Emoyhtiöstään itsenäiseksi yhtiöksi irtaantumisen myötä Orfer Services Oy tarvitsi nopeasti oman toiminnanohjausjärjestelmän. Ratkaisuksi valikoitui Odoo ERP. Järjestelmävaihdoksen jälkeen yhtiön kriittinen laskutusprosessi nopeutui kolmesta päivästä kolmeen tuntiin.
Vanha järjestelmäviidakko ei palvellut uutta kasvavaa palveluliiketoimintaa
Orfer Services Oy vastaa pakkausteollisuuden robotiikka- ja automaatiojärjestelmien globaalista jälkimarkkinoinnista, huolloista, varaosamyynnistä sekä laitemodernisoinneista.
Kun palveluliiketoiminta yhtiöitettiin omaksi kokonaisuudeksi marraskuussa 2024, tuli järjestelmähanke ajankohtaiseksi.
Aiemmin käytössä ollut vanha ERP oli rakennettu etupäässä tukemaan projektiliiketoimintaa eikä se palvellut optimaalisesti palveluliiketoimintaa.
Arjen pyörittämiseen tarvittiin varsinaisen ERPin lisäksi suuri määrä erillisiä apuohjelmia ja Excel-taulukoita. Oli ilmiselvää, että uusi huolto- ja palveluliiketoiminta tarvitsi oman järjestelmän.
Miksi Odoo ERP valittiin palveluliiketoiminnan alustaksi?
Uuden järjestelmän kartoitus oli jo pitkällä, kun Orferin IT-hallinnossa törmättiin Odooseen ja sitä alettiin tutkia yhtenä vaihtoehtona. Odoo tuli järjestelmävertailuun mustana hevosena vasta kalkkiviivoilla.
Miksi Odoo valittiin?
- Toimialasopivuus: Odoo vastasi erinomaisesti palvelu- ja projektiliiketoiminnan tarpeisiin ilman raskaita räätälöintejä.
- Moduulipohjaisuus: Odoota voi laajentaa ketterästi liiketoiminnan kehittyessä.
- Tulevaisuuden varmuus: Odoon suuret käyttäjämäärät ja aktiivisesti kehittyvä alusta vakuuttivat, ettei kyse ole nopeasti katoavasta teknologiasta.
Brutaali aikataulu vaati rohkeita rajauksia ja sitoutunutta tiimiä
Hankkeelle asetettiin lähes epärealistisen tiukka aikataulu vanhenevien lisenssien ja yhtiöittämisen asettamien vaatimusten vuoksi. Orfer Servicesin liiketoimintajohtaja Matti Muikku kuvailee käyttöönottoa jopa “Suomen ennätystason vauhdiksi”. Brutaali aikataulu tarkoitti, että projekti oli toteutettava tiukkana MVP-toteutuksena (Minimum Viable Product).
Ensimmäisestä vaiheesta karsittiin rohkeasti pois kiinnostaviakin moduuleita, jotka päätettiin ottaa käyttöön myöhemmin. SprintIT:n projektipäällikkö Henri Komulaisen johdolla ja Orferin tiimin tiiviillä yhteistyöllä MVP-projekti puristettiin läpi kahdeksassa viikossa ja sovitussa tiukassa budjetissa.
Tiivistahtisen projektin onnistumisen avain oli Orfer Servicesin ydinryhmän vahva sitoutuminen. Tiimin työpöydältä karsittiin kaikki ylimääräinen häly projektin ajaksi.
Matti Muikku (kuvassa) on työskennellyt Orferilla 20 vuotta. Projekti-insinöörinä aloittanut Muikku tuntee yrityksen prosessit kuin omat taskunsa, mistä oli selvä etu projektin sisäisessä johtamisessa. Tiivis yhteistyö SprintIT:n kanssa takasi sen, että Orferin tiimi oppi nopeasti Odoon logiikan ja ymmärtää nyt tarkasti myös, mitä konepellin alla tapahtuu.
Mitä hyötyjä Odoo toi laskutukseen ja kannattavuuteen?
Konkreettisimmat tulokset saavutettiin laskutuksessa ja kateseurannassa:
- Laskutusaika leikkaantui 3 päivästä 3 tuntiin: Vanhassa järjestelmässä palvelusopimusten laskuttaminen oli erittäin työlästä, monimutkaista ja virhealtista. Aikaa kului huoltopäälliköltä jopa kolme päivää kuukaudessa. Nyt sama työ hoituu noin kolmessa tunnissa, eikä prosessi ole enää yhden henkilön varassa.
- Reaaliaikainen laskutus tehostaa kassavirtaa: Aiemmin laskut kasattiin kuukauden viimeisille hetkille. Nyt lasku lähtee Netvisor-integraation kautta asiakkaalle heti työn valmistuttua.
- Parempi kateseuranta: Odooseen rakennettiin Orfer Servicesin tarpeisiin sopiva analyyttinen rakenne. Nyt kustannukset kohdistuvat töille, mikä mahdollistaa yksittäisten töiden katteen ja asiakaskohtaisen kannattavuuden seurannan.
Vahvaa yhteistyötä ja vähän pimeää huumoriakin
Projektin aikana SprintIT ja Orfer Services toimivat tiiviisti samalla puolella pöytää. Tiukasta aikataulusta huolimatta homma ei mennyt vakavaksi, vaan töitä tehtiin hyvällä huumorilla.
SprintIT:tä voin suositella muillekin – ja olen suositellutkin.
Jälkikäteen Matti rajaisi ensimmäistä vaihetta vieläkin rohkeammin. Kaikkea suunniteltua ei yksinkertaisesti ollut mahdollista toteuttaa aikataulussa, joten esimerkiksi kenttähuoltomoduuli jätettiin suosiolla jatkokehitykseen. Olennaista oli saada liiketoiminnan kannalta pakolliset toiminnot varmasti tuotantoon.
Käyttöönoton jälkeen yhteistyö on jatkunut ketterän jatkokehityksen merkeissä. Kuten Matti toteaa: "Vähän on tongittu myös testipuolella" uusia moduuleita ja saatu sieltä kehitysideoita tulevaisuutta varten.
Asiakkaan projektipäällikön vinkit onnistuneeseen ERP-hankkeeseen
Matti Muikku tiivistää kaksi tärkeintä neuvoa tiukalla aikataululla ERP-projektiin ryhtyvälle:
- Yhtenäistä terminologia heti alussa: Järjestelmätoimittaja puhuu sujuvaa Odoota ja oma henkilökunta vanhaa järjestelmää. Varmista heti ensimmäisessä vaiheessa, että molemmat osapuolet tarkoittavat samoilla termeillä täsmälleen samaa asiaa.
- Karsi rohkeasti ensimmäisestä vaiheesta: Rakenna ensin toimiva minimiratkaisu (MVP), joka kattaa kriittisimmät toiminnot. Odoota on helppo ja ketterä laajentaa myöhemmin, kun perusta on kunnossa.
Pohditteko tekin, miten Odoo ERP taipuisi teidän palvelu- tai projektiliiketoimintaanne?
Ota yhteyttä niin käydään läpi prosessinne ja suunnitellaan teille sopiva, tuloksia tuova ratkaisu.