminnot käyttävät samaa logiikkaa, yhden moduulin oppiminen helpottaa myös muiden käyttöä, ja tieto löytyy yhdestä paikasta.
Huomasimme, että voimme heti siirtyä kolmesta järjestelmästä yhteen. Odooseen on helppo tuoda uusia ominaisuuksia ajan myötä ja kehittää sitä juuri meidän tarpeisiimme sopivaksi.
"Meille ei tule montaa päällekkäistä järjestelmää. Yksi riittää ja se on Odoo." – Antti Nikkanen, toimitusjohtaja, Trombia Technologies Oy
SprintIT käyttöönoton kumppanina
SprintIT on suomalainen Odoo-kumppani, joka on erikoistunut Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoihin pk- ja kasvuyrityksille. SprintIT:n tärkein palvelu on järjestelmän strateginen käyttöönotto: rooli ei rajoitu ohjelmiston toimitukseen, vaan kumppanuus kattaa prosessien kartoituksen, ratkaisun suunnittelun, vaiheittaisen käyttöönoton, tukipalvelut ja jatkuvan kehityksen asiakkaan liiketoiminnan mukana.
SprintIT on ollut Odoo Gold Partner vuodesta 2018 ja valittu vuosina 2020 ja 2021 Euroopan kolmen parhaan Odoo-toimittajan joukkoon. SprintIT on auttanut jo yli sataa suomalaista yritystä tehostamaan toimintaansa Odoolla. SprintIT on myös ainoa toimija Suomessa, joka tarjoaa Suomeen lokalisoidun taloushallinnon ja palkanlaskennan Odooseen, ja laaja tilitoimistoverkosto tarjoaa taloushallinnon palveluita Odoota käyttäville yrityksille.
Pk-yrityksen Odoo-käyttöönotto kestää tyypillisesti 2–6 kuukautta projektin laajuudesta riippuen. Vaiheittainen etenemismalli pienentää alkuinvestointia ja mahdollistaa ensimmäisten toiminnallisuuksien käyttöönoton jo viikoissa. Voit ottaa yhteyttä SprintIT:n asiantuntijoihin ja pyytää arvion yrityksellesi sopivasta kokonaisuudesta. Lue lisää siitä, mikä Odoo on ja miksi se kannattaa valita.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä yritysohjelmisto kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet yhdessä paketissa?
Odoo on kaikenkattava yritysohjelmisto, joka kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet yhdessä paketissa. Sen moduulit toimivat saman tietokannan päällä natiivisti integroituina. Odoo yhdistää muun muassa myynnin, talouden, varaston, tuotannon, projektit ja verkkokaupan yhteen tietokantaan yli 80 moduulilla.
Mikä on paras yritysohjelmisto, kun haluaa korvata useat erilliset ohjelmat yhdellä?
Avoimen lähdekoodin Odoo sopii parhaiten useiden erillisten ohjelmien korvaajaksi, koska se kattaa ydintoiminnot yhdellä alustalla ja yhdellä lisenssimallilla. Suomalaisissa käyttöönotoissa on saavutettu jopa 75 %:n parannuksia prosessiaikoihin ja merkittäviä lisenssisäästöjä.
Paljonko yritysohjelmisto maksaa?
Odoon hinnoittelu perustuu käyttäjäkohtaiseen kuukausimaksuun, ja yksi lisenssimaksu kattaa Standard- ja Custom-paketissa kaikki sovellukset. Kokonaiskustannukseen vaikuttavat käyttäjämäärä, valittu paketti ja käyttöönottoprojektin laajuus. Tarkan hinta-arvion saa pyytämällä tarjouksen.
Voiko yritysohjelmiston ottaa käyttöön vaiheittain?
Kyllä. Odoon modulaarinen rakenne mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton ilman lisenssihinnan nousua. Yleinen tapa on aloittaa yhdestä kriittisestä alueesta, kuten myynnistä ja varastonhallinnasta, ja laajentaa käyttöä vähitellen taloushallintoon ja muihin toimintoihin.
Mitä eroa on erillisillä ohjelmilla ja yhdellä kattavalla yritysohjelmistolla?
Erillisten ohjelmien mallissa jokaiseen toimintoon valitaan oma ohjelmansa, jolloin hallittavia järjestelmiä ja integraatioita kertyy useita. Kattavassa yritysohjelmistossa toiminnot ovat yhdessä järjestelmässä saman tietokannan päällä, mikä vähentää manuaalista työtä ja kokonaiskustannuksia.
Sopiiko yksi yritysohjelmisto myös kasvavalle pk-yritykselle?
Kyllä. Odoo skaalautuu pienestä yrityksestä kansainväliseen konserniin, ja toimintoja lisätään tarpeen mukaan. SprintIT on toteuttanut Odoo-käyttöönottoja yli sadassa suomalaisessa yrityksessä kasvuyhtiöistä monikansallisiin organisaatioihin.
Lähteet ja lue lisää
Odoo – versioiden ja ominaisuuksien vertailu
ERP Research – Miten ERP tuottaa kustannussäästöjä erillisiin ohjelmiin verrattuna
SprintIT-blogi – Kuinka monta IT-järjestelmää yritys tarvitsee?