Kun Rekola Oy Trolley Systems otti Odoon käyttöön SprintIT:n avulla, se otti aimo harppauksen pitkälle 2000-luvulle. Aiemmin käytössä ollut työläs excel-pohjainen varaston ja valmistuksen hallinnointi siirrettiin Odooseen. Nyt myynti, ostot, varastot, talous ja valmistus hoituvat yhdellä järjestelmällä digitaalisesti. Kirsikkana kakun päälle Rekolan henkilöstö kasvoi Odoon käyttöönoton myötä henkisesti: jokainen toimii ja tekee päätöksiä oma-aloitteisemmin.
Rekola Oy Trolley Systems valmistaa Mäntsälässä asiakaskohtaisesti räätälöitäviä vaunuja siivous- ja jätehuoltoon. Lisäksi yritys myy omaa Reflex-siivousvälinemallistoaan. Markkina-alueena on Pohjoismaiden lisäksi muut Euroopan maat ja Yhdysvallat. Globaalin private label -asiakkaan palveleminen asettaa kovat vaatimukset tuotannon ohjaukselle.
Varastonhallinta oli yhtä excel-kaaosta
Kipupisteet, joihin Rekola haki ratkaisua Odoosta:
- Varastonhallinta ja tuotannonohjaus oli manuaalista
- Exceleihin ei voinut luottaa, koska myynnit eivät vähentyneet varastosaldoista
- Kokoonpanoa ohjattiin paperisilla ohjeilla
- Prosessien läpi kulkevaa näkyvyyttä ei ollut
”Meiltä puuttui kokonaan luotettava varastonhallinta. Käytännössä varastoa seurattiin Exceleillä, joiden saldot eivät vähentyneet myynnin mukaan. Tieto ei ollut luotettavaa, ja sen etsimiseen kului päivittäin turhaa aikaa sähköposteista ja vanhoista kansioista”, taustoittaa projektin alusta mukana ollut operatiivinen johtaja Oona Rekola.
Myös tuotannon työntekijät joutuivat etsimään asiakaskohtaisia speksejä ja kokoonpano-ohjeita erilaisista mappeihin kerätyistä laminoiduista paperiohjeista.
“Ohjeet olivat usein henkilöiden muistinvarassa tai hiirenkorville kärventyneitä värikkäitä historiakatsauksia monine käsin tehtyine korjauksineen ja jälkikäteen liimattuine tarralappuineen”, muistelee Marko Pilto, Rekolan Odoo-projektista vastannut tekninen johtaja.
Tämä aiheutti turhaa edestakaista ravaamista toimiston ja tuotannon välillä ja lisäsi virhealttiutta kokoonpanossa.
Vakio-Odoo kattoi kaiken tarvittavan
Vakio-Odoon toiminnallisuudet kattoivat kaikki Rekolan suurimmat tarpeet. Hyvin pienillä lisämuokkauksilla Odoo saatiin Rekolan näköiseksi ja käyttökokemus työntekijöille mukavaksi.
Odoon vahvuus on joustavuus. Yrityskohtaista kehitystä on helppo ja nopea tehdä pienin kustannuksin. Rekolalle tehdyt omat muokkaukset kustansivat muutaman tuhat euroa, mikä maksoi itsensä nopeasti takaisin henkilöstön työtyytyväisyytenä.
”Linjani on ollut, ettei muutamista sadoista lisäeuroista tehdä kynnystä, jos muutos parantaa työntekijän käyttökokemusta tai nostaa järjestelmän käyttöönoton hyväksyntää. Käytännössä kaikkiin toiveisiimme on löytynyt ratkaisu SprintIT:n kanssa. Usein muutokset on ollut myös pieniä ja helppoja toteuttaa Odoossa”, Oona kehuu.
Odoo vähensi turhaa ravaamista ja toi saldoluottamuksen
”Nyt henkilöstöllä on luottoa järjestelmään ja oikean tiedon löytymiseen. Jokainen kykenee toimimaan itseohjautuvasti ja tekemään päätöksiä oma-aloitteisemmin kuin aiempien järjestelmien kanssa”, Marko Pilto, projektipäällikkö.
Odoo on tuonut Rekolalle konkreettisia arjessa tuntuvia etuja:
1) Varastosaldoihin voi luottaa:
Saldot elävät ja näkyvät Odoossa reaaliajassa. Excelin välilehdillä surffailu on jäänyt historiaan.
2) Tiedon keskittäminen ja prosessin selkeys:
Enää ei tarvita exceleiden, sähköpostien ja erillisen taloushallinnon järjestelmän välillä suhaamista, koska varastosaldojen tarkistus ja laskujen hyväksyntä ym. löytyy suoraan Odoosta.
3) Kokoonpanon ohjeet ja osalistat yhdessä paikassa kaikkien saatavilla:
Asiakaskohtaiset siivousvaunut koostuvat useista osista. Ennen ohjeet elivät kansioissa; nyt ne ovat Odoossa osakokoonpanoina (BOM). Kun osa vaihtuu, muutos päivittyy ohjeisiin ilman tarravirityksiä.
4) Tuoterakenteiden selkeys:
Asiakkaille tehdyt räätälöinnit voidaan nyt koota yhden tuotekoodin taakse, mikä selkeyttää työtä.
5) Vähemmän säätöä, vähemmän ravaamista:
Kokoonpanossa ei etsitä enää papereita toimiston mapeista. Työ etenee selkeämmin ja virheiden määrä pienenee, kun jokaisella on ajantasalla olevat selkeät ohjeet ja samat tuoterakenteet.
6) Tarjouslaskenta muutaman klikkauksen päässä:
Maahantuotavien tuotteiden “landed costit” (valmistus, rahti, tullit) päivitetään Odooseen. Myynti näkee ajantasaisen kustannushinnan ja osaa hinnoitella tarjouksen ilman erillisiä selvittelyjä.
7) Hiljainen tieto säilyy talossa:
Sisäinen tieto ja osaaminen on dokumentoitu. Työohjeet ja asiakkaiden erikoistarpeet löytyvät Odoosta. Hiljainen tieto ei valu pois talosta eläköitymisten tai henkilövaihdosten myötä
8) Henkilöstö kasvoi oma-aloitteisemmaksi:
Projektin myötä henkilöstö on sitoutunut prosessien kehittämiseen. He toimivat oma-aloitteisesti ja ottavat vastuuta datan syötöstä ja laadusta, koska näkevät siitä välittömän hyödyn arjessaan.
SprintIT:n tuki piti projektin liikkeessä
Rekolan digiloikka eteni jouhevasti SprintIT:n projektipäällikkö Natalija Soinin ohjauksessa.
“Kun pääsimme vauhtiin ja datan syöttö käynnistyi, kaikki eteni tosi nopeasti. Myyntilaskutus saatiin toimimaan Odoon kautta, ja saimme asiakaskohtaisesti speksattujen siivousvaunujen osakokoonpanolistat järjestelmään", Oona muistelee.
“Yhteistyö SprintIT:n kanssa oli tiivistä ja henkilökohtaista. Keskustelukanavat olivat auki koko ajan ja Natalija potki meitä eteenpäin, jos meinasimme jäädä uinumaan. Jos joku asia oli epäselvä, lyhyt palaveri Natalijan kanssa ratkaisi asian. Odoo on looginen järjestelmä. Jos osaa lukea, löydät perille Odoossa.”
Kuvassa: Rekola Oy Trolley Systemsin projektissa tiivis ja säännöllinen yhteydenpito oli keskeinen osa onnistunutta lopputulosta. Kuva on otettu SprintIT:n toimistolla projektin aikana. Mukana Rekolalta Marko Pilto, Nassim Khetib, Mikko Pasanen, Oona Rekola sekä SprintIT:ltä Natalija Soini.
Hiljaisempi suhdanne mahdollisti projektiin keskittymisen
Yksi Rekolan ERP-projektin menestystekijöistä oli hankkeen ajoitus. Liiketoiminnassa oli hieman hiljaisempi suhdannevaihe, mikä vapautti ydinhenkilöstön aikaa uuden järjestelmän käyttöönottoon.
”Ulkopuolisen tekijän palkkaaminen olisi ollut kallista ja epärealistista, sillä projektissa mukana olleilta vaaditaan syväosaamista yrityksen prosesseista. Käytimme suhdannelaskun tuoman lisäajan siis hyödyksi. Uusi ERP kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun siihen on aidosti aikaa sitoutua”, Oona linjaa.
Jatkokehitykseenkin tarvitaan omalta väeltä aikaa ja sitoutumista. Tavoitteena on saada oman monivaiheisen valmistuksen kustannuslaskenta mallinnettua aukottomasti Odooseen ja inventaarion arvo vastaamaan todellisuutta. Rekolalla siihen kuuluu raaka-aineet, osien valmistus, osien pintakäsittely alihankkijan tiloissa, rahdit ja lopullinen kokoonpano.
“Tahtotilamme on, että myyntijohtaja näkee tuotteen todelliset valmistuskustannukset suoraan Odoosta, yhdellä klikkauksella. Lisäksi haluamme että jokaisella tuotannon työpisteellä voidaan ohjata ja seurata työvaiheita pädeiltä”, Oona kertoo. Odoossa on täydet valmiudet mobiiliin työntekoon, mutta ensin on saatettava prosessit kuntoon.
Odoo on työkalu, joka tekee arjestasi mielekkäämpää!
Sopisiko Odoo myös teille? Ota yhteyttä niin keskustellaan siitä lisää!