Kun Intervent toi myös taloushallinnon ja palkanlaskennan Odooseen, hyödyt näkyivät sekä yrityksen että tilitoimisto Dreamfaktorin arjessa. Kirjanpitäjä löytää tarvitsemansa tiedot itse, käsityö vähenee ja yhteistyö sujuu ilman jatkuvaa tietojen lähettelyä. Käyttöönotossa ja arjen kehittämisessä tukena ovat olleet SprintIT:n tutut asiantuntijat.
Energiatehokkaita ilmastointiratkaisuja tarjoava Intervent Oy on käyttänyt Odoota vuodesta 2019. Järjestelmässä hoidettiin pitkään suuri osa yrityksen prosesseista, mutta taloushallinto ja palkanlaskenta olivat muualla. Tietoja jouduttiin siirtämään järjestelmien välillä.
Asiakaspalvelupäällikkö Meri Lahti halusi yksinkertaistaa arkea ja vähentää eri järjestelmien välillä liikkumista. Vuonna 2025 Intervent päätti keskittää myös kirjanpidon ja palkanlaskennan Odooseen.
Samalla tilitoimistokumppaniksi vaihtui Dreamfaktori, jossa Interventin kirjanpidosta ja palkanlaskennasta vastaa Lotta Peiponen. Vaikka Odoo oli Lotalle uusi järjestelmä, hän otti sen nopeasti haltuun.
Palkanlaskenta toimii ilman rinnakkaista järjestelmää
Interventin kirjanpito ja palkat hoituvat nyt Odoossa. Palkanlaskennassa aiemmin tarvittu tietojen siirtely järjestelmästä toiseen on jäänyt pois, ja Lotta voi hoitaa palkat pitkälti itsenäisesti. Merin tehtäväksi jää lähinnä ilmoittaa poikkeuksista, kuten lounasetujen muutoksista.
Myös lomien hallinta on selkeytynyt. Aiemman työlään Excel-tyyppisen ratkaisun sijaan interventtiläisten lomatiedot ovat Odoossa helposti nähtävissä myös työntekijöille itselleen.
Merille kokonaisuus vastaa sitä, mitä ulkoistetulta palkanlaskennalta haluttiinkin: palvelu toimii ilman jatkuvaa selvittelyä ja yhteydenpitoa.
“Minun näkökulmastani tämä on todella sujuvaa ja juuri sitä, mitä halusimmekin: palkanlaskenta on ulkoistettu, ja se toimii sekä järjestelmän että yhteistyökumppanin osalta.”
Kirjanpitäjä löytää tiedot ilman sähköpostirumbaa
Taloushallinnossa yhteisen järjestelmän hyöty näkyy konkreettisesti dokumenttien käsittelyssä. Merin ei tarvitse etsiä kirjanpitäjän tarvitsemia tietoja omalta koneeltaan, koota niitä eri kansioista ja lähettää erikseen sähköpostilla. Kirjanpitäjä Lotta pääsee helposti itse katsomaan ja tarkistamaan Odooseen tallennetut tiedot.
Myös laskuihin liittyvät kysymykset, tehtävät ja huomautukset voidaan hoitaa suoraan Odoossa. Keskustelu säilyy käsiteltävän asian yhteydessä, ja tapahtumahistoriasta näkee, mitä on jo tehty. Tämä helpottaa sekä sijaistamista että lomalta palaavan työntekijän pääsyä tilanteen tasalle.
Kun kirjanpitäjä pystyy etenemään itsenäisesti, aikaa säästyy molemmilta osapuolilta. Interventin arjessa on vähemmän keskeytyksiä, ja tilitoimistossa aikaa vapautuu tietojen perään kyselemisestä varsinaiseen taloushallinnon työhön.
”Palkanlaskennan puolella palkkojen siirtyminen Odooseen vähensi minulta kuukausittain useita tunteja manuaalista työtä.”
Tutut asiantuntijat tuntevat ympäristön ja vahvistavat osaamista
Interventille tärkeää on ollut yhteistyön jatkuvuus: apua saa tutuilta, nimetyiltä yhteyshenkilöiltä. SprintIT:n tekninen asiantuntija Olli Björkqvist tuntee yrityksen Odoo-ympäristön ja siihen tehdyt ratkaisut jo vuosien ajalta.
”Minun ei tarvitse aina aloittaa alusta ja selittää eri ihmisille, miten asiat on rakennettu”, Meri kertoo.
Laura Salo puolestaan on johtanut taloushallinnon ja palkanlaskennan käyttöönottoa ja tukenut käyttäjien oman osaamisen kasvua. Yksittäisten kysymysten ratkaisemisen lisäksi hän on antanut Lotalle ohjeet ja työkalut vastaavien tilanteiden hoitamiseen jatkossa.
”Laura on koko ajan opettanut mua ratkaisemaan tilanteita itsenäisesti. Se on ollut todella iso plussa. Nyt pystyn tekemään asioita hyvin omatoimisesti”, Lotta sanoo.
Osaamisen karttuessa myös Dreamfaktorin Lotta on pystynyt tarjoamaan Interventille Odoon käyttötukea SprintIT:n rinnalla.
Käyttäjien palaute näkyy palkkahallinnon kehityksessä
Interventin ja Dreamfaktorin palautteen perusteella SprintIT on hionut Odoon talous- ja palkkahallinnon toimintoja vastaamaan suomalaisia tarpeita. Esimerkiksi matkalaskujen käsittelyä on parannettu ja monia toimintoja yksinkertaistettu.
”Aina kun löysimme kehityskohteita, SprintIT puuttui niihin heti. Ei ole tarvinnut jäädä odottelemaan, että tulisiko se muutos joskus parin vuoden päästä. Asioita on oikeasti kehitetty eteenpäin”, Lotta kertoo.
Interventin kokemus osoittaa, että keskittämisen arvo ei synny vain ohjelmistojen määrän vähentämisestä. Yhteistyö tilitoimiston kanssa sujuu paremmin, kun toiminnanohjaus, taloushallinto ja palkat ovat yhdessä ja samassa Odoossa.
Onko Odoo jo käytössä, mutta taloushallinto ja palkat vielä muualla?
Ota yhteyttä SprintIT:n asiantuntijoihin, niin selvitetään yhdessä, miten myös ne kannattaa tuoda osaksi samaa kokonaisuutta.