Korkean teknologian äänenkäsittelyohjelmistoja ja -laitteita valmistavalla Neural DSP:llä heräsi tarve toiminnanohjausjärjestelmälle, kun työn hallinta manuaalisesti alkoi olla haastavaa, aikaa vievää ja altista inhimilliselle virheille. SprintIT auttoi ottamaan Odoon käyttöön vaiheittain ja hallitusti.
Neural DSP on suomalainen menestystarina, joka nousi vain muutamassa vuodessa alansa kansainvälisten kärkinimien joukkoon, moninkertaisti liikevaihtonsa ja työllistää nyt jo yli 100 ihmistä ympäri maailman. Laitteiden tuotekehitystä tehdään useissa eri maissa, komponentit tulevat pääosin Suomesta ja Kiinasta, mutta Helsingin Vallilassa kootut valmistuotteet myydään lähes kokonaan ulkomaille.
Startupeille tyypilliseen tapaan Neural DSP:n liiketoimintaa ohjattiin aluksi joustavasti lukuisilla excel-taulukoilla. Myynnin ja tuotannon kasvaessa työn manuaalinen hallinta alkoi kuitenkin olla haastavaa, aikaa vievää ja altista inhimilliselle virheille. Elektroniikkateollisuutta koetteleva komponenttipula ei myöskään helpottanut asioiden hallintaa, kun tarvittavien osien toimituksiin tuli viiveitä.
Yrityksessä lähdettiin etsimään toiminnanohjausjärjestelmää, joka tukisi kansainvälistä nopeasti kasvavaa liiketoimintaa, jossa jälleenmyyjillä on tärkeä rooli. Yritys päätyi valitsemaan pilvipohjaisen ja käyttökustannuksiltaan kohtuullisen Odoo-ohjelmiston.
Yrityksessä lähdettiin etsimään toiminnanohjausjärjestelmää, joka tukisi kansainvälistä nopeasti kasvavaa liiketoimintaa, jossa jälleenmyyjillä on tärkeä rooli. Yritys päätyi valitsemaan pilvipohjaisen ja käyttökustannuksiltaan kohtuullisen Odoo-ohjelmiston.
Oikea suunta projektille löytyi pienen harha-askeleen jälkeen
Neural DSP aloitti ERP-projektin itsenäisesti hankkimalla ohjelmistolisenssit suoraan Odoolta tuntihinnoitellun tukipaketin kera. Yrityksessä työskenteli musiikki- ja äänentoistomaailman ammattilaisia, mutta ERP-projekteista ei kellään ollut kokemusta.
“Kukaan meistä ei ollut edes nähnyt ERPiä aiemmin ja taidettiin ajaa vähän päin seinää, kun yritettiin itseksemme päästä hommassa nopeasti eteenpäin. Ensimmäisen käyttöönoton jälkeen tuotannon henkilökunta taisi oikeastaan kieltäytyä järjestelmän käytöstä”, kertoo Neural DSP:n tuotantojohtaja Mikko Heinonen.
Tämä tarina ei ole ollenkaan tavaton. ERP-projektit ovat aina melko vaativia projekteja, joille on hyvä varata riittävästi aikaa avainhenkilöiden kalenterista. Neural DSP oli kaiken lisäksi hurjassa kasvukierteessä ja oli luonnollista, että ERP-projektin edistäminen oli vaarassa jäädä muiden työkiireiden jalkoihin.
Ratkaisuksi Neural DSP palkkasi mukaan ulkopuolisen projektipäällikön ja päätti jatkaa käyttöönottoa paikallisen kumppanin avulla. Kumppaniksi valikoitui Suomessa operoiva SprintIT, jolla oli jo referenssejä ja näyttöä vaiheittain edistetyistä onnistuneista kokonaisprojekteista valmistavan teollisuuden parista.
Yhteistyö SprintIT:n kanssa aloitettiin peruuttamalla muutama askel taaksepäin. Ensiksi pysähdyttiin hetkeksi talon sisäisten prosessien ääreen ja määriteltiin Neural DSP:n liiketoiminnan tarpeet ja arvioitiin, mitkä Odoon toiminnallisuudet soveltuvat sellaisinaan yrityksen tarpeisiin. Samalla hahmottui projektin road map, eli suunnitelma siitä, mitkä prosessit tuodaan Odoon piiriin heti ja mitkä säästetään käyttöönoton toiseen vaiheeseen.
Toteutusprojektin yleiseksi tavoitteeksi asetettiin Odoon vakiotoiminnallisuuksissa pysyminen. Näin pidettiin projektin kustannukset kurissa ja nopeutettiin käyttöönottoa. Pitkällä tähtäimellä myös ylläpito ja tulevat päivitysprosessit ovat yksinkertaisempia.
Projektin palastamisella minimoidaan uuden järjestelmän käyttöönottoon ja toimintatapojen muutokseen liittyviä riskejä. Näin toimien mahdolliset suunnitteluvirheet on helppo korjata, kun toimintoja otetaan käyttöön yksi kerrallaan.
Perustoiminnot valmiiksi ensin, kilpailukyvyn kannalta kriittiset seuraavaksi
Ensimmäisessä vaiheessa Neural DSP keskittyi tuotantoketjua tukeviin Odoo-vakiosovelluksiin: myyntiin, komponenttien hankintaan, valmistukseen ja varastonhallintaan.
Näiden perustoimintojen avulla päästiin heti myymään ja laskuttamaan tuotteita, seuraamaan varaston tilannetta, kirjaamaan tuotannossa käytettäviä komponentteja ja tekemään tarpeiden mukaisia hankintoja Odoossa. Samanaikaisesti laadunvalvontaan ja sarjanumeroseurantaan käytettiin edelleen käyttäjille tuttuja exceleitä. Tällaisella vaiheistetulla käyttöönotolla minimoitiin riskejä.
Kun perustoiminnot sujuivat Odoossa hyvin ja tuote oli tullut tutuksi käyttäjille, oltiin valmiita laajentamaan käyttöä ja luopumaan exceleistä.
Elektroniikkateollisuudelle tyypillisiä vaatimuksia ovat massatuotannon sarjanumeroseuranta ja tarkka laadunvalvonta. Korkean teknologian tuotteissa, asiakaskunta on hyvin vaativaa, joten testaaminen, tuotannon laadunvalvonta ja erityisesti mahdollisten ongelmien raportointi on hyvin tärkeässä roolissa. Neural DSP:n tuotannon ja laadunvalvonnan prosessit mallinnettiin Odoo-toiminnanohjausjärjestelmään, ja tuotteiden ja komponenttien sarjanumeroseuranta siirrettiin askel kerrallaan kokonaan Odooseen.
Tiivis yhteistyö projektipäällikön kanssa varmisti sujuvuuden ja resurssoinnin oikeisiin asioihin
SprintIT:n kokeneen projektipäällikkö Samu Tuomiston ohjauksella Odoon käyttöönotto oli sujuvaa.
“Samun yleinen ymmärrys tuotantolinjojen prosesseista ja kyky soveltaa niihin meidän yrityksen pienet nyanssit ja erikoisuudet on ollut meille todella arvokasta ja hyödyllistä tässä projektissa. Suurimman avun SprintIT:ltä saimme perusdatan työstämiseen ja jäsentämiseen liittyvässä pohjatyössä. ” Mikko Heinonen kertoo.
Lue täältä vinkit datan käsittelyyn ERP-projektissa: Miten tuon datan uuteen toiminnanohjausjärjestelmään onnistuneesti?
Neural DSP:n ja SprintIT:n yhteistyö oli alkuun tiivistä ja tapaamisia oli useita kertoja viikossa. Nyt kehitystarpeet käydään läpi kerran viikossa. Kehitysideoita kasvavassa ja kehittyvässä firmassa riittää kyllä jonoksi asti.
Nykyisin jopa alkuun kriittisesti Odooseen suhtautuneet kokoonpanolinjan työntekijät ovat hyväksyneet Odoon luottotyökalukseen. Neural DSP:ssä on nyt useita tyytyväisiä ja osaavia Odoo-käyttäjiä. SprintIT on käyttöönoton jälkeen tukenut tarvittaessa myös poikkeustilanteiden ratkaisemisessa.
“Nyt fiilikset ovat positiivisia. Edes tuotannosta ei ole enää kuulunut purnausta. Mitä nyt joskus 3 sekuntia on pitkä aika odottavalle odottaa serverin vastausta. Mutta jos ei valiteta, niin eikö se tarkoita että asiat ovat hyvin”, vitsailee Mikko Heinonen.
Näe Odoo ihan livenä!
Järjestämme demoja joka toinen tiistai.