Hevari Oy:n monikanavaisen liiketoiminnan kasvaessa myös toiminnanohjausjärjestelmälle alkoi sadella vaatimuksia, joihin vanha järjestelmä ei enää taipunut. Ratkaisuksi valikoitui moderni Odoo. Projekti käynnistettiin aluksi toisen käyttöönottokumppanin kanssa, mutta kumppania vaihdettiin hyvin nopeasti SprintIT:hen.
Hevari Oy myy käytännössä kaikkea, mitä raviurheilussa ja ratsastuksessa tarvitaan. Asiakkaina on niin harrastajia, ammattilaisia kuin yrityksiäkin. Vermon ja Heinolan myymälöiden lisäksi Hevarilla on kolme kiertävää myymäläautoa, jotka palvelevat asiakkaita ravitapahtumissa ympäri Suomen. Kokonaisuutta täydentävät verkkokauppa, tukkukauppa, tuonti sekä vienti useisiin maihin sekä pienimuotoinen valmistus.
Monipuolinen liiketoiminta tarkoittaa paljon liikkuvia osia: myyntiä eri kanavissa, useita varastoja, suuria tuotemääriä, hankintaa, tuotantoa ja taloushallintoa.
Kun vanha toiminnanohjausjärjestelmä ei enää taipunut kasvavan liiketoiminnan tarpeisiin ja osa prosesseista oli edelleen manuaalisia, Hevarilla päätettiin uudistaa ERP kokonaisvaltaisesti.
”Tavoitteena on aina myydä enemmän ja paremmin ja palvella asiakkaita paremmin. Kasvua tavoitellaan myös tällä ERP-uudistuksella”, Hevari Oy:n verkkokauppa- ja IT-päällikkö Kaisa Vaaramaa kertoo.
Odoo vakuutti muokattavuudellaan
Hevari teki jo ennen järjestelmän valintaa perusteellisen tarvekartoituksen ja kävi läpi omia prosessejaan. Vaihtoehtoja oli useita, mutta Odoo nousi nopeasti vahvaksi ehdokkaaksi. Odoo mahdollisti aiemmin eri paikkoihin hajautuneiden toimintojen kokoamisen yhteen järjestelmään.
Hevaria kiinnostivat erityisesti myös Odoon muokattavuus, laajat jatkokehitysmahdollisuudet ja avoimeen lähdekoodiin perustuva toimintamalli. Yritykselle oli tärkeää, että kokonaisuutta voitaisiin kehittää liiketoiminnan mukana myös tulevaisuudessa.
Oikea järjestelmä ei yksin riitä, myös kumppanin osaaminen pitää varmistaa
Hevarin ERP-projekti käynnistyi aluksi toisen Odoo-kumppanin kanssa. Pian kävi kuitenkin ilmi, ettei kumppani pystynyt toteuttamaan Hevarille keskeistä verkkokauppaintegraatiota halutussa laajuudessa. Yritys päätti nopeasti vaihtaa projektin toteuttajaksi SprintIT:n, jolta löytyi riittävää osaamista.
”SprintIT:ltä löytyivät juuri tähän tarpeeseen sopivat osaajat”, Vaaramaa kertoo.
Kokemus konkretisoi Hevarille, kuinka tärkeää käyttöönottokumppanin osaaminen on järjestelmävalinnan rinnalla. Kartoitettaessa vaihtoehtoja kannattaa selvittää etukäteen kumppaniehdokkaiden kokemus ja osaaminen kriittisistä integraatioista ja prosesseista.
SprintIT:n valinnassa painoivat integraatio-osaamisen ja Odoo-kokemuksen lisäksi mahdollisuus kehittää kokonaisuutta pitkällä aikavälillä. Tärkeä valintakriteeri oli myös SprintIT:n tarjoama Suomen vaatimuksiin soveltuva taloushallintoratkaisu Odooseen. Sen ansiosta Hevari pystyi tuomaan taloushallinnon osaksi samaa kokonaisuutta ilman erillistä taloushallinto-ohjelmistoa ja siihen rakennettavaa integraatiota.
Ei avaimia käteen, vaan aitoa yhteistyötä
Hevarilla on paljon omaa IT- ja dataosaamista. Siksi yritys ei etsinyt kumppania, joka tekisi kaiken sen puolesta. Tavoitteena oli löytää toimintamalli, jossa kummankin osapuolen osaamista hyödynnetään mahdollisimman hyvin.
Vastuut jaettiin jo projektin alkuvaiheessa. Esimerkiksi verkkokauppaan, tuotetietoihin ja hinnastoihin liittyvää vahvaa dataosaamista löytyi Hevarilta itseltään, joten näitä töitä oli luontevaa tehdä in-house. SprintIT myös auttoi arvioimaan, mitkä asiat Hevarin kannattaa toteuttaa itse ja missä kumppanin osaamisesta saadaan enemmän hyötyä.
”SprintIT:llä on tekeviä ihmisiä. Yhteistyö sujui tosi hyvin ja oli käytännönläheistä. Kaikki ongelmat pystyttiin ratkaisemaan yhteistyössä hyvinkin nopeasti. Meidän ei tarvinnut itse aina tietää tarkalleen, mitä tarvitaan, vaan he osasivat kertoa, miten toteutus kannattaa hoitaa”, Vaaramaa kuvailee.
SprintIT:n vahvuudeksi nousi myös kyky yhdistää liiketoiminnan tarve ja tekninen toteutus. Kun Hevari kertoi tarpeen ja halutun lopputuloksen, SprintIT:n asiantuntijat osasivat löytää käytännön ratkaisun niiden välille.
Vaaramaa antaa erityistä kiitosta myös projektipäällikkönä toimineelle Natalija Soinille.
”Meidän projektipäälliköllämme oli kaikki ohjat joka minuutti ja sekunti käsissään. Hän oli isossa vastuussa myös tämän projektin onnistumisesta.”
Myynti, varastot, kassat ja taloushallinto samassa kokonaisuudessa
Yksi Odoon käyttöönoton keskeisistä hyödyistä Hevarille on ollut toimintojen yhdistyminen samaan järjestelmään.
Myynti ja ostot välittyvät suoraan taloushallintoon, raportit ovat helposti saatavilla ja aiemmin manuaalisia työvaiheita on pystytty automatisoimaan. Taloushallinto on näin kiinteä osa muuta toiminnanohjausta eikä erillinen järjestelmäkokonaisuus.
Muutaman kuukauden päästä kokonaisuudesta tulee entistäkin täydellisempi, kun Odooseen otetaan käyttöön myös SprintIT:n toteuttama palkkahallinnon moduuli.
Varastonhallinnassa reaaliaikainen tieto on erityisen tärkeää. Hevarilla on useita varastoja ja suuri määrä tuotteita, joten yrityksen pitää tietää, mitä tavaraa on varastossa, mitä on tulossa ja mihin tuotteita on menossa.
Ensimmäisten käyttökuukausien perusteella Hevari on ollut tyytyväinen Odoon varastoennusteisiin ja raportointiin. Kun myös myymälöiden kassat toimivat samassa järjestelmässä, varastotilanne päivittyy reaaliaikaisesti.
Kassaratkaisu on ollut Hevarille positiivinen kokemus.
”Odoo-kassat ovat olleet meillä nyt muutaman kuukauden käytössä, ja olemme sitä mieltä, että Odoo-kassa vetää kyllä vertoja monelle kalliimmallekin järjestelmälle”, Vaaramaa sanoo.
Teknologian vaihdoksessa ihmiset ratkaisevat
ERP-uudistus ei ole vain tekninen projekti. Hevarilla loppukäyttäjien tietoteknisessä osaamisessa on eroja, joten käyttöönotossa on panostettu koulutukseen ja muutoksen johtamiseen.
SprintIT on tukenut Hevaria myös tässä työssä. Projektin aikana apua on ollut Vaaramaan mukaan saatavilla nopeasti eri kanavissa, ja kysymyksiin on saatu vastauksia tyypillisesti saman päivän aikana.
”Tuki on ollut erinomaisen kattavaa ja tosi nopeaa.”
Suuri ERP-uudistus vaati Hevarilta merkittävää omaa työpanosta, mutta Vaaramaan mukaan projekti on edennyt aikataulussa ja yhteistyö valitun kumppanin kanssa on sujunut mallikkaasti.
Hyvä ERP-projekti alkaa kotiläksyistä ja henkilöstön mukaan ottamisesta
Vaaramaa nostaa onnistuneen ERP-projektin tärkeimmäksi lähtökohdaksi huolellisen valmistautumisen.
Yrityksen kannattaa käydä omat prosessinsa tarkasti läpi jo ennen teknisten ratkaisujen suunnittelua. Olennaista on ymmärtää, mitä päivittäisessä työssä halutaan parantaa ja miksi. Kun tavoite on kirkas, järjestelmäasiantuntijat voivat auttaa löytämään siihen sopivan teknisen toteutuksen.
”Tavallisilla työntekijöillä on usein päivittäisestä työstä sellaista näkemystä, jota pelkillä IT-asiantuntijoilla ei voi olla. Kun henkilöstö tietää, mitä halutaan tehdä ja miksi, ammattilaiset auttavat löytämään parhaan tavan toteuttaa se.”
Etsiikö sinunkin yrityksesi sopivaa Odoo-kumppania?
Ota yhteyttä niin jutellaan lisää!