Meille oli tärkeää, ettei kaikkea yritetä ratkaista kerralla. Ensimmäisessä vaiheessa rakennettiin perusta, jonka päälle Odoon käyttöä on voitu laajentaa hallitusti.

Juha Seppälä
toimitusjohtaja, Diagno Finland Oy

Odoo ei jäänyt käyttöönottoprojektiksi

Monessa ERP-hankkeessa huomio keskittyy käyttöönottoon: milloin järjestelmä saadaan tuotantoon, miten vanhat järjestelmät korvataan ja miten arki saadaan jatkumaan mahdollisimman sujuvasti.

Diagnon tapauksessa käyttöönotto oli tärkeä virstanpylväs, mutta ei lopullinen maali. Kun ensimmäinen vaihe oli saatu valmiiksi, oli mahdollista tarkastella seuraavia kehityskohteita rauhallisemmin ja rakentaa kokonaisuutta pala kerrallaan.

“Odoo ei ole jäänyt meille vain käyttöönottoprojektiksi. Siitä on tullut alusta, johon olemme voineet tuoda uusia toimintoja sitä mukaa, kun liiketoiminnan tarpeet ovat tarkentuneet”, Seppälä sanoo.

Tämä on yksi Odoon keskeisistä vahvuuksista: järjestelmää voidaan laajentaa vaiheittain liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Kenttähuolto konkretisoi vaiheistetun kehityksen arvon

Yksi kiinnostavimmista esimerkeistä Diagnon Odoo-kokonaisuudessa on kenttähuolto ja laitehallinta. Diagnolla on laaja korjaamolaitteiden huoltoverkosto. Kentällä työskentelevät asentajat huoltavat ja kalibroivat asiakkaiden laitteita eri puolilla Suomea. Tällaisessa liiketoiminnassa ajantasainen laitetieto on ratkaisevan tärkeää.

“Kenttähuollossa iso arvo syntyy siitä, että tiedämme, mitä laitteita asiakkailla on, missä ne sijaitsevat ja milloin ne tarvitsevat huoltoa tai kalibrointia”, Seppälä tiivistää.

Odoossa prosessi alkaa jo laitteen myynnistä. Kun asiakkaalle myydään esimerkiksi nostin, siitä muodostuu laitekortti asiakkaan tietoihin. Asennuksesta syntyy tehtävä, jonka työnjohto aikatauluttaa asentajalle kenttähuolto-prosessin avulla. Asentaja näkee omat tehtävänsä tietokoneella, tabletilla tai puhelimella.

Työn aikana asentaja kirjaa tehtävälle käytetyn ajan ja täyttää tarvittavat dokumentit, kuten kalibrointitodistuksen. Diagnolla on eri laitekategorioille omat todistuspohjansa, ja raporttipohjia on yli 50. Kun työ on valmis, työnjohto voi sulkea tehtävän ja lähettää tarkastusraportit asiakkaalle suoraan Odoosta. Raportit tallentuvat myös laitehallintaan.

Huoltovälit, varaosat ja toistuvat tehtävät samaan kokonaisuuteen

Laitehallinta ei rajoitu vain siihen, että asiakkaan laitteet löytyvät järjestelmästä. Odoossa laitteille voidaan määritellä huoltovälejä, ja laitteisiin voidaan liittää tarvittavat kalibrointityökalut, huolto-osat ja varaosat. Näin tarvittavia osia voidaan lisätä myyntitilaukselle aiempaa sujuvammin.

Vuosihuollot voidaan tallentaa toistuviksi tehtäviksi seuraavaa vuotta varten, jolloin ne voidaan aikatauluttaa kenttähuollon prosessiin. Lisäksi asiakkaan laitehallintaan voidaan lisätä myös sellaisia laitteita, joita Diagno ei ole itse alun perin myynyt, mutta joita se huoltaa.

Tämä tekee Odoosta paitsi sisäisen toiminnanohjauksen välineen myös pitkäjänteisen palveluliiketoiminnan alustan.

Helpdesk yhdistää asiakaspalvelun ja kenttähuollon

Kun asiakkaalta tulee yhteydenotto, asiakaspalvelu voi linkittää helpdesk-tiketin suoraan oikeaan laitteeseen. Työnjohto voi puolestaan luoda tiketistä tehtävän ja aikatauluttaa sen asentajalle.

Näin asiakaspalvelu, työnjohto, kenttähuolto ja laitehallinta eivät ole erillisiä siiloja, vaan osa samaa prosessia. Tämä vähentää tarvetta etsiä tietoa eri paikoista ja auttaa varmistamaan, että asiakkaan laitteeseen liittyvä historia ja seuraavat toimenpiteet pysyvät hallinnassa.

Asiakasportaalia kehitetään osaksi palvelukokonaisuutta

Diagno kehittää myös asiakasportaalia, jonka kautta asiakkaat voivat päästä käsiksi omiin laitteisiinsa ja tiketteihinsä. Diagnon tavoitteena on, että asiakas voi jatkossa myös luoda tiketin skannaamalla laitteeseen kiinnitetyn QR-koodin.

Portaalin kautta asiakkaiden on jatkossa mahdollista löytää entistä helpommin laitteisiin liittyvää tietoa, kuten käyttöohjeita, kalibrointipöytäkirjoja ja huoltohistoriaa. Lisäksi asiakkaat voivat tehdä portaalin kautta korjaus- tai varaosapyyntöjä sekä ilmoittautua kursseille ja tapahtumiin.

Portaalin kehitys tukee samaa kokonaisajatusta: kun laitteet, huoltohistoria, dokumentit, palvelupyynnöt ja koulutukset ovat samassa järjestelmässä, tietoa voidaan tuoda paremmin myös asiakkaan saataville.

Odoo ei palvele vain Diagnon sisäisiä prosesseja, vaan siitä voidaan rakentaa myös asiakkaalle näkyvä palvelukanava.

Yli 10 ohjelmistoa samaan Odoo-kokonaisuuteen

Diagnon Odoo-polku osoittaa, mitä vaiheittainen ERP-kehitys voi käytännössä tarkoittaa. Kyse ei ole vain siitä, että vanha järjestelmä korvataan uudella. Kyse on siitä, että liiketoiminnan prosesseja voidaan tuoda vähitellen samaan kokonaisuuteen.

Diagnon mukaan Odooseen on jo yhdistetty yli 10 aiemmin erillistä ohjelmistoa. Laitehallinnan avulla diagnolaiset tietävät, mitä laitteita asiakkailla on, missä ne sijaitsevat ja milloin ne pitää huoltaa tai kalibroida. Sama tieto toimii pohjana myös asiakkaalle näkyville palveluille, kuten portaalille.

ERP-uudistusta suunnittelevalle yritykselle Diagnon tarina on esimerkki siitä, että kaikkea ei tarvitse ratkaista ensimmäisessä vaiheessa. Tärkeintä on rakentaa kestävä perusta, jonka päälle järjestelmää voidaan laajentaa liiketoiminnan mukana.

Mitä ERP-uudistusta suunnitteleva voi oppia Diagnon kokemuksesta?

Tämä tarina on hyvä esimerkki siitä, että vaiheistettu käyttöönotto ei tarkoita hidasta etenemistä tai kompromissia tavoitteista. Päinvastoin: se voi olla tapa varmistaa, että oikeat asiat tehdään oikeassa järjestyksessä.

Diagno on edennyt juuri näin. Ensin rakennettiin perusta. Sen jälkeen Odoon käyttöä on laajennettu helpdeskiin, työajanseurantaan, kuluihin, ajoneuvoihin, valmistukseen, verkkokauppaan, koulutuksiin, palautteisiin ja kenttähuollon syvempään laitehallintaan.

Lopputuloksena Odoo on kasvanut Diagnolla vaiheittain järjestelmästä liiketoiminnan kehitysalustaksi.